淺談在新時期教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作

趙淑枝

摘要：教學(xué)秘書是高?；鶎拥慕虒W(xué)管理者，其特殊的崗位職責(zé)，決定了教學(xué)秘書必須具備一定的綜合素質(zhì)。針對新時期教學(xué)管理的特點，本文對教學(xué)秘書如何做好教學(xué)管理工作提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書;教學(xué)管理;新時期

中圖分類號：G647 ? ? 文獻標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）24-0006-02

教學(xué)一直就是高校最重要的任務(wù)，合理有序的教學(xué)管理能為其保駕護航，教學(xué)秘書作為最基層的教學(xué)管理者，對整個教學(xué)管理工作起著非常重要的作用。隨著教育的不斷進步和改革，例如專業(yè)評價、工程認(rèn)證、MOOC等新事物的興起，這些都給教學(xué)管理帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，同時對教學(xué)秘書的工作和自身素質(zhì)提出了新的要求。

一、高校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)

在高校，教學(xué)秘書是一個必不可少的崗位，教學(xué)秘書參與每一個教學(xué)環(huán)節(jié)的管理工作，對整個教學(xué)管理起著非常重要作用，教學(xué)秘書的服務(wù)對象不但有教師、學(xué)生還有各級教學(xué)管理者，以下從工作對象來簡要說說教學(xué)秘書的崗位職責(zé)。

1.引導(dǎo)學(xué)生正常完成學(xué)業(yè)。新生入學(xué)時，教學(xué)秘書要對新生做入學(xué)介紹;學(xué)生選課前，要為他們做選課指導(dǎo);學(xué)生要考四、六級，要負(fù)責(zé)他們的報名、準(zhǔn)考證下發(fā)和證書領(lǐng)取;學(xué)期末，要提前為學(xué)生做好考試安排;對于部分學(xué)生選課有問題的，要幫助他們選課、退課;要對有特殊情況的學(xué)生辦理學(xué)籍異動;要組織指導(dǎo)畢業(yè)生做畢業(yè)資格審查，要隨時解答學(xué)生遇到的各種問題。這些工作貫穿了每一個學(xué)生的大學(xué)生活。

2.管理日常教學(xué)運行工作。日常教學(xué)運行每學(xué)期都是需要教學(xué)秘書去維護的，這包括教學(xué)計劃的核對、排課、調(diào)課、各科目的考試安排、監(jiān)考安排、教學(xué)資源的借用管理等。這些工作關(guān)系著整個學(xué)院的教學(xué)運行，必須認(rèn)真仔細(xì)，不容出錯。同時教學(xué)秘書要參與監(jiān)督檢查教學(xué)運行的執(zhí)行情況，包括每學(xué)期的期初、期中教學(xué)檢查、期末巡考等。

3.管理保存教學(xué)文件。教學(xué)文件種類很多，包括培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課表、教學(xué)日歷等這些上課前需要做好的文件，也包括期末需要歸檔的試卷、學(xué)生成績單、記分冊、實驗報告、結(jié)課論文（報告）等資料。尤其現(xiàn)在的專業(yè)評價、工程認(rèn)證等工作都需要大量的教學(xué)資料，如何科學(xué)的管理保存這些文件，是需要教學(xué)秘書不斷思考的。

4.溝通聯(lián)系上下級。溝通是教學(xué)秘書的重要職能，教學(xué)秘書要在日常工作中上令下達、下情上報，教學(xué)秘書要及時把教務(wù)處的任務(wù)傳達給教師和學(xué)生，也要把大家的意見建議及時反饋給相關(guān)負(fù)責(zé)人，有時候還需要教學(xué)秘書去協(xié)調(diào)各學(xué)院之間和師生之間的關(guān)系。

5.服務(wù)師生。服務(wù)是教學(xué)秘書的基本職能，教學(xué)秘書一方面要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，另一方面要及時幫助其他教師解決問題。例如教學(xué)秘書要為一些教學(xué)活動借用場地，為教師預(yù)定教材，組織教師職稱申報、項目申報等。

