文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析

文/安徽省農(nóng)業(yè)委員會(huì)畜牧技術(shù)推廣總站　姚婕

文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑分析

文/安徽省農(nóng)業(yè)委員會(huì)畜牧技術(shù)推廣總站姚婕

【摘要】文書(shū)檔案管理是單位管理工作中的重要內(nèi)容。我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展要求對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，然而我國(guó)文書(shū)檔案管理中存在的如檢索效率低、管理人員素質(zhì)不高、信息化程度低等問(wèn)題卻嚴(yán)重阻礙了文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了分析，并且提出了創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，以期能夠提高文書(shū)檔案管理的水平。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；管理；創(chuàng)新；途徑

文書(shū)檔案不僅是每個(gè)單位、地區(qū)的活動(dòng)發(fā)展的文字記錄，同時(shí)也是其生產(chǎn)、發(fā)展中創(chuàng)新的一個(gè)重要來(lái)源。做好文書(shū)檔案管理工作不僅是提高單位基礎(chǔ)管理水平的需要，而且還是單位開(kāi)展現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。隨著單位檔案制度的不斷改革和完善，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足目前單位的發(fā)展需求。因此，實(shí)現(xiàn)單位檔案規(guī)范化、制度化，對(duì)單位檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)成為了各單位檔案管理的一個(gè)主要發(fā)展方向。

一、文書(shū)檔案管理的特征

（一）文書(shū)檔案管理的目標(biāo)是記錄“歷史”。文書(shū)檔案管理主要是對(duì)發(fā)生的事件，包括相應(yīng)的文件、文書(shū)等進(jìn)行記錄并整理歸檔。其中文書(shū)檔案管理主要涉及到文本資料的收集、整理、編號(hào)、保存、借閱等過(guò)程，這就要求文書(shū)檔案具有一定的安全性和完整性。文書(shū)檔案管理最終的目的是記錄歷史，以便于后人對(duì)歷史真相的了解和借鑒，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用。

（二）文書(shū)檔案管理的核心是文書(shū)工作。文書(shū)檔案產(chǎn)生的基礎(chǔ)是文書(shū)工作。文書(shū)工作主要包括對(duì)文件的收集、整理、分類、歸檔以及過(guò)程中涉及的登記、轉(zhuǎn)運(yùn)、催辦等事務(wù)。檔案工作在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、檢索、保管等工作，其主要來(lái)源于文書(shū)。

（三）文書(shū)檔案內(nèi)容的豐富性。文書(shū)檔案是一個(gè)群體中真實(shí)事件的記錄與反映，內(nèi)容豐富多樣，可以是行政管理、黨群管理、科技管理、會(huì)計(jì)管理等產(chǎn)生的文書(shū)文件，也可以是照片、錄音、影像等電子檔案。

二、文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案檢索效率低。我國(guó)各地的檔案檢索分為人工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式，雖然我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提升帶動(dòng)了計(jì)算機(jī)-互聯(lián)網(wǎng)的普及，但是就目前來(lái)看，人工檢索仍然是我國(guó)大部分地區(qū)文書(shū)檔案管理采用的主要檢索手段。尤其是在農(nóng)村地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平低，信息化檔案管理普及率低，文書(shū)檔案檢索主要靠人工檢索。

人工檢索不僅花費(fèi)的時(shí)間多，檢索效率也不高。盡管很多地方引入了更多的檢索方式和檢索手段，但是人工檢索的效率依然停滯不前，這其中最主要的原因是文書(shū)檔案管理中管理人員只注重檢索數(shù)量和檢索工具的結(jié)合，卻忽略了檢索整個(gè)過(guò)程中質(zhì)量的控制，也直接導(dǎo)致文書(shū)檔案管理的檢索效率難以提高。

（二）文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)偏低。文書(shū)檔案管理一直不受重視，很多單位只安排較少人員管理檔案工作，甚至根本沒(méi)有專門(mén)的文書(shū)檔案管理人員，多是辦公室文職人員兼職檔案管理員的角色，辦公室其他工作如信息宣傳、收發(fā)文、文字綜合等使得難以投入更多精力到文書(shū)檔案管理中去。另外，薪酬水平低也是導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員流失的重要原因。文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)偏低是我國(guó)文書(shū)檔案管理中存在的普遍問(wèn)題，也是亟待解決的一個(gè)重要問(wèn)題。

（三）文書(shū)檔案管理不夠規(guī)范。我國(guó)文書(shū)檔案管理另一個(gè)普遍存在的問(wèn)題是文書(shū)檔案混亂，不夠規(guī)范。如很多單位文書(shū)檔案沒(méi)有統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理制度，文書(shū)檔案編號(hào)混亂，案卷目錄缺失或者隨意添加，案卷標(biāo)題不清等等。主要原因在于各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重要性認(rèn)知不足，沒(méi)有形成統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理制度，缺乏專業(yè)的文書(shū)檔案管理員，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理混亂。

