淺談醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的檔案管理

文/永州職業(yè)技術(shù)學(xué)院附屬醫(yī)院 唐亞萍

從醫(yī)院的角度進(jìn)行分析，檔案主要是指醫(yī)院在開展醫(yī)療管理活動中所形成的各種文件和專業(yè)資料。在醫(yī)院的醫(yī)療管理活動中，檔案管理工作占據(jù)著重要的發(fā)展地位，其是醫(yī)院內(nèi)部管理的核心關(guān)鍵，能為醫(yī)療管理工作提供理論依據(jù)和參考資料。醫(yī)院必須高度重視檔案管理工作，加強管理力度，才能提高醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)水平，才能促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。然而，醫(yī)院在開展檔案管理工作的實際過程中，仍然無可避免的存在一些制約因素，這些因素逐漸演變成阻礙檔案管理工作開展的相關(guān)問題，嚴(yán)重降低檔案管理質(zhì)量。新時期下，醫(yī)院應(yīng)從實際情況出發(fā)，找出檔案管理存在的常見問題，建立規(guī)范的檔案管理工作秩序，規(guī)范人員管理體系，以更好的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展。本文就醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的檔案管理談?wù)効捶ā?/p>

一、現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的重要意義

檔案作為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)管理活動中最重要的資料，記錄著醫(yī)院建立以來的各種信息，包括歷史病例、人事檔案資料等等，這些信息不僅對醫(yī)院的各項醫(yī)療服務(wù)活動有著十分重要的意義，更能在一定程度上推動醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。一直以來，醫(yī)院都把檔案作為醫(yī)療服務(wù)活動的導(dǎo)航，醫(yī)務(wù)人員可以通過對檔案資料進(jìn)行分析，加強對醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀的了解，從而制定明確的工作規(guī)劃和工作目標(biāo)?？梢?，伴隨著醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，如何加強檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作已成為醫(yī)院醫(yī)療管理質(zhì)量評價的一大指標(biāo)，現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作顯得越來越重要。

二、現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)中檔案管理存在的主要問題

現(xiàn)階段，國內(nèi)的許多醫(yī)院在管理檔案過程中仍然沿用傳統(tǒng)的“粗放型”管理手段，不但影響管理質(zhì)量，更是引發(fā)管理混亂、檔案外泄等管理不當(dāng)問題，嚴(yán)重制約了現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)。問題如下：

（一）醫(yī)院高層重視程度不足，缺乏有效管理機制。當(dāng)前國內(nèi)相當(dāng)多的醫(yī)院對檔案管理工作的認(rèn)識存在偏差，高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不足，未能充分認(rèn)識到檔案是醫(yī)院的財富，做好檔案管理工作，是相關(guān)檔案管理工作者的歷史使命。檔案管理工作是一個復(fù)雜的、系統(tǒng)的工程，需要設(shè)立專門的管理機制，才能更好地落實。然而，在部分醫(yī)院檔案管理工作中，尚未建立統(tǒng)一的檔案管理體系和制度，部分傳統(tǒng)的制度也有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。醫(yī)院高層對檔案管理的重視程度不足，檔案管理機制的缺乏，使得檔案管理工作地位日趨弱化，這在一定程度上制約了檔案管理工作的開展，嚴(yán)重影響了檔案醫(yī)院醫(yī)療管理質(zhì)量。

（二）管理制度不完善，缺乏制約協(xié)調(diào)機制。醫(yī)院的檔案管理工作，仍舊在沿用“一條龍”管理模式，即是指負(fù)責(zé)該項工作的工作人員，其所取得的檔案資料由其去裝訂成冊，并自行保管。在這種管理模式下，如果工作人員出差、調(diào)走或者轉(zhuǎn)行，那么其所負(fù)責(zé)管理的檔案資料就會受到使用限制。離崗人員對檔案資料交代處理不善，接人的管理人員，沒有向前負(fù)責(zé)人了解檔案資料的使用，極容易導(dǎo)致混亂管理問題。