二、新時期教學(xué)秘書所應(yīng)具備的素質(zhì)

教學(xué)秘書因其具體的崗位職責(zé)，要具備一定的素質(zhì)才能做好教學(xué)管理工作。在新時期，教學(xué)管理有了新特點，這就對教學(xué)秘書的素質(zhì)修養(yǎng)提出了新的挑戰(zhàn)。

1.思想道德素質(zhì)。高校是培養(yǎng)祖國高層次人才的搖籃，教學(xué)秘書作為高校里的管理者，首先必須熱愛黨、熱愛祖國，擁有科學(xué)的世界觀、人生觀和價值觀。在新時期要關(guān)注黨中央的號召，貫徹黨的教育方針，忠于黨的教育事業(yè)，要有民族責(zé)任感，努力為培養(yǎng)祖國人才做貢獻。其次教學(xué)秘書要有“愛崗、敬業(yè)”的精神和職業(yè)道德，教學(xué)秘書的工作是繁雜的，教學(xué)秘書必須有熱愛工作的態(tài)度和高度的責(zé)任感，才能用自己的熱忱來服務(wù)師生。

2.專業(yè)素質(zhì)。教學(xué)秘書要具備過硬的專業(yè)能力和素質(zhì)。

（1）組織協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書要善于組織教師和學(xué)生，要協(xié)調(diào)師生之間、學(xué)院之間、教務(wù)處和教師之間的各種關(guān)系。在新時期，各個二級學(xué)院都在擴大招生，教學(xué)秘書要管理幾千個學(xué)生、近百位教師的情況已經(jīng)屢見不鮮，加上現(xiàn)在的學(xué)生對教學(xué)管理規(guī)定不重視，各種臨時問題也很多，所以教學(xué)秘書的組織協(xié)調(diào)能力就越發(fā)重要了。

（2）溝通表達能力。教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中的紐帶，這就要求教學(xué)秘書要有良好的口頭和書面表達能力，才能更好的傳達信息。新時期，有很多新情況發(fā)生，教學(xué)秘書在溝通時，要多站在聽者的角度去考慮，將心比心，這樣才能更好的溝通表達。

（3）資料整理保存能力。教學(xué)秘書是教學(xué)資料的保管員，在工作中要具備一定的檔案管理知識，要按照一定的規(guī)律把材料立卷歸檔，使之可以隨時調(diào)閱。

（4）常用工具使用能力。教學(xué)秘書的工作離不開辦公軟件的使用，現(xiàn)在高校一般都有自己的教務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，教學(xué)秘書要熟練使用計算機、網(wǎng)絡(luò)才能熟練教務(wù)網(wǎng)的功能，一些常用的軟件如Word、Excel、PPT要尤其熟悉。新時期，師生都開始使用流行的聊天軟件，不喜歡天天開會來傳達工作，為了方便傳達，教學(xué)秘書也要學(xué)習(xí)使用這些新的常用的工具，還要熟記公文和應(yīng)用文的寫作格式，與時俱進，這樣才能大大地提高工作效率。

（5）學(xué)習(xí)能力。在如今時代，沒有什么是一成不變的，大學(xué)生又是最容易接受新事物的人群，教學(xué)秘書作為大學(xué)生的管理者，就必須不斷學(xué)習(xí)掌握新的知識技能，才能防止落伍與代溝。

3.知識素質(zhì)。教學(xué)秘書不但要有教學(xué)管理知識，還要掌握院系的專業(yè)知識，這樣才能明白各專業(yè)培養(yǎng)方案的課程體系，了解其中的教學(xué)規(guī)律，才能更好地溝通師生。

4.心理素質(zhì)。教學(xué)秘書的工作繁雜，服務(wù)對象多，責(zé)任重大，任何事情出錯都可能導(dǎo)致教學(xué)事故，面臨各方的責(zé)難，在工作中最容易出現(xiàn)焦慮、壓力大等情況，所以教學(xué)秘書要培養(yǎng)良好的心理素質(zhì)，不但要積極熱心、認(rèn)真細(xì)心的工作，還要保持平常心。

