學(xué)校內(nèi)部控制體系建設(shè)方法探討

摘 要：要實(shí)現(xiàn)學(xué)校規(guī)范化管理，就必須建立一套行之有效的內(nèi)部控制體系。文章結(jié)合技師類學(xué)院內(nèi)部控制體系建設(shè)的實(shí)踐，從現(xiàn)狀調(diào)研，到風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估;從流程設(shè)計(jì)到編號(hào)內(nèi)部控制手冊(cè)，闡述了技工院校內(nèi)部控制體系建設(shè)的步驟與方法。

關(guān)鍵詞：技工院校 內(nèi)部控制 過(guò)程 方法

中圖分類號(hào)：F234 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）10-109-02

2012年，財(cái)政部發(fā)布《關(guān)于印發(fā)<行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）>的通知》，旨在推動(dòng)、指導(dǎo)行政事業(yè)單位進(jìn)一步完善內(nèi)部控制，提高內(nèi)部管理水平，并要求自2014年1月1日起實(shí)施。為貫徹落實(shí)財(cái)政部?jī)?nèi)部控制建設(shè)的要求，進(jìn)一步提高內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)，廣州市工貿(mào)技師學(xué)院由財(cái)務(wù)處牽頭，組織構(gòu)建“以預(yù)算管理為主線，財(cái)務(wù)管理為核心，資金管理為重點(diǎn)”的學(xué)院內(nèi)部控制體系。筆者結(jié)合學(xué)院內(nèi)部控制體系建設(shè)的實(shí)踐，闡述技工院校內(nèi)部控制體系建設(shè)的過(guò)程與方法。

一、調(diào)查摸底，確定范圍

學(xué)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜，且面臨著各種風(fēng)險(xiǎn)，確定內(nèi)部控制建設(shè)的范圍是至關(guān)重要的，一方面確保學(xué)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能全面受控，保證內(nèi)部控制無(wú)盲區(qū)，無(wú)空白點(diǎn);另一方面正確界定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制邊界，使各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)得到有效控制。所以學(xué)院經(jīng)過(guò)認(rèn)真梳理各類重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)，分析其是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)重要性原則確定學(xué)院內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)容。學(xué)院內(nèi)部控制體系包括單位層面內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制。單位層面內(nèi)部控制的主要內(nèi)容是科學(xué)合理地設(shè)置組織架構(gòu)，明確各部門的職責(zé)，保證決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)的三權(quán)分離，制定與學(xué)校規(guī)模、管理相適應(yīng)的審批權(quán)限，符合規(guī)范的會(huì)計(jì)控制，完善的內(nèi)部控制信息系統(tǒng);業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的主要內(nèi)容包括預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制、資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)控制（包括固定資產(chǎn)管理控制、貨幣資金控制、教學(xué)實(shí)習(xí)耗材控制等）、采購(gòu)業(yè)務(wù)控制、建設(shè)項(xiàng)目控制、合同管理業(yè)務(wù)控制和信息系統(tǒng)管理業(yè)務(wù)控制，增加具有學(xué)校特色的校企合作業(yè)務(wù)控制和對(duì)外培訓(xùn)業(yè)務(wù)控制，形成八大業(yè)務(wù)控制。

二、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，抓住關(guān)鍵

學(xué)院在調(diào)研基礎(chǔ)上，確定了學(xué)院內(nèi)部控制單位層面和業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制建設(shè)框架，并對(duì)其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要是采用風(fēng)險(xiǎn)清單法識(shí)別學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行了分析，編寫(xiě)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

一是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。首先設(shè)計(jì)了風(fēng)險(xiǎn)清單表，列舉了各學(xué)校面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)，并組織風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家和一線工作人員對(duì)風(fēng)險(xiǎn)清單進(jìn)行討論，確定了單位層面15個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，八大業(yè)務(wù)層面48個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，學(xué)校風(fēng)險(xiǎn)63個(gè)。

二是風(fēng)險(xiǎn)分析。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)清單所列舉的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行測(cè)試，得出各風(fēng)險(xiǎn)的大小。測(cè)試分成三個(gè)層次，即校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和操作者，對(duì)不同層次的參與者的測(cè)試結(jié)果進(jìn)行平均，得出不同層次參與者的測(cè)試結(jié)果;最后對(duì)三個(gè)層次的測(cè)試結(jié)果進(jìn)行加權(quán)平均，得出各種風(fēng)險(xiǎn)的大小，并繪制成風(fēng)險(xiǎn)圖。

三是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)采取不同的應(yīng)對(duì)策略，可以通過(guò)規(guī)避、降低、分散和承受等策略對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理，以降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的影響，使各種風(fēng)險(xiǎn)得到控制。一般而言，對(duì)低風(fēng)險(xiǎn)可以采取承受的策略，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)可以采取規(guī)避、降低和分散的策略。

三、確定流程，明確措施

業(yè)務(wù)流程本身就是控制，通過(guò)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)一是規(guī)范業(yè)務(wù)操作程序;二是保證業(yè)務(wù)活動(dòng)受控;三是執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，保證內(nèi)部控制有效實(shí)施。因此業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中。

業(yè)務(wù)流程是業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中各種活動(dòng)的有機(jī)結(jié)合，業(yè)務(wù)流程可以由主流程、子流程組成，而子流程由業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)組成，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由各項(xiàng)活動(dòng)組成。在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程圖時(shí)，首先定義流程圖符號(hào);其次規(guī)定統(tǒng)一的畫(huà)法。因此，要注意經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之間的銜接、部門之間的銜接，避免設(shè)計(jì)不合理，而起不到控制作用;要對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行充分的分析，結(jié)合學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和組織架構(gòu)的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)出具有單位特色的內(nèi)部控制流程;要注意簡(jiǎn)化操作程序，以提高工作效率，降低控制成本。

