人力資源管理信息化在人數(shù)龐大學(xué)院中的使用

葉琛+郭成鵬+黃曉紅+石文

摘要：高校對人的管理正由傳統(tǒng)的人事管理向現(xiàn)代化的人力資源管理轉(zhuǎn)變，在這一場重大變革中，高校將信息技術(shù)融入到常規(guī)的人力資源管理模式中，建立各種高效的管理系統(tǒng)，使得工作流程化，極大地提高了人力資源管理效率，降低重復(fù)勞動(dòng)以及減少人力操作帶來的各種錯(cuò)誤和誤差。本文以上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院人力資源信息化管理為例，闡述在人數(shù)龐大的系統(tǒng)中信息化對人力資源管理水平提高的諸多益處。

關(guān)鍵詞：人力資源；信息化；高校

中圖分類號：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）37-0011-02

高校管理的眾多優(yōu)化改革中，人力資源管理對高校的影響不容忽視，人才是高校創(chuàng)新發(fā)展的根本，是決定高校長遠(yuǎn)發(fā)展的核心要素。許多高校目前正在實(shí)行人才強(qiáng)校的戰(zhàn)略，不斷加大對人力資源管理的投入?，F(xiàn)代化人力資源管理與信息技術(shù)息息相關(guān)，利用信息技術(shù)推動(dòng)高校的人力資源發(fā)展已成為發(fā)展的必然趨勢。高校將信息技術(shù)融入到常規(guī)的人力資源管理模式中，推廣使用高效的管理系統(tǒng)，改善管理模式，使得工作流程化，極大地提高了人力資源管理效率，降低重復(fù)勞動(dòng)以及減少人力操作帶來的各種錯(cuò)誤和誤差。筆者在上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院人力資源辦公室任職以來，對于學(xué)院對人力資源管理信息化建設(shè)的支持和相關(guān)工作頗有感悟。上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院（以下簡稱電院）成立于2001年12月，其前身可溯源至百年前的電機(jī)?？?，具有中國電氣工程師“搖籃”之美稱。學(xué)院目前下設(shè)電氣工程系、自動(dòng)化系、計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程系、電子工程系、儀器科學(xué)與工程系、微納電子學(xué)系、信息技術(shù)與電氣工程研究院、軟件學(xué)院、信安學(xué)院、電工與電子技術(shù)中心和先進(jìn)電子材料與器件校級平臺?，F(xiàn)有教職員工700多人，其中專職教師500余名（具有博士學(xué)位的教師占80%，海外博士占24%），教授（含研究員）160余名，副教授（含副研究員）230余名。學(xué)院現(xiàn)有中國科學(xué)院院士3名、中國工程院院士2名、國家“千人計(jì)劃”17名、國家青年千人計(jì)劃9名、“長江學(xué)者獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃”特聘教授9名、國家杰出青年基金獲得者18名、973計(jì)劃首席科學(xué)家5名、國家自然科學(xué)基金委創(chuàng)新群體3個(gè)、國家萬人計(jì)劃教學(xué)名師1名、IEEE Fellow14名。在這個(gè)人員組織龐大的學(xué)院中，無論哪項(xiàng)工作涉及的人數(shù)都很廣，組織專家開會(huì)人數(shù)也是很多的，這就使得傳統(tǒng)人力資源管理中可以手工完成的任務(wù)在人員龐大的系統(tǒng)中顯得有些困難。因此在人力資源管理的工作過程中，我們思考了很多，比較并學(xué)習(xí)了新的工作方式和方法，希望通過信息化的融入讓工作更加高效和靈活。