5.創(chuàng)新意識。新時代是發(fā)展的時代，教學(xué)秘書不能只是按部就班地聽從指揮干活，工作中要不斷思考、不斷創(chuàng)新。

三、新時期教學(xué)秘書工作所遇到的問題endprint

1.在如今，新入職的教學(xué)秘書都不再是低學(xué)歷，他們都是優(yōu)秀的大學(xué)生或研究生，但是高校對教學(xué)秘書的崗位很少有激勵機制，相對其他崗位待遇偏低，使得他們?nèi)狈ぷ鞯臒崆?，很多教學(xué)秘書都選擇了轉(zhuǎn)崗，這些都不利于教學(xué)秘書隊伍的發(fā)展。

2.新時期，大學(xué)生都已經(jīng)是“90后”了，他們身上有了新的特點，比如喜歡用QQ、微信、微博來溝通聯(lián)系。新入職的教師多是在國外留過學(xué)的博士，他們并不喜歡相對教條的教學(xué)管理制度，他們想要充分給予學(xué)生自由，此時一些老的教學(xué)管理經(jīng)驗和制度都需要更新。再有現(xiàn)在學(xué)生維權(quán)意識也越來越強，教學(xué)秘書也要學(xué)習(xí)法律，在工作中要注意保存資料證據(jù)以免不必要的麻煩。這些變化都表明了教學(xué)管理需要改革創(chuàng)新。

3.隨著招生的擴大和教學(xué)管理制度越來越細(xì)化，教學(xué)秘書日常工作越來越繁忙，隨時都有可能處理各種臨時問題，根本沒有時間和精力來做教學(xué)研究，嚴(yán)重影響了工作的創(chuàng)新。另外，教學(xué)秘書的責(zé)任多，思想壓力大，容易產(chǎn)生精神焦慮和工作倦怠。

四、關(guān)于教學(xué)秘書做好教學(xué)管理的幾點建議

1.教學(xué)秘書的工作不單單是按照文件處理日常事物，也是教學(xué)的管理者、教育者，很多時候都需要隨時回答師生的疑問，所以教學(xué)秘書不但要熟悉教學(xué)管理制度，還要學(xué)習(xí)一些管理類、教育類、公共關(guān)系類的知識，要積極參加培訓(xùn)，提升自身的素質(zhì)能力。教學(xué)秘書在工作中也要注意培養(yǎng)學(xué)生助手，現(xiàn)在教學(xué)秘書的工作量大，如果事事都親力親為，是干不完的，也會沒有精力來思考和創(chuàng)新。

2.教學(xué)秘書的工作是繁雜的，這就要求教學(xué)秘書要對工作有很強的規(guī)劃性，對于常規(guī)性的事務(wù)，要提前做好規(guī)劃，要注意收集積累學(xué)院關(guān)于教學(xué)的各種信息，要在平時的工作中就收集整理教學(xué)資料。教學(xué)秘書可以準(zhǔn)備一個記錄本，隨時記錄下工作經(jīng)驗和容易犯錯的地方，為以后工作積累經(jīng)驗。教學(xué)秘書在工作中也要和輔導(dǎo)員做好協(xié)作，因為兩者工作密不可分，要互幫互助，才能使工作都順利進行。

3.教學(xué)秘書在工作中要認(rèn)清自己的位置，擺正自己的角色，千萬不要越權(quán)，不要擅作決策;在處理事情時，要考慮多方面的因素，以和諧為目標(biāo)，人性化管理。同時，教學(xué)秘書不能總是按照老的經(jīng)驗方法來管理，要順應(yīng)時代、創(chuàng)新管理。

4.為了提高教學(xué)秘書的工作積極性，建議學(xué)校重視教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)，多組織一些專業(yè)培訓(xùn)，多增加一些激勵機制。

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