三、醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理問題的改進(jìn)策略

（一）更新觀念，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化。正確的現(xiàn)代化管理理念對于檔案資源的利用具有重要的指導(dǎo)意義。伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，以及信息化管理技術(shù)的深入發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理環(huán)境造成了很大的影響，新型檔案載體的保管面臨著新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員必須脫離傳統(tǒng)人力手工管理理念的禁錮，著眼于現(xiàn)實，不斷創(chuàng)新檔案管理理念，自覺加強檔案存儲、加工、傳遞、服務(wù)和利用工作，并且在現(xiàn)代化管理理念的催化作用下充分發(fā)揮檔案資源在醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的服務(wù)功能。另一方面，雖然電子檔案有很多優(yōu)點，但是目前的管理模式、信息載體和技術(shù)的不穩(wěn)定等等因素，比如一些作為憑證的資料，一些法律效力的文件，簽章等，必須以紙質(zhì)形成存在。故此，檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，不能全盤否定紙質(zhì)檔案，而是紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合，做到兩者相互完善，共同存在。

（二）完善制度，營造良好檔案管理環(huán)境。制度是醫(yī)院一切醫(yī)療服務(wù)管理活動的基礎(chǔ)和保障，一套規(guī)范的制度能醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行行為約束，從而改變他們的工作態(tài)度，提高工作積極性。同樣的，在醫(yī)院的檔案管理工作中，需要一套完善的管理制度，才能為檔案管理人員營造良好的管理環(huán)境，從而規(guī)范他們的工作行為，提高檔案管理質(zhì)量。因此，一方面醫(yī)院可以把檔案管理工作實現(xiàn)“三納入”“四同步”，即：納入計劃規(guī)劃、管理制度以及相關(guān)負(fù)責(zé)人職責(zé)范疇；實現(xiàn)布置工作、檢查工作、總結(jié)工作和驗收鑒定工作的同步。另一方面，醫(yī)院還可以建立一套科學(xué)合理、操作簡單的激烈機制，對檔案管理人員進(jìn)行績效、能力、考勤等方面的綜合考核，對一些工作積極性高、成績突出的人員給予一定的獎勵，形成一個良性的競爭環(huán)境，從而調(diào)動工作人員的工作積極性和競爭意識，以全面提升檔案管理質(zhì)量，加快醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)步伐。

（三）加強建設(shè)，促進(jìn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化。醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式下，依靠人力手工為主，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，人力手工管理已難以適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。醫(yī)院應(yīng)加大資金投入，加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備建設(shè)，已逐步實現(xiàn)檔案管理電子化、自動化，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢提高工作效率。首先，從國家對醫(yī)院檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，配置檔案管理所需要的辦公室、閱檔室以及資料庫等，并且添置工作所需的計算機、檔案密集架等。其次，還要進(jìn)一步加強檔案的保護(hù)工作，可添加除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設(shè)備對檔案進(jìn)行保護(hù)。最后，引入符合醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化軟件技術(shù)，并加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強化他們的管理技能，除了扎實的檔案管理專業(yè)知識外，檔案管理人員還需要懂得運用現(xiàn)代化的信息工具，提高工作效率，以順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，以全面提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

（四）優(yōu)化服務(wù)，提高檔案利用價值。檔案管理的根本在于開發(fā)和利用，在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的歷程中，檔案的傳統(tǒng)服務(wù)方式與現(xiàn)代服務(wù)方式之間依舊呈現(xiàn)出強烈的互補性，正確處理傳統(tǒng)服務(wù)方式和現(xiàn)代服務(wù)方式之間的關(guān)系，有利于加大檔案的開發(fā)和利用力度，提高檔案利用價值。為此，醫(yī)院應(yīng)從檔案的開發(fā)和利用出發(fā)，優(yōu)化服務(wù)方式，不斷加強和改進(jìn)，使醫(yī)院的檔案資料得以物盡所用，進(jìn)而為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供所需的信息數(shù)據(jù)，以便于醫(yī)院了解、分析醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)狀況。這樣一來，醫(yī)院就可以通過對檔案的開發(fā)和利用，提高檔案的利用率，為醫(yī)院經(jīng)營決策提供有價值的信息。

四、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理包括了醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)事業(yè)經(jīng)營發(fā)展所需的各種檔案資料，對于現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)而言，檔案管理工作已經(jīng)成為了醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重難點。伴隨著社會現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理工作對于醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展顯得更加重要，為了更好地實現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)，相關(guān)部門一定要加大檔案管理工作的重視力度，從而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

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