新形勢下獨立學(xué)院教學(xué)秘書的定位與思考

喬寧寧

摘要：獨立學(xué)院教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊伍的核心力量，文章從教學(xué)秘書的工作性質(zhì)出發(fā)結(jié)合實際工作中的特殊性和局限性，分析教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中面臨的種種困境。進而提出在教學(xué)管理模式改革新形勢下教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作的切實性建議。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院;教學(xué)秘書;教學(xué)管理模式;角色定位

中圖分類號：G451.8 ? ? 文獻標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）25-0055-02

獨立學(xué)院是依托母體高校和借助社會組織或個人出資興辦的本科高等院校[1]。獨立學(xué)院在發(fā)展初期很大程度上依賴著母體大學(xué)的各種教學(xué)資源，且大多目前仍維持著一級教學(xué)管理方式。一級管理模式下系（部）教學(xué)秘書是獨立學(xué)院教務(wù)處直接設(shè)置的管理各系（部）教學(xué)工作的行政教輔崗位，需要做好教務(wù)處與系（部）間的傳達和溝通工作，負責(zé)協(xié)助學(xué)院教學(xué)院長、系（部）領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任等處理各項教學(xué)事務(wù)，承擔(dān)著所屬系部師生教學(xué)管理事務(wù)之重任，為保證課堂內(nèi)外教學(xué)秩序的井然有序起著強有力的后勤支撐保障作用。因此正確把握教學(xué)秘書的角色定位，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，是實現(xiàn)教學(xué)管理規(guī)范化的重要保證。

一、教學(xué)秘書對其工作性質(zhì)的充分認識

系（部）教學(xué)秘書直接接觸著各項一線日常教學(xué)活動的基礎(chǔ)教學(xué)管理工作，是宏觀教學(xué)管理工作的具體實施人員。教學(xué)秘書的工作職責(zé)主要包括協(xié)助系（部）領(lǐng)導(dǎo)修改制定教學(xué)計劃、落實學(xué)期課程的開課任務(wù)、征訂學(xué)期課程教材、下發(fā)教學(xué)科研文件通知、匯總上交文檔材料、辦理教師代調(diào)停課手續(xù)、反饋教學(xué)相關(guān)信息等日常教學(xué)過程的管理工作，還要協(xié)助做好科研課題項目等的申報、學(xué)生考試試卷成績的歸檔及畢業(yè)論文各階段的相關(guān)工作等。

一級教學(xué)管理模式下的獨立學(xué)院教學(xué)秘書身兼教務(wù)處、系部兩頭工作，并且一人往往承擔(dān)多個系（部）的教學(xué)管理工作，崗位小、任務(wù)重、責(zé)任大，負責(zé)的日常工作范圍寬泛、事務(wù)繁瑣[2]。又因為獨立學(xué)院行政崗位編制少，教學(xué)秘書既要負責(zé)教學(xué)常規(guī)管理還要承擔(dān)系（部）行政秘書、科研秘書工作。這樣的崗位特殊性帶來了較大的工作負荷，稍不注意就容易出現(xiàn)失誤和疏忽，甚至引發(fā)嚴(yán)重的教學(xué)事故，所以工作性質(zhì)要求教學(xué)秘書心系師生，服務(wù)師生，增強自身的使命感和責(zé)任感，提高服務(wù)意識，充分認識其在高校教學(xué)管理工作中的重要性，在每個事務(wù)環(huán)節(jié)中做到高度的準(zhǔn)確性和及時性，形成無私奉獻、助人為樂、不卑不吭的高尚品格。

二、獨立學(xué)院教學(xué)秘書實際工作中存在的局限性

在實際教學(xué)管理工作中教學(xué)秘書經(jīng)常需要催交教師完成各項管理材料，一項工作的完成往往需要數(shù)次電話的溝通或是幾個工作日加班加點的整理，工作辛苦又不被人尊重。地位的特殊使得教學(xué)秘書在很多人眼中就是上下傳話的話務(wù)員、文件傳遞的勤雜工這等可有可無、打雜跑腿的崗位，如此的歧視使得整天忙在大量電話、文件、通知等繁雜的常規(guī)事務(wù)上的教學(xué)秘書，容易處于煩躁、壓抑、迷茫的情緒中。隨著獨立學(xué)院新專業(yè)申報成功，生源頻頻擴招，師資力量逐漸擴充，教學(xué)秘書工作量不斷加大，管理對象層次日趨多樣，崗位的特殊性要求教學(xué)秘書在工作中事無巨細地對待每一個環(huán)節(jié)，對做過的事宜再三核對，反復(fù)審查，擔(dān)心通知內(nèi)容會出現(xiàn)遺漏、通知下達不到位等情況發(fā)生。長期緊張的工作狀態(tài)使得教學(xué)秘書表現(xiàn)出彷徨不安、面容疲憊、思維神經(jīng)高度緊繃甚至出現(xiàn)消極抵觸、應(yīng)付公事、調(diào)崗離職等不同程度的職業(yè)倦怠行為。

