淺談檔案管理在石化企業(yè)中的現(xiàn)狀及其對(duì)策

向琳

摘 ?要：檔案管理在石化企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)中起著十分重要的作用。目前石化企業(yè)的檔案管理工作中存在著重視程度不夠、收集整理不規(guī)范、環(huán)境設(shè)施不理想、綜合管理力量薄弱等問(wèn)題。要加強(qiáng)檔案的收集和整理，整合檔案資源，加強(qiáng)環(huán)境建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案整體管理水平，使檔案管理工作在石化企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

關(guān)鍵詞：石化企業(yè)檔案;管理水平;提高

石化企業(yè)檔案是石化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始記錄和重要憑證，是實(shí)現(xiàn)石化企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，是石化企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是石化企業(yè)強(qiáng)化基礎(chǔ)管理、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力、維護(hù)自身權(quán)益的原始依據(jù)，也是維持石化企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不可缺少的部分。本文通過(guò)對(duì)石化企業(yè)檔案管理目前存在問(wèn)題進(jìn)行分析，提出一些見(jiàn)解和認(rèn)識(shí)，使石化企業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便更好地為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展服好務(wù)。

一、目前石化企業(yè)檔案管理中的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）是對(duì)檔案管理重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、輸入文件目錄、保管文件等事務(wù)性工作，不是企業(yè)的主要工作，不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤子”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付調(diào)檔與查檔就行了。輕視檔案工作的思想表現(xiàn)出一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的管理需求。

（二）是檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過(guò)程中，一些單位和部門(mén)將制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交。有時(shí)甚至出現(xiàn)檔案員逐個(gè)處室和部門(mén)催交檔案時(shí)，有的以忙推脫，有的簡(jiǎn)單應(yīng)付了事，致使檔案歸檔不及時(shí)，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項(xiàng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，導(dǎo)致重要檔案不能及時(shí)歸檔。

（三）是檔案館硬件環(huán)境設(shè)施不理想。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)較差，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整;有的單位查閱室、整理室、辦公室“三室”不能分開(kāi)，不僅影響工作效率，在一定程度上也影響了檔案的保密性;還有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。有的檔案館辦公條件十分擁擠，文書(shū)、聲像、會(huì)計(jì)檔案合并一室，不便于資料的整理;有的檔案館打印機(jī)都是多臺(tái)電腦共用一個(gè)，遇到資料集中的時(shí)候，打印機(jī)因長(zhǎng)時(shí)間工作經(jīng)常出現(xiàn)“癱瘓”狀態(tài)，從而影響正常工作。

（四）是檔案綜合管理力量薄弱。雖然石化企業(yè)里都設(shè)有檔案館，但人員編制較少，特別是領(lǐng)導(dǎo)崗位定編更少，有些企業(yè)的檔案館屬科級(jí)單位，而領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)就一個(gè)，既管行政，又管黨務(wù);既要與各相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，還要審批各種檔案查借閱單，工作十分繁忙，縱有“三頭六臂”也難以對(duì)應(yīng)如此繁雜的具體事務(wù)。而在檔案管理人員中，少部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)了解不深，檔案收集意識(shí)淡薄。在二級(jí)分室，相當(dāng)一部分檔案人員都是兼職，對(duì)檔案工作精力投入不足，往往只是將材料放入檔案盒沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。這種管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后的現(xiàn)象，導(dǎo)致一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

二、措施和建議

（一）是要從講政治的高度來(lái)看待檔案管理工作。首先要從思想上高度重視檔案工作。企業(yè)檔案是國(guó)家檔案的有機(jī)組成部分，也是黨和國(guó)家歷史資料的重要內(nèi)容，是寶貴的歷史財(cái)富，它全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地記載了企業(yè)建設(shè)、改革、發(fā)展各個(gè)時(shí)期的歷史面貌。因此，檔案人員一定要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想的高度政治責(zé)任感，把石化檔案管理好、利用好，充分發(fā)揮檔案管理在石化企業(yè)中的重要作用。其次，要不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，注重對(duì)他們的培養(yǎng)，事業(yè)上關(guān)心他們;感情上親近他們;生活上幫助他們，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及流程，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷發(fā)展的企業(yè)提供有利的檔案資源。

（二）是不斷強(qiáng)化檔案的收集和整理。首先，檔案人員要主動(dòng)深入到各單位、各部門(mén)、各處室，主動(dòng)收集需要存檔的各種檔案資料與信息;要不厭其煩地跑其次，要耐心細(xì)致地與各歸檔單位溝通，使企業(yè)有價(jià)值的檔案資料及時(shí)得以收集。其次，要嚴(yán)格按照歸檔要求，認(rèn)真做好檔案的移交工作，對(duì)未加蓋公章的文件材料一定要補(bǔ)蓋公章，要認(rèn)真閱讀文件目錄移交清單，鄭重地簽名，移交清單一式兩份，雙方確認(rèn)簽字方可移交。在整理檔案過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不清楚的地方也應(yīng)該及時(shí)聯(lián)系檔案移交人，以確保歸案文件的真實(shí)性。再次，要加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)及二級(jí)分室檔案人員的檔案意識(shí)教育與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，每年要有兩次以上的檔案大檢查，對(duì)檔案收集與整理情況進(jìn)行講評(píng)與考核，對(duì)不合格檔案整理要求的要下發(fā)整改通知。再次，檔案管理人員要經(jīng)常深入生產(chǎn)一線，及時(shí)掌握本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)，使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值的資料得以歸檔。

（三）是加快檔案管理環(huán)境建設(shè)步伐。檔案工作和其它工作一樣，需要合適的硬件環(huán)境。一是改善辦公條件，盡量做到“三室”分開(kāi)，該配備的切具、打印機(jī)等設(shè)施要備齊。二是擴(kuò)大庫(kù)容，讓日益增加的館藏量得以緩解。三是對(duì)現(xiàn)有的檔案設(shè)施進(jìn)行評(píng)估分析，不符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的，向上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)，盡快統(tǒng)一整改;四是適當(dāng)提高檔案工作人員的待遇，績(jī)效工資與機(jī)關(guān)科室享受同等待遇，使檔案人員的辛勤工作得到相應(yīng)肯定。五是加強(qiáng)內(nèi)外單位的學(xué)習(xí)交流，要?jiǎng)?chuàng)造條件讓檔案管理人員有機(jī)會(huì)接觸和了解優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理模式，讓他們開(kāi)眼界，長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，為檔案管理工作增添活力。

（四）是建設(shè)一支高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍。管好檔案必須有一支過(guò)硬的人才隊(duì)伍，檔案管理人員首先在思想要具先進(jìn)性，要有一定的政治敏銳性與洞察力。其次，做好檔案管理工作，要有一支業(yè)務(wù)精湛的技術(shù)力量，要進(jìn)一步加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)要有針對(duì)性，要結(jié)合具體的案例，豐富檔案管理人員的知識(shí)，不僅要學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，還要學(xué)習(xí)石化企業(yè)相關(guān)的知識(shí)，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力。此外，做好檔案管理工作，還必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念，以“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。通過(guò)評(píng)選每月一星活動(dòng)，把優(yōu)質(zhì)服務(wù)引向深入。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。

在國(guó)家進(jìn)入“十二五”發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，在石化企業(yè)跨越二次騰飛的重要關(guān)口，檔案工作肩負(fù)著服務(wù)生產(chǎn)與提升管理水平的重任，全體檔案管理人員必須以高度的責(zé)任感、使命感和光榮感，重視檔案工作，審視檔案工作，做好檔案工作，使檔案工作在石化企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大作用。