當前企業(yè)兼職檔案員隊伍中存在的問題及解決對策

文/陜西中煙工業(yè)有限責任公司寶雞卷煙廠 王新華

檔案工作是企業(yè)的一項基礎性工作，兼職檔案員作為企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡的主要組成部分，負責部門內部檔案資料的日常收集和保管工作。目前一些企業(yè)中兼職檔案員工作問題突出，嚴重制約檔案工作的持續(xù)開展，主要表現(xiàn)在：企業(yè)缺少投入、個人能力差異和監(jiān)管措施乏力。

一、當前企業(yè)兼職檔案員隊伍現(xiàn)狀

（一）在認識上，對檔案工作缺乏足夠的重視。一些兼職檔案員檔案知識匱乏、檔案整理技能生疏、缺乏工作興趣，在部門內檔案工作開展時間短、工作少、人員參與率低，全員檔案意識不強，檔案資料滯留個人手中，遇到部門職能調整或人員崗位變更，容易造成檔案資料散失。

（二）在宣傳上，企業(yè)投入低、宣傳少、實效差。企業(yè)是以生產(chǎn)經(jīng)營為主體，很多企業(yè)檔案宣傳組織乏力、形式單一、宣傳面窄、頻次較少，業(yè)務人員對檔案工作缺乏深刻認識，難以建立本職工作和檔案工作之間的聯(lián)系，檔案交流和檔案移交與兼職檔案員缺乏共鳴。

（三）在人員素質上，個體差別較大。兼職檔案員一般由部門負責人指定，對兼職檔案員的入職條件要求較為寬松，因此兼職檔案員在意識、技能、協(xié)作和學習等方面?zhèn)€體差別較大，一些人并不具備完全承擔檔案工作的能力。

（四）在培訓上，兼職檔案員缺乏指導性和針對性。當前檔案知識的更替更為頻繁，但一些企業(yè)對專兼職檔案員的學習培訓缺乏有效計劃和組織，檔案培訓缺乏持續(xù)性、連貫性和漸進性，兼職檔案員將主要精力放在本職工作上，忽視提升檔案的綜合知識和技能。

（五）在團結協(xié)作上，人員之間工作相對獨立。檔案工作相關人員缺乏密切聯(lián)系，專職檔案員、兼職檔案員和部門業(yè)務人員信息渠道不暢通、傳遞不及時。而檔案無論是從文件到檔案的進程上，或是從部門業(yè)務人員形成到向檔案部門移交，是一個不間斷的傳遞過程，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響歸檔檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。

針對以上問題，要從企業(yè)和個人兩方面入手，從營造宏觀環(huán)境和提升個人能力兩方面創(chuàng)造出檔案氣氛濃厚、各司其職、各當其責、協(xié)同配合的檔案工作條件。

二、加強兼職檔案員隊伍建設的對策

（一）提高全員檔案意識是前提。專兼職檔案員要深入挖掘檔案信息資源，對能夠反映企業(yè)歷史進程，視覺感強烈的內容進行檔案展覽，特別是要挖掘同職工個人密切相關的典型事例，通過宣傳廣播、LED屏、條幅、國際檔案日宣傳等形式多頻率、寬領域、受眾多地進行宣傳，同時舉辦檔案專題輔導、培訓班、答題等多種形式，宣傳檔案工作的歷史、地位和作用。

（二）明確人員崗位職責，加強團結協(xié)作能力。對部門業(yè)務人員而言，作為文件形成的主體，要實現(xiàn)文件到檔案的平穩(wěn)過渡，首先要在歸檔時積極配合，做到資料齊全完整，保持材料的繼承性和一致性。二要根據(jù)部門職能的變化或具體業(yè)務的變化，及時向專職檔案員反饋歸檔條目信息。兼職檔案員要注重日常的勤于收集和積累，有效分解工作量。對專職檔案員而言，要加強對兼職檔案員和業(yè)務人員的業(yè)務指導，主動解決他們在工作中遇到的疑惑和難題。要增強接觸業(yè)務人員的頻率，主動了解他們的工作內容，提升檔案工作的主動性和參與性。

（三）加強對兼職檔案員培訓和交流、指導。通過舉辦檔案培訓班，聘請專家講解有關檔案知識，讓兼職檔案員掌握歸檔要求、歸檔范圍、規(guī)定方法和整理流程。積極創(chuàng)造條件為兼職檔案員提供互相交流學習的平臺，定期組織召開兼職檔案員經(jīng)驗交流會，邀請工作出色的部門介紹先進經(jīng)驗和做法，組織兼職檔案員到先進單位檔案館（室）參觀學習。

（四）完善監(jiān)管措施，凸顯監(jiān)管效果。一是建立專職檔案員、兼職檔案員和部門具體經(jīng)辦人員層層銜接的溝通機制。在檔案收集移交過程中，要積極探索建立專職檔案員、兼職檔案員、各部門業(yè)務人員傳遞及時、表意準確、溝通流暢、反饋有效的檔案信息溝通交流機制，形成以制度規(guī)范行為，以行為提高效率、以效率展現(xiàn)態(tài)度、以態(tài)度成就自我的良好自覺行為風尚。二是發(fā)揮部門負責人的監(jiān)管職能。部門負責人要將檔案工作列入部門工作計劃，將檔案職能列入相關人員的崗位職責，在項目結束或工作階段節(jié)點，及時督促各相關人員向兼職檔案員移交文件資料，禁止私自留存檔案。三是加大考核力度和范圍。檔案部門每年對檔案收集情況進行總結檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題建立追溯機制，確定責任部門和責任人，要求提出整改方案及時督促改進，避免今后類似事件的發(fā)生。對檔案工作有亮點、有貢獻的部門和個人，要予以積極鼓勵和推廣。

[1] 付文偉，劉麗. 穩(wěn)定兼職檔案員隊伍及發(fā)揮其作用的對策.黑龍江檔案，2008（3）.

[2] 李曉娟. 淺析企業(yè)兼職檔案員隊伍建設.蘭臺世界，2013（z4）.

[3] 李建忠. 發(fā)揮檔案網(wǎng)絡兼職檔案員作用的研究.城市建設理論研究，2013（7）.