教學(xué)秘書職業(yè)的特殊性也決定了其工作的局限性。雖說教學(xué)秘書是系部領(lǐng)導(dǎo)的左右手、參謀官，卻又無權(quán)行使系（部）領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)科規(guī)劃權(quán)和問題決策權(quán)，行事上更不可越俎代庖、自作主張，并且在教學(xué)管理過程中參與度不夠即是失職，管理過度則為越權(quán)，在信息傳遞過程中溝通過少會導(dǎo)致誤解產(chǎn)生，過度叨擾會引發(fā)矛盾沖突甚至遭到系（部）教師的冷遇排擠和指責(zé)，因此在工作中教學(xué)秘書往往會面臨著“有責(zé)無權(quán)”的種種局限，為確保在教學(xué)管理過程中主體地位的充分發(fā)揮，如何做好獨立院校教學(xué)管理工作的重要“樞紐”，如何扮演好教學(xué)秘書角色成為非常重要且值得思考的課題。

三、新形勢下獨立學(xué)院教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的角色定位

在高等教育形式日益變化，教學(xué)管理過程中新問題、新情況層出不窮的今天，全國各地高校紛紛進行多方面、多角度的管理改革，獨立學(xué)院也勢必會迎來教學(xué)管理模式改革的新局面，新機制、新理念也會逐漸滲入到學(xué)院高校教學(xué)管理工作的方方面面。隨著獨立學(xué)院系部的逐漸壯大，原本學(xué)院教務(wù)處承擔(dān)的很多工作需下移到系部，構(gòu)建二級教學(xué)管理模式成為大勢所趨。在這樣的未來前景下，面對新形勢和新挑戰(zhàn)，教學(xué)秘書應(yīng)該結(jié)合自身崗位處境重新審視教學(xué)管理工作，走出傳統(tǒng)定位，擺脫迷茫困境，明確自身的職業(yè)發(fā)展方向，樹立適應(yīng)獨立學(xué)院教學(xué)管理模式改革潮流的新形象、新目標(biāo)。

教學(xué)秘書是獨立學(xué)院教學(xué)管理的中堅力量，在教學(xué)管理活動中不僅僅是管理者，還扮演著參謀者、服務(wù)者和協(xié)調(diào)者多種角色[3]。此外，教學(xué)秘書還充當(dāng)著文件精神的實踐者、教學(xué)規(guī)范的推廣者、教學(xué)秩序的維持者和管理效果的反饋者多重身份。教學(xué)秘書雖職位不高卻是整個院校教學(xué)管理工作正常運行的重要環(huán)節(jié)，實行二級教學(xué)管理模式后，教學(xué)秘書將成為系部教學(xué)工作的直接聯(lián)絡(luò)員，在學(xué)院與系部間、系部與系部間、教師與學(xué)生間發(fā)揮著必不可少的橋梁紐帶作用。

四、對獨立學(xué)院教學(xué)秘書自身發(fā)展的思考與建議

筆者結(jié)合自身在教學(xué)秘書崗位上的工作體會，對獨立學(xué)院新形勢下教學(xué)秘書的自身發(fā)展進行了思考，并就如何做好獨立學(xué)院特殊時期的教學(xué)秘書工作，從自身和學(xué)院角度提出以下幾點建議和看法：

1.教學(xué)秘書要善于緩解工作壓力，調(diào)適內(nèi)心情緒，克服自卑心理。俗話說“快樂并不是要擁有的多，而是要計較的少”，沒有任何工作是絲毫沒有壓力的，教學(xué)秘書首先需要做到的是增強心理承受能力，提高光榮感和自信感，遇到矛盾要有積極化解、善于化解的能力，培養(yǎng)豁達的心態(tài)和胸襟。只有構(gòu)建和諧歡樂的工作氛圍，才能心情愉悅，工作順暢。在空閑之余多參加教師活動，休閑娛樂也是增進溝通的有效途徑。endprint

2.教學(xué)秘書要有強烈的使命感、敬業(yè)心，提升服務(wù)意識，充分發(fā)揮主人翁精神。在出現(xiàn)問題時不要由于害怕承擔(dān)責(zé)任而互相推諉，應(yīng)迎難而上，克服墨守成規(guī)、循規(guī)蹈矩的守舊心理，發(fā)揮主觀能動性。管理之所以被稱之為一門藝術(shù)，它要求我們在管理過程中面對管理對象需做到因人而異、因時制宜，在工作中要想在前、看在前、做在前，形成早考慮、早下手的技巧性靈活管理方式，變被動為主動，勇于挑戰(zhàn)困難，更新優(yōu)化老的管理觀念，促進教學(xué)管理工作更加合理化、能動化、科學(xué)化發(fā)展。