一、教師引進(jìn)系統(tǒng)的開發(fā)使用

高校人力資源管理的招聘工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，傳統(tǒng)的招聘模式為在招聘會(huì)上、報(bào)紙上做宣傳或只是在學(xué)校的招聘網(wǎng)站上掛出招聘廣告，等著有意者應(yīng)聘，這些方式都有著一定的局限性，宣傳力度并不是很大。電院現(xiàn)在擁有的宣傳方式十分多樣化，如在國外知名期刊雜志上登招聘廣告、利用電院教師的校友身份在其母校BBS上投放招聘信息、利用國外校友的宣傳渠道、鼓勵(lì)現(xiàn)任教師開國際會(huì)議時(shí)進(jìn)行宣傳等，這些方式都收到了良效。但教師應(yīng)聘后的資格審查和面試等程序則是一項(xiàng)比較繁瑣和漫長的過程。從前的做法是應(yīng)聘者發(fā)送簡歷至人力資源相關(guān)郵箱，再由人力資源工作人員分配給相關(guān)領(lǐng)域的系負(fù)責(zé)人，系負(fù)責(zé)人則組織相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行討論，決定是否對其面試，經(jīng)過教授會(huì)議面試后再上報(bào)院人力資源，院人力資源工作人員召開師資建設(shè)會(huì)議，基于系介紹的面試情況討論該人員的入校資格。在這些步驟中，系負(fù)責(zé)人組織相關(guān)專家討論和院里召開師資建設(shè)會(huì)議都需要組織相關(guān)的專家和領(lǐng)導(dǎo)，人數(shù)眾多，因此在會(huì)議召開時(shí)間和各個(gè)步驟的推進(jìn)上都需要工作人員盡力協(xié)調(diào)，一般過程歷時(shí)較長，工作人員工作量也較為繁瑣。為此，電院人力資源辦公室組織開發(fā)了教師引進(jìn)系統(tǒng)，以縮小上述過程的歷時(shí)，也減少了各個(gè)步驟的工作量。在此系統(tǒng)中，應(yīng)聘人員登陸填寫基本信息及上傳簡歷或代表作等文件，同時(shí)選擇自己的研究方向大類，通過其選擇的研究方向系統(tǒng)自動(dòng)將應(yīng)聘者信息推送至該系的負(fù)責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业捻撁嬷?，相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业顷懴到y(tǒng)判定其是否有資格參加教授面試會(huì)議，若選擇同意的票數(shù)超過某一個(gè)既定值，則召開教授面試會(huì)議對應(yīng)聘者進(jìn)行面試。如面試通過，系負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)上推送該應(yīng)聘者至學(xué)院，系統(tǒng)自動(dòng)將其信息推送至各師資建設(shè)小組成員的頁面中，各師資建設(shè)小組成員在系統(tǒng)上做最后一關(guān)的判定，同意票數(shù)超過某一既定的百分比則該應(yīng)聘者被錄用。在此系統(tǒng)中，每一次的人為推送和系統(tǒng)自動(dòng)推送，系統(tǒng)都將發(fā)郵件至推送人的郵箱作為提醒之用。系統(tǒng)很好地解決了兩次人員組織的繁瑣程序，系統(tǒng)的自動(dòng)化不僅減少了工作人員的工作量，也減輕和便捷了專家和領(lǐng)導(dǎo)的工作，最重要的是縮短了整個(gè)引進(jìn)評價(jià)流程的時(shí)間，讓應(yīng)聘人員更快地得到最終的結(jié)果，發(fā)揮了信息化在招聘工作中的高效性。

二、職稱評審?fù)镀毕到y(tǒng)的開發(fā)使用

人力資源管理中另一項(xiàng)重要的工作為技術(shù)職務(wù)聘任工作，技術(shù)職務(wù)聘任在教師的職業(yè)生涯中有著舉足輕重的作用，職稱評審一般采用教師自述、回答問題、專家投票的方式進(jìn)行。專家的投票則掌握著教師們是否晉升成功的生殺大權(quán)。在傳統(tǒng)的投票中，工作人員制作大量紙質(zhì)投票表格和候選者的紙質(zhì)材料，會(huì)后收齊投票表輸入Excel表格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，輸入數(shù)據(jù)和校對數(shù)據(jù)過程往往需要兩至三個(gè)小時(shí)，如統(tǒng)計(jì)的結(jié)果發(fā)現(xiàn)在邊緣排名的位置有并列排名，則需重新組織專家召開會(huì)議進(jìn)行新一輪投票，再進(jìn)行人工票數(shù)統(tǒng)計(jì)。傳統(tǒng)的投票計(jì)票方式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)人工誤差。另一個(gè)缺點(diǎn)是如專家因疏忽，漏填了一位候選者的選項(xiàng)或其投票的總同意數(shù)量不符合學(xué)校規(guī)定的規(guī)則（如對于某項(xiàng)投票的總同意數(shù)有上限數(shù)），則使得該投票失效，工作人員在收取紙質(zhì)投票表后統(tǒng)計(jì)時(shí)才能發(fā)現(xiàn)這些問題，所以不能在投票過程中及時(shí)提醒專家。為了解決以上問題，人力資源辦公室組織設(shè)計(jì)開發(fā)了網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)。以下詳細(xì)闡述該系統(tǒng)的優(yōu)勢：①工作人員在該系統(tǒng)中提前上傳每位候選人的資料，專家只要點(diǎn)擊該候選人的姓名則可以了解候選人所有資料，會(huì)議期間無需準(zhǔn)備紙質(zhì)材料，無紙化評審更加環(huán)保；②系統(tǒng)投票表在所有選項(xiàng)都有選擇時(shí)才可以被提交成功，若在提交時(shí)專家漏填了某個(gè)選項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行提示，將漏填的部分高亮顯示，以提醒專家完善投票表，這保證了投票表格的完整性；③若專家的投票不符合既定的規(guī)則，系統(tǒng)顯示無法提交投票，并顯示具體原因以幫助專家調(diào)整投票，這也避免了無效票的產(chǎn)生；④當(dāng)所有投票表格都提交成功后，系統(tǒng)即時(shí)顯示投票結(jié)果，對這些結(jié)果進(jìn)行排序，并用不同的顏色顯示符合投票規(guī)則（如同意票數(shù)必須通過總專家數(shù)的二分之一或三分之后才算通過）的通過人員名單，這省去了人工統(tǒng)計(jì)票數(shù)的環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確性高無誤差；⑤當(dāng)投票結(jié)果顯示有人并列時(shí)，可以在會(huì)場上即時(shí)讓專家進(jìn)行新一輪投票，避免了再次召集開會(huì)，協(xié)調(diào)專家時(shí)間的繁瑣，也減少了專家反復(fù)開會(huì)的工作量。該系統(tǒng)的投入使用大大增強(qiáng)了職稱評審工作的高效性，也讓參與職稱評審專家的工作更加便利。但是，投票系統(tǒng)并不是完美的，還有問題需要解決，如何讓投票的匿名程度更高，使得投票者放心投出自己想投的那一票，和如何加密系統(tǒng)，避免投票的泄露或信息被篡改等可能，這些問題是接下來工作中需要思考的問題。

