加強(qiáng)機(jī)關(guān)電子檔案管理及利用的思考

文/鹽城市亭湖區(qū)發(fā)展和改革委員會 葛卉

在當(dāng)前日常政務(wù)工作中，電子檔案的數(shù)量逐年遞增，因此，如何加強(qiáng)電子檔案的管理工作就成為檔案管理部門必須思考的問題。電子檔案作為全新的檔案管理形式，以其查閱便捷、存儲安全、管理方便、資源共享等優(yōu)勢，是傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法無法達(dá)到的。對于發(fā)改委綜合部門來說，加強(qiáng)電子檔案管理有利于節(jié)省多種資源、有利于提高服務(wù)質(zhì)量、有利于發(fā)揮效用需求，其重要意義顯而易見。

一、當(dāng)前電子檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法比擬的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的比較，大致有以下3種不同：歸檔方式和時間不同、分類和編號管理不同、檔案保管方式不同。電子檔案管理過程中存在的問題：

（一）電子文件易修改性。由于電子文件沒有特定的字跡，因此在修改之后也找不到一絲修改過的痕跡，這不像紙質(zhì)文件，可以通過字跡來分辨出文件是否已經(jīng)修改過了。同時，電子文件在網(wǎng)絡(luò)上傳輸時，也有可能會遇到非法截獲或更改，這在防范上也是有一定難度的。

（二）電子文件界定原件困難性。電子文件的制作是在計算機(jī)平臺上完成的，它是通過不同的媒介或網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳播的，可以同時在多個計算機(jī)上對同一個電子文件進(jìn)行展示，使得不同時間、不同地點(diǎn)、不同的人所得到的相同內(nèi)容的文件就沒有區(qū)別了。

（三）電子文件檔案格式常換性。在人們?nèi)孢M(jìn)入信息時代以來，計算機(jī)技術(shù)無論是軟件還是硬件都在以非?？斓乃俣茸儞Q著。因此，需要長期存儲的電子文件檔案進(jìn)行格式和結(jié)構(gòu)上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區(qū)別。另外，由于目前的技術(shù)有限，還沒有普及電子文件的簽署技術(shù)，也就是說還不能在每一份電子文件上進(jìn)行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。

二、今后電子檔案管理和利用工作的應(yīng)對之策

電子檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要而又十分細(xì)致的工作，實(shí)際工作中，我們應(yīng)該建立健全相關(guān)制度、規(guī)范利用方式方法、實(shí)行多種存儲方法，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高素質(zhì)，多方面地密切配合，多個角度展開工作，發(fā)揮電子檔案的效能。

（一）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)資源整合共享。制度建設(shè)是規(guī)范化工作的基礎(chǔ)。要建立一套完整的檔案收集整理、查閱利用制度。檔案管理部門進(jìn)行收集檔案工作時，可利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時收集檔案，保證電子檔案及時更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求。相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。電子文件的歸檔及管理工作應(yīng)該要明確電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機(jī)與信息管理部門這三者的工作職責(zé)。做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計，保證數(shù)據(jù)讀取安全。系統(tǒng)讀取制度設(shè)計，是保證電子檔案安全最核心的部分。電子檔案信息容易遭到外泄，就是因?yàn)橄到y(tǒng)容易攻擊或者是內(nèi)部人員讀取后外傳。要進(jìn)行電子檔案加密技術(shù)，密碼必須復(fù)雜，防止破譯，而且要定期進(jìn)行密碼重設(shè)。要設(shè)置一定的訪問權(quán)限，對于不同的級別人員給予不同的訪問權(quán)限，在數(shù)據(jù)讀取時提供不同程度的檔案數(shù)據(jù)，同時，進(jìn)行訪問時，通過核對密碼或者指紋比對的方式進(jìn)行身份驗(yàn)證。要加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，對于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)或者網(wǎng)站儲存，必須定期地修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，加強(qiáng)防火墻設(shè)置，防止黑客攻擊。

（三）健全存儲模式，收集檔案確保完整。保管模式是管理工作的保證。為了進(jìn)一步保證電子文件數(shù)據(jù)的安全，對電子文件進(jìn)行歸檔時應(yīng)該采用“多軌制”。在現(xiàn)行法律背景下，文件生效的主要標(biāo)志就是印章和簽署，而現(xiàn)有技術(shù)條件下，那些有著憑證作用以及法律效力的文件，其保存形式主要還是采用紙質(zhì)方式。

（四）強(qiáng)化人員培養(yǎng)，提高檔案保護(hù)意識。人才素養(yǎng)是管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)該更加重視對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，從根本上提升電子檔案管理水平。檔案人員只懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須緊跟時代的步伐，積極主動學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案的管理知識。我們應(yīng)采取專業(yè)培訓(xùn)、脫產(chǎn)學(xué)習(xí)、職稱培訓(xùn)等多種方式組織檔案人員學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)等方面的知識；邀請業(yè)內(nèi)專家，召開電子文件和電子檔案管理現(xiàn)場推進(jìn)會，推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，穩(wěn)步提升檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。信息系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計與維護(hù)人員在熟悉信息知識的同時，也應(yīng)加強(qiáng)檔案管理方面知識的學(xué)習(xí)，以利于管理者在電子文件形成、歸檔及電子檔案管理工作中的溝通、合作?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

三、結(jié)論

電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，要符合本單位的客觀實(shí)際，順應(yīng)其規(guī)律，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。