3.教學(xué)管理工作應(yīng)緊抓實效，并從提高自身業(yè)務(wù)能力做起。首先，教學(xué)秘書要與時俱進，不斷加強教育學(xué)、秘書學(xué)、管理學(xué)等基本理論文化學(xué)習(xí)，提高自我修養(yǎng)。其次，語言表達能力、綜合分析能力、教學(xué)研究能力、信息歸檔能力和計算機操作能力也是教學(xué)秘書必備的基本職業(yè)技能要求。再者，提高工作實效性要求教學(xué)秘書要善于有計劃有條理地完成手頭工作，事無大小但有輕重緩急之分，做好工作紀(jì)要，事后多加思考，勤于總結(jié)。最后，每個教學(xué)秘書對應(yīng)著不同的系部教學(xué)管理工作，對所管轄系部專業(yè)管理上也需有所見地，為教學(xué)管理模式的轉(zhuǎn)變做好準(zhǔn)備，自當(dāng)成為關(guān)注學(xué)科發(fā)展、投身系部建設(shè)的有心人。

4.教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中應(yīng)敢于創(chuàng)新，加大民主實踐，體現(xiàn)人文關(guān)懷。拘泥于形式的教條管理勢必引發(fā)管理者和被管理對象的矛盾沖突，也會帶來教學(xué)管理工作的履步維艱、停滯不前，因而在管理過程中要“去行政化”，突破行政管理束縛。在執(zhí)行教學(xué)計劃和組織教學(xué)活動的過程中參照規(guī)章制度規(guī)范教學(xué)管理的同時，在職權(quán)允許范圍內(nèi)應(yīng)注意收集群眾意見，開闊工作視野，提高民主參與度，注重創(chuàng)新管理理念的實踐。譬如，課表時段的排定、教學(xué)任務(wù)的落實、教學(xué)業(yè)績考核指標(biāo)的確定等方面均可以加大民主意見的體現(xiàn)力度，以教師意愿為基礎(chǔ)的教學(xué)管理效果必然會事半功倍。當(dāng)然，要創(chuàng)新還需要持有一顆平常心，能夠享受創(chuàng)新實踐帶來的喜悅成果，也要能夠在曲折探索中冷靜分析總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

5.學(xué)院方面應(yīng)明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)，建立健全教學(xué)秘書培訓(xùn)發(fā)展機制和職務(wù)晉升機制。完善崗位編制制度，配備專職辦公室行政秘書，將系部行政事務(wù)從教學(xué)管理工作中解脫出來，理順教學(xué)秘書工作職權(quán)歸屬關(guān)系，避免職責(zé)不清帶來的低效現(xiàn)象，使教學(xué)秘書有更多的精力更快更好地完成本職工作。目前高校管理崗位的招聘要求并不低，大多數(shù)要求碩士及以上學(xué)歷，獨立學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)有更多的空間機遇充實自己。從學(xué)院長遠發(fā)展及保證教學(xué)管理質(zhì)量的角度出發(fā)，要有一定的培訓(xùn)制度保障其享有平等的研修學(xué)習(xí)與晉升深造的機會，提供科研支持平臺，鼓勵教學(xué)管理課題項目的申報。此外，需完善工作量化考核、評優(yōu)評獎及多勞多得的薪酬制度，對教學(xué)秘書施以情感上的關(guān)心和理解，增強教學(xué)管理人員的職業(yè)成就感、幸福感和歸屬感，從而穩(wěn)定學(xué)院教學(xué)管理隊伍。

五、結(jié)論

獨立學(xué)院要想長期穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展必須要有成熟充盈的師資“集體”，這個“集體”也包含著優(yōu)質(zhì)的行政管理隊伍，作為基層教學(xué)管理工作者，具有良好綜合素質(zhì)修養(yǎng)和前衛(wèi)管理意識觀念的教學(xué)秘書對實現(xiàn)教學(xué)管理過程良性循環(huán)尤其不可或缺。通過教學(xué)管理模式改革新契機，獨立學(xué)院教學(xué)秘書應(yīng)敢于迎接教學(xué)管理體制改革新浪潮，以教學(xué)管理方式的變革為起點，努力發(fā)展成為高效能、跨領(lǐng)域、懂變通、推創(chuàng)新的復(fù)合型教學(xué)管理人才。

參考文獻：

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[2]林征.論高校院（系）教學(xué)秘書工作的定位及功能[J].福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2006，（3）：114-116.

[3]喬淑娟.獨立學(xué)院教務(wù)秘書素質(zhì)的建設(shè)與培養(yǎng)[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2011，10（10）：241.endprint