（四）文書(shū)檔案管理信息化落后。21世紀(jì)初，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展促進(jìn)了我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展，同時(shí)也使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)廣泛傳播，信息化技術(shù)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中。在文書(shū)檔案管理領(lǐng)域，信息化也得到了發(fā)展，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)極大促進(jìn)了文書(shū)檔案管理水平的提高。然而，這并沒(méi)有明顯改變我國(guó)文書(shū)檔案管理水平低下的現(xiàn)狀，主要原因是我國(guó)各單位、各地區(qū)對(duì)于文書(shū)檔案管理沒(méi)有引起足夠的重視，文書(shū)檔案管理人員管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的偏低，這些都阻礙了信息化管理在文書(shū)檔案管理領(lǐng)域中的推廣和普及，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理仍然處在較低級(jí)的水平。

三、文書(shū)檔案管理創(chuàng)新途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度。我國(guó)文書(shū)檔案管理水平低下的主要原因是對(duì)檔案管理缺乏一個(gè)合理的制度，導(dǎo)致各單位、各地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理缺乏一個(gè)正常的認(rèn)識(shí)，使得文書(shū)檔案管理一直沒(méi)能健康發(fā)展。因此，文書(shū)檔案管理創(chuàng)新應(yīng)該首先從制度上進(jìn)行創(chuàng)新，在原有制度的基礎(chǔ)之上，結(jié)合我國(guó)的具體國(guó)情合理地進(jìn)行制度創(chuàng)新。具體來(lái)說(shuō)，各單位在不違反相關(guān)規(guī)定的情況下，建立一套與公司自身制度相結(jié)合的文書(shū)檔案管理制度，對(duì)文書(shū)檔案管理的要求、結(jié)構(gòu)、形式、內(nèi)容等做出統(tǒng)一的規(guī)定，并且建立一套完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，明確文書(shū)檔案管理的責(zé)任劃分。在建立好完善的制度體系以后，建立一套相應(yīng)的監(jiān)督體系，確保執(zhí)行力度，以保證文書(shū)檔案管理制度的正常運(yùn)行。如可以對(duì)公司制度定期進(jìn)行評(píng)審，對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題組織管理力量對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行修訂，促進(jìn)制度的完善實(shí)施，確保文書(shū)檔案管理制度發(fā)揮應(yīng)有的效果。

（二）優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高隊(duì)伍質(zhì)量。人才是各公司、各單位甚至是國(guó)家質(zhì)檢競(jìng)爭(zhēng)的核心，其在文書(shū)檔案管理中發(fā)揮著很重要的作用。在具有完善的文書(shū)檔案制度的基礎(chǔ)上，各單位還應(yīng)該加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理的水平。首先，在文書(shū)檔案管理的用人把關(guān)上，應(yīng)當(dāng)招聘具有專業(yè)知識(shí)的人才。其次，定期對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行一定程度的專業(yè)培訓(xùn)，開(kāi)展有層次的再教育，以提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，從而提高文書(shū)檔案管理水平。最后，對(duì)于文書(shū)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)實(shí)施一套用人機(jī)制，除了薪金待遇、職稱評(píng)定之外，對(duì)于不符合文書(shū)檔案管理的人員也要及時(shí)清除，以保證文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)和水平。

（三）積極構(gòu)建文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)。我國(guó)文書(shū)檔案管理信息化水平不高，除了領(lǐng)導(dǎo)不重視以外，文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)也跟不上當(dāng)前文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的需求。目前，文書(shū)檔案管理系統(tǒng)僅僅實(shí)現(xiàn)了部分檔案的目錄級(jí)管理，更方便、快捷、準(zhǔn)確的全文檢索還沒(méi)有及時(shí)跟上，工作效率低，并且缺乏與OA的接口，數(shù)字安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，提高文書(shū)檔案管理水平，積極構(gòu)建一套完善的文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)是符合歷史發(fā)展趨勢(shì)的。

（四）文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。信息化時(shí)代的到來(lái)，促進(jìn)了電子文檔、現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普及。檔案管理工作更加需要信息化、現(xiàn)代化。加強(qiáng)信息化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，是檔案管理領(lǐng)域順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。在文書(shū)檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該積極推進(jìn)信息化管理應(yīng)用到文書(shū)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化。首先，應(yīng)該規(guī)范文書(shū)檔案管理的信息錄入，統(tǒng)一專業(yè)用語(yǔ)，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施科學(xué)管理。其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)范數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，接口標(biāo)準(zhǔn)化。再次，保證檔案信息的安全性，對(duì)于文書(shū)檔案電子信息進(jìn)行監(jiān)管，必要時(shí)實(shí)施內(nèi)外網(wǎng)的隔離，確保文檔信息的安全。最后，建立完善的管理體系，推動(dòng)文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化。

四、結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作是各單位管理的一個(gè)重要部分，同時(shí)也是衡量其管理水平的一個(gè)重要因素。文書(shū)檔案管理工作對(duì)于單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要的作用。文書(shū)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題多是人們?nèi)狈?duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)，忽略其重要意義。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新是文書(shū)檔案管理的基本要求，也是時(shí)代發(fā)展的要求。信息化建設(shè)是文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的一個(gè)重要方面，符合歷史發(fā)展趨勢(shì)。

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