醫(yī)院檔案管理存在的主要問題及其應(yīng)對(duì)

摘要：醫(yī)院檔案管理主要存在檔案存儲(chǔ)空間不足，不能滿足未來需要、專職人員數(shù)量不夠，無暇深入開展服務(wù)、材料收集不全，提交不夠及時(shí)和服務(wù)理念滯后，降低利用效率等突出問題。提出轉(zhuǎn)變管理理念，引入社會(huì)化服務(wù)、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作認(rèn)同、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)提供服務(wù)、健全管理制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程和利用信息技術(shù)，提高自動(dòng)化水平等建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 主要問題 應(yīng)對(duì)措施 醫(yī)院

檔案是保存組織發(fā)展過程不同歷史階段及其特點(diǎn)的“記錄儀”，是一個(gè)組織承前啟后實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展必須重視和可利用的重要寶庫。醫(yī)院作為社會(huì)組織的一員，肩負(fù)著治病救人、保證社會(huì)成員身心健康的重要責(zé)任，在為社會(huì)大眾提供服務(wù)的過程中也同樣產(chǎn)生各種類型的檔案。探索醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，不斷探索改進(jìn)的措施，對(duì)完善醫(yī)院檔案管理，充分發(fā)揮好醫(yī)院檔案功能，有著十分重要的意義。

一、存在的主要不足和問題

醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容主要包括從收集、整理到歸檔及保管等前期工作和后期的檔案利用和服務(wù)等業(yè)務(wù)。經(jīng)過多年不懈的努力，目前醫(yī)院檔案管理及服務(wù)等各方面工作均取得了前所未有的成績，但由于多種因素的制約，也存在著一些遺憾和不足。

（一）專職人員數(shù)量不夠，無暇深入開展服務(wù)

縱觀各大醫(yī)院現(xiàn)行的文書檔案管理體制，其特點(diǎn)是一般都較少配備專職的檔案人員，而是由辦公室文秘人員兼職作為檔案管理員來承擔(dān)綜合檔案室的檔案工作。醫(yī)院內(nèi)部各職能部門也一樣，通常也只安排一名兼職檔案員，由他們按照規(guī)定定期收集和整理本部門和科室制定和形成的各種文件和資料，待文件和資料收集整理完畢后統(tǒng)一提交醫(yī)院綜合檔案室然后整理歸檔。長期以來由于檔案管理部門一直缺乏足夠數(shù)量的專職工作人員，致使檔案工作僅限于收集、整理、歸檔及利用等傳統(tǒng)、日常的工作，進(jìn)一步的檔案鑒定、檢索工具開發(fā)及檔案材料編研等工作基本無暇顧及。

（二）檔案存儲(chǔ)空間不足，不能滿足未來需要

近年來隨著各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度的不斷提高，各大醫(yī)院檔案建設(shè)的投入力度持續(xù)增強(qiáng)，檔案管理的硬件設(shè)施在數(shù)量和質(zhì)量上都有了質(zhì)的飛躍，檔案管理的條件得到的極大的改善。以檔案儲(chǔ)存條件為例，目前許多醫(yī)院都使用密集柜對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)排架和保存，檔案材料擺放整齊有序，達(dá)到了既節(jié)省存放空間，又可以防蟲防潮防霉實(shí)現(xiàn)長期安全保存的目標(biāo)。然而隨著這些年醫(yī)院業(yè)務(wù)量的逐年遞增張，各類檔案數(shù)量也大幅增加，現(xiàn)有的存放空間顯得捉襟見肘，長期來看現(xiàn)有的檔案室將難以滿足檔案存放的需要。

（三）服務(wù)理念滯后，降低利用效率

檔案管理的最終目標(biāo)是向檔案使用者提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。然而目前醫(yī)院檔案人員隊(duì)伍存在規(guī)模過小數(shù)量不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)層次不齊等突出問題。受這些客觀因素的限制，檔案部門難以提供主動(dòng)、高效、滿意的服務(wù)，僅能被動(dòng)地滿足檔案使用者的部分需要，也就是說使用者需要什么資料就提供什么資料，難以提供延伸服務(wù)。在提供服務(wù)的方式上也往往是坐等上門，無法實(shí)現(xiàn)主動(dòng)性的上門服務(wù)，很大程度上阻礙了檔案利用效率的提高。

（四）材料收集不全，提交不夠及時(shí)

