淺談如何做好檔案管理工作

文/青海省疾病預(yù)防控制中心 陳怡君

衛(wèi)生防疫檔案的工作對象是與衛(wèi)生防疫服務(wù)相關(guān)的文件材料、衛(wèi)生防疫建設(shè)的歷史資料等，它是衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)在日常工作中形成的文件，如工作記錄、圖表和影像等各種書面材料，這些檔案記載了其發(fā)展歷程以及期間的研究成果、優(yōu)秀結(jié)論，不但可以用來得出衛(wèi)生防疫的業(yè)績，同時(shí)也將為衛(wèi)生防疫的未來發(fā)展方向與投資決策提供最真實(shí)可靠的依據(jù)?，F(xiàn)階段隨著我國衛(wèi)生防疫事業(yè)的快速發(fā)展，各級衛(wèi)生防疫部門的檔案管理工作正逐漸走向科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，但是要想讓檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，還應(yīng)該做好以下幾方面工作。

一、加強(qiáng)衛(wèi)生防疫檔案管理人員的培訓(xùn)力度

衛(wèi)生防疫管理工作的規(guī)范化，使大量、多種的相關(guān)文件隨之產(chǎn)生，這就需要高素質(zhì)的管理人員來對這些檔案進(jìn)行整理和分門別類，同時(shí)，因?yàn)樾l(wèi)生防疫是具有強(qiáng)專業(yè)性的一個(gè)行業(yè)，其所有的相關(guān)人員不但要有其他機(jī)構(gòu)（如政府部門等）工作人員細(xì)心、耐心等素質(zhì)，還要具有一定程度的醫(yī)學(xué)知識。基于這些要求，可進(jìn)行公開招聘等方式，在即將畢業(yè)的檔案管理專業(yè)的學(xué)生和已工作的檔案管理人員中，選拔專業(yè)技術(shù)過硬、思想覺悟高和工作細(xì)心有耐心的人擔(dān)任。檔案工作必須高度重視衛(wèi)生防疫檔案管理人員的培訓(xùn)，應(yīng)至少每年加強(qiáng)培訓(xùn)一次，多管齊下，一方面要不斷引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和方法，如不定期舉行相關(guān)知識講座，由專家和相關(guān)行業(yè)的前頭軍為他們講課，傳授經(jīng)驗(yàn)和研究成果；另一方面，應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部交流，衛(wèi)生防疫管理人員都應(yīng)與檔案管理部門建立聯(lián)系，相互之間有溝通、了解，才能更好更全面準(zhǔn)確的進(jìn)行檔案管理工作。培養(yǎng)新時(shí)代的衛(wèi)生防疫檔案管理人才是確保衛(wèi)生防疫檔案管理工作有序進(jìn)行的有力保證，為此，必須加強(qiáng)對衛(wèi)生防疫檔案管理人員進(jìn)行技能、經(jīng)驗(yàn)以及業(yè)務(wù)熟練程度的綜合培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型優(yōu)秀人才，以不斷提高衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)檔案管理工作質(zhì)量。

二、設(shè)立嚴(yán)格的檔案管理人員考核和獎(jiǎng)懲制度

衛(wèi)生防疫檔案管理工作同樣屬于行政管理的范疇，因此，在進(jìn)行行政管理考核的時(shí)候，對于檔案管理部門同樣應(yīng)該建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，并將考核結(jié)果與升職等聯(lián)系在一起，以此進(jìn)行更科學(xué)合理的人員調(diào)整，只有具有較高素質(zhì)的人員才能勝任，不能勝任的可進(jìn)行調(diào)職。如此不但可增強(qiáng)檔案管理人員的整體素質(zhì)，更會(huì)調(diào)動(dòng)起危機(jī)意識和積極性，使其不斷提升自身素質(zhì)，約束自己。除此之外，還應(yīng)該不斷加強(qiáng)衛(wèi)生防疫檔案信息的現(xiàn)代化數(shù)字化管理，將各類信息手段應(yīng)用到衛(wèi)生防疫工作中，借助計(jì)算機(jī)等對檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存、分析，并通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，以不斷提高衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息的準(zhǔn)確性，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、建立健全的衛(wèi)生防疫檔案管理制度