控制措施是對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)所采取的應(yīng)對(duì)措施，控制措施可概括為“5W+H”。即什么樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)（what），在什么時(shí)點(diǎn)（when），在什么環(huán)節(jié)（where），由誰(shuí)執(zhí)行、誰(shuí)審批、誰(shuí)監(jiān)督（who），以減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生（why）。

四、編寫(xiě)手冊(cè)，完善制度

經(jīng)過(guò)流程設(shè)計(jì)，并對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)制訂不同的控制措施后，就可以撰寫(xiě)手冊(cè)，并對(duì)學(xué)?，F(xiàn)行的管理制度進(jìn)行修訂。

一是編寫(xiě)內(nèi)部控制手冊(cè)。內(nèi)部控制手冊(cè)結(jié)構(gòu)一般包括主要風(fēng)險(xiǎn)、控制目標(biāo)、流程圖及流程描述、控制矩陣、控制文檔等。主要風(fēng)險(xiǎn)是指具體業(yè)務(wù)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，可能造成學(xué)校利益的受損;主要風(fēng)險(xiǎn)可由一個(gè)或若干個(gè)風(fēng)險(xiǎn)組成?？刂颇繕?biāo)指學(xué)校每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度所要求達(dá)到的具體目標(biāo)，確保學(xué)校日常教學(xué)和管理活動(dòng)正常運(yùn)行。流程圖是用圖示表示業(yè)務(wù)操作程序，也是業(yè)務(wù)操作控制的一種手段。在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中必須嚴(yán)格遵循的操作程序，防止舞弊和失控。流程描述是對(duì)流程圖的文字描述，以文字描述形式反映業(yè)務(wù)操作過(guò)程?？刂凭仃囀侵笇I(yè)務(wù)過(guò)程中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和對(duì)應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)所采取的控制措施，控制文檔和適用的管理制度，以識(shí)別控制缺陷的一種矩陣表格?？刂莆臋n是記錄指內(nèi)部控制過(guò)程中形成的各類單據(jù)、賬表、合同、協(xié)議等記錄，它作為控制證據(jù)，能從一定程度上反映內(nèi)部控制的整個(gè)過(guò)程。

二是修訂和完善管理制度。對(duì)現(xiàn)有制度中與內(nèi)部控制要求不符的內(nèi)容、或與內(nèi)部控制手冊(cè)內(nèi)容不符的內(nèi)容進(jìn)行修訂，使內(nèi)部控制手冊(cè)與管理制度一致，保證控制手冊(cè)在學(xué)校能得到有效的執(zhí)行;對(duì)原有的管理制度中沒(méi)有的管理制度進(jìn)行制訂和完善，確保內(nèi)部控制落地。因此在內(nèi)部控制建設(shè)過(guò)程中修改了19個(gè)程序文件，新增了12個(gè)制度，修訂了20個(gè)制度。

五、內(nèi)部控制建設(shè)中應(yīng)注意的問(wèn)題

一是與現(xiàn)有的管理相融合。學(xué)校管理涉及到教學(xué)管理、學(xué)生管理、科研管理、后勤管理;涉及到物資管理、資金管理、信息管理;在多年的管理實(shí)踐中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一套完善的管理制度和辦法。而內(nèi)部控制重點(diǎn)是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理，是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)加以控制，以達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的，保證學(xué)校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)符合國(guó)家、部門和學(xué)校的管理要求，保證學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。內(nèi)部控制不是在學(xué)校管理的基礎(chǔ)上另搞一套管理制度，而是在原有的管理基礎(chǔ)上，梳理業(yè)務(wù)管理流程，明確責(zé)任和權(quán)限，采取控制措施，提升管理水平。二是與現(xiàn)有的質(zhì)量管理體系相融合。目前技師類院校內(nèi)部控制與ISO質(zhì)量管理在管理理念、管理方法上有很多相同點(diǎn)，但在管理范圍、側(cè)重點(diǎn)卻存在不同，ISO質(zhì)量管理體系重點(diǎn)關(guān)注管理質(zhì)量的完成，而內(nèi)部控制體系關(guān)注的是風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制。把內(nèi)部控制體系和ISO質(zhì)量管理體系有效地融合在一起，既可以降低管理成本，又可以提高工作效率。目前學(xué)院已實(shí)施了ISO質(zhì)量管理體系，ISO包括四級(jí)文件，其中程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和質(zhì)量記錄與內(nèi)部控制手冊(cè)中的流程控制、控制措施和控制文檔是一致的，因此，內(nèi)部控制建設(shè)與ISO的融合應(yīng)堅(jiān)持“優(yōu)化流程、規(guī)范管理、高度融合、持續(xù)改進(jìn)”的原則，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)統(tǒng)一”，即制度統(tǒng)一、流程統(tǒng)一、文檔統(tǒng)一和審核統(tǒng)一。從內(nèi)控的角度修訂、補(bǔ)充和完善學(xué)校相應(yīng)的管理流程和管理制度、辦法，真正實(shí)現(xiàn)與ISO質(zhì)量管理體系整合，有效避免學(xué)校管理“兩張皮”，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)同步”，即同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施、同步改進(jìn)、同步審核，減少重復(fù)工作，降低管理成本，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的管理目標(biāo)。

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（作者單位：廣州市工貿(mào)技師學(xué)院 廣東廣州 510425）

[作者簡(jiǎn)介：莫海珊（1974—），女，海南瓊海人，廣州市工貿(mào)技師學(xué)院財(cái)務(wù)處長(zhǎng)，會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制]

（責(zé)編：若佳）