血站儀器設(shè)備檔案管理淺論

朱紅娟

摘 要：一直以來，血站儀器設(shè)備檔案的管理都是血站管理工作的有機組成部分，設(shè)備檔案管理成效對于血液管理技術(shù)水平、血液管理質(zhì)量以及血站服務(wù)水平有著直接的影響，為了實現(xiàn)血站管理工作的可持續(xù)發(fā)展，必須要做好血站儀器設(shè)備的管理工作。本文主要針對這一問題進行深入的分析。

關(guān)鍵詞：血站儀器；設(shè)備檔案；管理模式

向醫(yī)療機構(gòu)提供安全、衛(wèi)生、有效的血液是血站義不容辭的責(zé)任，在采供血活動中，擁有國內(nèi)外先進的儀器設(shè)備。如用于檢驗的全自動酶免處理系統(tǒng)、采集成分血的血細胞分離儀用于儲存冰凍成分血的冰凍冰箱、以及血小板震蕩保存箱、大容量低溫離心機、全自動生化分析儀、全自動血液單采機等，對確保血液采集、檢測、分離、儲存、科研工作都起著十分重要的作用，如何做好血站儀器設(shè)備管理工作，發(fā)揮出設(shè)備在科研以及輸血中的作用是一項非常重要的課題。

幾年來，我站根據(jù)國家相關(guān)《固定資產(chǎn)管理規(guī)定》和衛(wèi)生部關(guān)于《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》《血站質(zhì)量管理規(guī)范》《血站實驗室質(zhì)量管理規(guī)范》，對血站儀器設(shè)備的檔案的管理在實際工作中摸索出一套行之有效的方法，那么，在日常工作中，應(yīng)該怎樣開展血站儀器設(shè)備檔案的管理工作呢？

1 確定好血站儀器設(shè)備檔案歸檔范圍

血站的儀器設(shè)備檔案是血站的重要資料，是在長期管理過程中形成的一種紙質(zhì)文字材料，其內(nèi)容是多種多樣的，這包括幾個方面：第一，血站的相關(guān)文件，如調(diào)研資料、設(shè)備申請材料、設(shè)備批復(fù)文件、可行性論證報告等等；第二，相關(guān)的記錄，包括招標(biāo)記憶、談判記錄、訂貨協(xié)議、訂貨合同等等；第三，原始憑證，如提貨單、通知單、操作說明書、裝箱清單、安裝圖紙等等；第四，開箱報告，如驗收記錄、安裝記錄、調(diào)試記錄、驗收報告等等；第五，設(shè)備操作章程、維修制度、管理制度等等；第六，人員培訓(xùn)記錄、線路設(shè)計圖紙、設(shè)備安裝圖紙、故障維修記錄等等；第七，報廢申請與處理結(jié)果，每一個設(shè)備都有一定的使用周期，從其立項到報廢，中間會經(jīng)歷較多的環(huán)節(jié)，也會有大量的人員參與到其中，因此，儀器設(shè)備檔案的收集與管理會耗費大量的時間，必須要進行詳細的記錄。

2 制定好系統(tǒng)的儀器設(shè)備檔案管理制度

儀器設(shè)備檔案管理有著獨特的特征，在血站管理工作中有著十分重要的地位，在日常工作中，必須要高度重視這一問題，保障儀器設(shè)備可以得到規(guī)范、制度的管理。為了保證儀器設(shè)備檔案的完整性和利用效率，我站建立健全了《固定資產(chǎn)管理辦法》、《儀器設(shè)備采購管理制度》、《儀器設(shè)備驗收管理制度》、《儀器設(shè)備檔案管理制度》等，儀器設(shè)備檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理，分級負責(zé)，定期考核，責(zé)任到人的管理責(zé)任制：健全帳、卡設(shè)置，實行三級管理。儀器設(shè)備檔案與其他的檔案是不同的，其歸檔時間長、材料類型多樣，以大型儀器設(shè)備為例，從儀器的購置到安裝階段，會出現(xiàn)大量的材料和檔案，且以后每次的使用與維修，也會產(chǎn)生相應(yīng)的材料，其使用周期是非常長久的。此外，儀器設(shè)備檔案的類型也多種多樣，有的儀器是進口的、有的儀器是國產(chǎn)的，因此，儀器設(shè)備檔案材料會涉及到不同的語言，載體也有照片、紙張、錄音帶、錄像帶等等。同時，儀器設(shè)備的使用并非一個科室的事情，尤其是操作材料、維修材料等，使用起來非常的頻繁，如果不對這些材料進行統(tǒng)一的關(guān)系，不僅會影響檔案的完整性，還會降低儀器設(shè)備檔案的使用價值。

