淺談城建檔案整理工作的若干問題

文/新疆木壘縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局 翟曉華

在城建快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境中，采取高效的檔案管理措施，不斷提高檔案管理工作的效率是各個(gè)單位非常重視的問題。因此，需要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前城建檔案整理中存在的問題，再采取相應(yīng)的整理措施，從而促使城建檔案整理更加準(zhǔn)確、更加真實(shí)，從而推動(dòng)城建檔案管理朝著更加科學(xué)的方向發(fā)展。

一、目前城建檔案整理中存在的問題

（一）仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，工作效率低下。城建檔案整理是管理城建檔案工作基本原則的重要手段。然而，由于目前檔案室管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，在城建檔案管理過程中仍然采用傳統(tǒng)的管理模式。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新環(huán)境發(fā)展的需要，比如說對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平還比較低，這樣則嚴(yán)重制約著城建檔案管理的工作效率；一些不規(guī)范的操作流程也嚴(yán)重影響著城建檔案管理的質(zhì)量。由于城建檔案管理涉及的單位較多，城建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)也沒有統(tǒng)一界定，這就造成了城建檔案在歸檔的過程中出現(xiàn)了質(zhì)量和內(nèi)容不統(tǒng)一的現(xiàn)象，正是這些現(xiàn)象給檔案室增加了壓力。

（二）城建檔案管理缺乏科學(xué)和系統(tǒng)性，檔案資料利用率低。目前，在一些城建檔案資料管理過程中，大部分城建檔案管理人員對(duì)城建檔案資料管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏科學(xué)和系統(tǒng)的管理規(guī)定，從而無法將城建檔案管理職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，嚴(yán)重影響了建筑工程項(xiàng)目檔案資料、單位資料、分部資料、建筑工程文件、工程準(zhǔn)備階段文件等工作整理的開展。同時(shí)，當(dāng)前城建檔案室工作人員流動(dòng)性較大，這樣很容易造成城建檔案資料歸檔不清楚，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響城建檔案資料的利用率。

（三）檔案資料管理保密性較低，影響了檔案資源的共享。城建檔案主要是在城市規(guī)劃和建設(shè)過程中，以及相關(guān)管理工作開展過程中形成的，以歸檔保存文字、圖表和聲像等各種載體文件管理材料。在當(dāng)前城建檔案管理過程中，其資料管理形式不固定，這樣便直接降低了城建檔案管理的保密性，容易遭受侵入。同時(shí)，電子檔案資料信息被人們惡意改動(dòng)的可能性比紙質(zhì)檔案資料管理的可能性要大，從而導(dǎo)致電子信息化城建檔案管理人員很難察覺到文書檔案管理資料內(nèi)容的變化現(xiàn)象。同時(shí)，城建檔案信息在收集的過程中來源于不同的單位，這就需要城建檔案管理人員分別對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這樣在統(tǒng)計(jì)的過程中便會(huì)嚴(yán)重影響到城建檔案資料的保密性。然而，如果為了確保城建檔案資料信息的保密性，而不將信息共享出來，又會(huì)在一定程度上影響到城建檔案信息的利用效率。

二、完善城建檔案整理的策略

（一）建設(shè)城建檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的現(xiàn)代化，提高城建檔案整理效率?，F(xiàn)代電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在存儲(chǔ)上、搜索上都較為麻煩，而城建檔案的信息化管理卻有著很多優(yōu)點(diǎn)。因此，在今后的發(fā)展過程中，城建檔案室要以收藏容量大，高密度，聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)的電子檔案介質(zhì)作為未來收藏的主要方式。電子檔案可以說是全新的檔案類型，通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)之后，并編程為計(jì)算機(jī)代碼進(jìn)識(shí)別。城建電子檔案在網(wǎng)絡(luò)的支持下可以隨時(shí)隨地的被廣大用戶借閱。檔案網(wǎng)站與數(shù)字檔案的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代的主要體現(xiàn)，有利于為城市測繪和地質(zhì)勘查、城市規(guī)劃、城市建設(shè)、工業(yè)、民用建筑工程、市政、公用設(shè)施工程建設(shè)等提供充足的理論依據(jù)。尤其是網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷深入，城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)使用已經(jīng)出現(xiàn)，可以利用互聯(lián)網(wǎng)快捷地進(jìn)行查詢，有效突破了地域性的限制。城建信息資源要實(shí)現(xiàn)共享，將焦點(diǎn)集中在計(jì)算機(jī)硬件配置與軟件配置上，讓城建檔案管理更加現(xiàn)代化。

（二）制定科學(xué)和系統(tǒng)性的檔案管理制度，減少檔案管理工作人員流動(dòng)，提高檔案資料利用率。目前，在城建檔案的管理過程中，檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，構(gòu)建科學(xué)和系統(tǒng)的管理規(guī)定，將城建檔案管理過程中的各項(xiàng)職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，從而有效提高當(dāng)前城建檔案整理的水平。同時(shí)，還應(yīng)該最大限度減少城建檔案管理工作人員的流動(dòng)，避免出現(xiàn)城建檔案資料歸檔不清楚的現(xiàn)象，有效提高城建檔案資料的利用率。

（三）檔案收集逐漸走向電子化，利用管理系統(tǒng)完善個(gè)人信息，確保檔案資料的保密性。傳統(tǒng)的城建檔案收集是個(gè)人或集體通過記錄的方式，而未來的城建檔案收集方式完全可以利用信息網(wǎng)絡(luò)。用戶通過登錄相應(yīng)的管理系統(tǒng)將城建信息完善，然后通過網(wǎng)絡(luò)將城建信息傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)利用特定的編號(hào)方式對(duì)每一個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，管理人員完全可以在終端計(jì)算機(jī)前面對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，而這個(gè)過程不要面對(duì)面，只要準(zhǔn)備一臺(tái)機(jī)器與一個(gè)網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，應(yīng)該讓信息系統(tǒng)統(tǒng)一處理多個(gè)單位城建檔案信息，從而確保城建檔案管理資料的保密性。

三、結(jié)論

在現(xiàn)代城市建設(shè)快速發(fā)展的背景下，對(duì)城建檔案資料的需求也不斷增加，傳統(tǒng)的城建檔案資料整理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代城市建設(shè)發(fā)展的需要，嚴(yán)重阻礙了城市建設(shè)的發(fā)展。因此，需要加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)與管理，構(gòu)建科學(xué)系統(tǒng)的城建檔案整理制度，創(chuàng)新城建檔案整理方法，以便為城市建設(shè)發(fā)展提供更多準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，從而推動(dòng)城市建設(shè)更好的發(fā)展。

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