集中于醫(yī)院綜合檔案室的文檔，其來源一般是由院內(nèi)其他單位的兼職檔案員搜集整理形成的。由于這些兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，部分人員沒有受過專業(yè)訓(xùn)練，缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致工作效率不高業(yè)務(wù)質(zhì)量較低。這些問題的存在使得他們?nèi)狈﹁b定文件資料內(nèi)在價(jià)值高低的能力，判斷和鑒別能力不足在收集工作中必然出現(xiàn)漏收或誤收的現(xiàn)象。同時(shí)由于部門間的相互協(xié)調(diào)配合不夠密切，業(yè)務(wù)檔案管理機(jī)制缺乏有機(jī)統(tǒng)籌，檔案收集提交過程中往往缺乏完整性和及時(shí)性。

二、完善醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，引入社會(huì)化服務(wù)

隨著檔案工作社會(huì)化水平的提高，目前社會(huì)上出現(xiàn)了一批專門經(jīng)營檔案保管的外包服務(wù)公司，他們的業(yè)務(wù)分布在從檔案運(yùn)輸、接送、整理，到消毒、寄存、保管；從修裱、縮微、檔案數(shù)字化，到檔案管理軟件與設(shè)備開發(fā)服務(wù)等檔案業(yè)務(wù)的整個(gè)鏈條上。利用外包單位齊全的配套設(shè)施，可以確保檔案存放的安全性和長期性，也為日常的檔案利用提供更多便捷。目前，部分規(guī)模較大的行業(yè)受自身?xiàng)l件的限制，已經(jīng)開始嘗試檔案保管社會(huì)化外包的管理模式。實(shí)際上，醫(yī)院的檔案管理在一定程度上和一定范圍內(nèi)也可以通過外包的形式得以實(shí)現(xiàn)。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作認(rèn)同

檔案工作是醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，與其他工作相比往往比較繁瑣、復(fù)雜和枯燥，這就一定程度上導(dǎo)致檔案工作人員難以避免的產(chǎn)生較強(qiáng)的職業(yè)倦怠感。為了提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，醫(yī)院應(yīng)不斷拓寬培訓(xùn)渠道，定期對(duì)各類檔案人員進(jìn)行多樣化的培訓(xùn)，提升檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們更加熱愛自己的工作。與此同時(shí)，應(yīng)適當(dāng)增加專職檔案工作人員的數(shù)量，進(jìn)一步加強(qiáng)和不同部門間的協(xié)調(diào)配合，充分重視檔案工作的重要性，在制定業(yè)務(wù)績效考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)給予檔案工作一定的權(quán)重。此外，還要培養(yǎng)檔案工作者正確的價(jià)值觀，為他們的職業(yè)生涯提供更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。

（三）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)提供服務(wù)

檔案工作的最終目的是為了滿足使用者對(duì)檔案的利用，因此，檔案工作者應(yīng)該圍繞提供更加主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)進(jìn)行認(rèn)真思考。目前，改變傳統(tǒng)的檔案管理者長期被動(dòng)提供服務(wù)應(yīng)該是一個(gè)著力點(diǎn)。圍繞這一點(diǎn)，應(yīng)主動(dòng)地為查閱檔案者提供服務(wù)，積極尋找線索努力擴(kuò)大檔案來源，為使用者提供急需的資料和幫助。在提供檔案服務(wù)的同時(shí)還應(yīng)注意實(shí)現(xiàn)信息資源在不同部門間的共享。使檔案工作成為醫(yī)院進(jìn)行信息咨詢的窗口和聯(lián)系社會(huì)的橋梁。

（四）健全管理制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程

一是從整體上加強(qiáng)檔案室的制度建設(shè)，切實(shí)發(fā)揮院檔案室對(duì)全院不同部門檔案工作在業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)作用，對(duì)檔案人員施行分散管理統(tǒng)一考核。二是加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷補(bǔ)充精兵強(qiáng)將加入檔案隊(duì)伍，采取有效措施激勵(lì)他們及時(shí)、主動(dòng)、認(rèn)真收集不同門類的檔案材料，為醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化打好基礎(chǔ)。三是不斷完善全院范圍內(nèi)具有統(tǒng)領(lǐng)性的檔案管理制度，通過制定規(guī)范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷毀及檔案室管理等各項(xiàng)制度，從根本上使醫(yī)院的文書檔案管理更加規(guī)范化。

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（嚴(yán)增玲，1985年生，青海西寧人，青海省第四人民醫(yī)院館員。研究方向：醫(yī)院檔案管理）