3 建立完善儀器設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)

由綜合檔案管理部門負責(zé)收集、整理、保管、并建立設(shè)備檔案目錄，設(shè)置好專門的儀器設(shè)備檔案管理室，由管理室統(tǒng)一負責(zé)儀器設(shè)備檔案的管理、開發(fā)和利用工作，最大限度地保障檔案的準(zhǔn)確性和完整性。此外，還要將安全檔案統(tǒng)一納入到后續(xù)的管理工作中，將這一工作與設(shè)備的采購、設(shè)備的管理以及后續(xù)的使用工作密切相連，深入開展《檔案法》的宣傳工作，提升各級工作人員的檔案意識。在條件許可的情況下，可以成立專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，定期召開會議，明確血站儀器設(shè)備的管理目標(biāo)，制定出完善的管理制度。此外，還要將血站儀器設(shè)備檔案的管理納入到管理責(zé)任的有機組成部分，對科室進行集中考核，將檔案管理成效與相關(guān)人員職稱晉級、年終考評聯(lián)合起來，對設(shè)備進行合理的維護。在完成使用工作之后，要詳細記錄設(shè)備和儀器的使用情況，定期將材料上報給負責(zé)人，在確認無誤之后即可交給檔案室進行保管，在血站的上上下下形成完善的管理網(wǎng)絡(luò)，讓各個部分都能夠?qū)n案有明確的認識。

4 做好儀器設(shè)備檔案的管理

建立健全儀器設(shè)備檔案，由專人負責(zé)，建立儀器設(shè)備總賬與分戶分類賬，制定好系統(tǒng)的借閱制度與管理制度，在完善制度時，首先要明確出具體的管理范圍，對于不同的儀器和設(shè)備，需要采取不同的管理形式：

4.1 一般儀器設(shè)備檔案管理。各類儀器設(shè)備，一般在800元以上的均應(yīng)建立檔案資料袋，包括購置申請、考察論證、訂購合同、驗收安裝報告、維修保養(yǎng)記錄、損壞事故報告、報廢報告、及隨機攜帶的裝箱單、合格證、使用手冊、原理圖、保修卡等所有文字資料。使用科室需長期使用的資料，如操作手冊給予復(fù)印件；臨時需要實行借閱手續(xù)，對經(jīng)常使用的線路圖也只使用復(fù)印件，原件入檔案保管以防損壞。對所有資料的檔案，統(tǒng)一編號分類保管。對于改進、改裝的技術(shù)資料及時歸檔。有條件的可由微機進行動態(tài)管理提高效率。

4.2大型、精密、貴重儀器設(shè)備檔案管理萬元以上大型精密儀器實行站、科（室）分級管理，由設(shè)備科為大型精密儀器設(shè)備建立完整的技術(shù)檔案，檔案的內(nèi)容包括：產(chǎn)品的技術(shù)資料；從可行性論證、購置、驗收、調(diào)試、運行使用、停機維護直到報廢整個壽命周期的記錄。檔案一式兩份。每次使用時使用者都要做好記錄，其記錄內(nèi)容包括：①每次使用時數(shù)；②培養(yǎng)人數(shù)（獨立操作，還是指導(dǎo)下操怍）；③血液采集、制備、檢驗、科研及科研級別；④功能利用和功能開發(fā)情況。

按規(guī)定對大型精密儀器要按規(guī)定周期進行常規(guī)校驗，維護、保養(yǎng)記錄、維修等記錄一并存入檔案保存。

5 結(jié)語

總而言之，在輸血技術(shù)的發(fā)展之下，對于血站儀器設(shè)備檔案管理工作也提出了更加嚴格的要求，設(shè)備管理人員不僅要了解儀器和設(shè)備的最新發(fā)展動態(tài)，還要用積極、主動的服務(wù)來提升檔案保存的完整性和準(zhǔn)確性，只有充分地做到以上幾點，才能夠促進儀器設(shè)備檔案管理工作成效的提升，使血站的各種儀器設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效果，促進無償獻血事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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