三、人力資源辦公室網(wǎng)站的使用

傳統(tǒng)的高校人力資源管理中，對于信息化的使用并不是很完善。大多數(shù)學(xué)院或系的網(wǎng)站上信息陳舊或更新緩慢。對于政策或新的通知工作人員常常以郵件通知為主，并不把相關(guān)信息在網(wǎng)站上更新，很多工作人員覺得即時(shí)在網(wǎng)站上更新了也沒有人看。這樣做的弊端在于，校內(nèi)人員如果忽視了郵件則可能電話來詢問，工作人員則要反復(fù)解答；新入校的教師并沒有收到過此類郵件，因此不了解情況。對于來詢問的新教師，工作人員就要多解答一遍，沒來詢問的新教師則可能會(huì)失去一些機(jī)會(huì)或沒有享受到應(yīng)得的福利；另外，若教師形成了電話問答的習(xí)慣，只要遇到不明白的事宜就會(huì)直接打電話到辦公室，辦公人員則需要忙于接電話解答問題。如果學(xué)院人少，電話詢問還可以應(yīng)付，但對于一個(gè)七八百人的大學(xué)院，如果每個(gè)人都習(xí)慣于直接電話來詢問，我們的工作人員則只能天天疲于應(yīng)對接電話解答問題。因此，我們辦公室傾向于用信息化來解決這個(gè)問題，將我們的政策和通知全部公布在辦公室網(wǎng)站中，并及時(shí)更新；將需要用到的申請表格等也整理到一個(gè)子目錄下，如有增加或更新的表格，第一時(shí)間放在網(wǎng)站上；對于老師們經(jīng)常來詢問的問題也整理了一個(gè)答疑的目錄，目錄中問題也在不斷更新。網(wǎng)站的條目清晰，一目了然，無論是找相關(guān)政策，找申請表格還是尋求某個(gè)問題的答案，都可以很便捷地搜索到。將我們的網(wǎng)站設(shè)計(jì)維護(hù)好，讓使用者覺得好用是第一步，第二步則是讓老師們習(xí)慣于使用這個(gè)網(wǎng)站。因此，在很長一段時(shí)間，我們都是先將通知發(fā)布在網(wǎng)站上，再在郵件的通知中直接貼上網(wǎng)站鏈接，讓老師們上網(wǎng)站查看通知和新政策，以對網(wǎng)站進(jìn)行宣傳。另外若有老師打電話來詢問，我們則會(huì)指引他們上網(wǎng)站找答案。慢慢地，老師們覺得我們的網(wǎng)站有用信息多，通知更新及時(shí)，所有的人力資源相關(guān)事務(wù)都可以在上面找到，他們遇到問題后會(huì)直接上網(wǎng)找相關(guān)的答案。這樣不僅使得工作人員可以從日常答復(fù)問題的反復(fù)繁瑣工作中抽身，也使得教師們隨時(shí)可以找到他們需要的答案。

高校人力資源管理信息化是發(fā)展的必然趨勢，特別是在人數(shù)多的系統(tǒng)中，合理運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的手段不僅增加了工作效率、提高了人力資源的管理水平，也增強(qiáng)了被管理人員的滿意度，使得各項(xiàng)工作的開展更加規(guī)范和有效。在將來的工作中，信息化的增強(qiáng)將會(huì)讓人力資源管理的水平逐漸上升到新的高度，這也是對于工作人員的挑戰(zhàn)，我們需要不斷豐富自己的視野和知識，學(xué)以致用，讓自己在新時(shí)代和新模式中積極前行。