正確清晰的制度對于衛(wèi)生防疫檔案管理人員的日常規(guī)范也起著非常重要的作用。并且，它也為工作人員的自我提升點(diǎn)明了方向。如今，國家衛(wèi)生防疫事業(yè)不斷發(fā)展完善，衛(wèi)生防疫的檔案管理制度卻并沒有得到準(zhǔn)確而及時(shí)的補(bǔ)充和修正，許多衛(wèi)生防疫都未將檔案管理工作納入到考核中，沒有適應(yīng)衛(wèi)生防疫發(fā)展的關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度，在每所衛(wèi)生防疫中也沒有針對于檔案工作的相關(guān)制度和檢查措施。這對于衛(wèi)生防疫的發(fā)展是非常不利的。為此，建立完善的檔案管理體系和健全檔案管理制度，是衛(wèi)生防疫檔案管理工作能否更上一層樓的關(guān)鍵。另外，國家《檔案法》亦規(guī)定，衛(wèi)生防疫應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行檔案的編制和管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立各級崗位職責(zé)，科學(xué)而合理的管理制度是檔案管理工作展開過程中的重要依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)。

四、加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門機(jī)構(gòu)的聯(lián)系

衛(wèi)生防疫檔案工作人員也要深入一線進(jìn)行調(diào)研，了解各科室對檔案信息的具體要求，然后從檔案中挖掘各類有價(jià)值的信息，還可開展電子編制工作，提供各種檢索工具，為科研和領(lǐng)導(dǎo)的決策提供主動(dòng)的服務(wù)。另外，檔案管理工作人員還必須充分收集和利用的各科室的反饋信息，加強(qiáng)改進(jìn)力度，加大管理步伐，加強(qiáng)各級衛(wèi)生防疫之間的信息聯(lián)系與共享，互通一些檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研需要，逐漸實(shí)現(xiàn)在一定程度上的檔案信息資源的共享。衛(wèi)生防疫的獨(dú)特是厚重歷史賦予的，它在人們的日常生活中不可或缺，然而隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具體到檔案工作人員，則應(yīng)著重培養(yǎng)其細(xì)心與耐心，總的來說，檔案管理工作是一個(gè)比較無趣的工作，并且可以稱之為有些清閑的部門，所以如何在日常工作中找到樂趣、認(rèn)識到內(nèi)部檔案管理工作的重要性并且發(fā)揮活到老學(xué)到老的精神，都是檔案管理人員應(yīng)該去認(rèn)真思考的重要課題，只有搞清楚這些問題，才能寓樂于工作，寓學(xué)習(xí)于工作。

五、結(jié)語

衛(wèi)生防疫檔案管理工作對當(dāng)下以及未來的疾病防止工作具有重要影響，為此，我國必須進(jìn)一步加強(qiáng)衛(wèi)生防疫事業(yè)的檔案管理工作，不僅要加強(qiáng)和完善衛(wèi)生防疫機(jī)構(gòu)的檔案管理制度，而且還要注重衛(wèi)生防疫檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，以不斷提高衛(wèi)生防疫檔案管理工作人員的專業(yè)技能素養(yǎng)，在工作中能夠借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)維護(hù)檔案的完整性和安全性，以充分發(fā)揮衛(wèi)生防疫檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。

[1]王里平.衛(wèi)生體制改革后檔案管理應(yīng)注意的問題[J].蘭臺(tái)世界,2011(05).

[2]姜建華.衛(wèi)生防疫檔案工作面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].蘭臺(tái)世界,2012(08).

[3]吳美娟,開國花,楊麗萍.淺談衛(wèi)生防疫檔案綜合管理[J].醫(yī)學(xué)動(dòng)物防制,2013(02).

[4]殷建明.衛(wèi)生防疫檔案管理工作的體會(huì)[J].職業(yè)與健康,2014(04).