檔案立卷管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

文/凌源市人力資源和社會保障局 李士旺

在當(dāng)前己進(jìn)入云計(jì)算信息處理時(shí)代，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用已滲入到工作、生活的每一個(gè)角落，信息化早己不再是虛無飄渺的詞匯了，而是成為一種實(shí)實(shí)在在地應(yīng)用到工作中的管理方式和手段。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得檔案的信息化管理功能變得越來越強(qiáng)大，越來越易于實(shí)現(xiàn)。

一、系統(tǒng)目標(biāo)

這一系統(tǒng)的研發(fā)主要為了解決某單位檔案管理高新技術(shù)應(yīng)用和信息化處理方面存在的主要問題，依據(jù)本單位檔案管理工作現(xiàn)狀，主要目的就是為了提高系統(tǒng)部層級的二級機(jī)構(gòu)檔案管理工作信息化程度，在保證檔案資料安全的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作效率和檔案利用率，進(jìn)一步減輕檔案管理工作人員的工作。當(dāng)前嚴(yán)重缺少專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)一部分一級檔案管理部門的檔案管理工作，承擔(dān)必要的一級檔案管理部門的檔案流通利用壓力，對一級檔案管理部門當(dāng)前缺少的電子檔案數(shù)據(jù)給予有效的補(bǔ)充，使檔案管理工作與當(dāng)前檔案資料載體多樣性變化相適應(yīng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科技化、網(wǎng)絡(luò)化和高效化。

二、系統(tǒng)可行性分析

（一）管理層面的可行性分析。檔案管理工作長期以來沒有得到有關(guān)人員的重視，在管理改革中沒有對其給予充分的關(guān)注。幾十年來，隨著單位的不斷發(fā)展，規(guī)模越來越大，業(yè)務(wù)逐步增多，檔案的數(shù)量和種類也越來越繁瑣，但設(shè)置的專業(yè)管理人員并沒有增多，仍然應(yīng)用過去的檔案管理工作模式和管理手段，檔案管理工作沒有實(shí)現(xiàn)改革。在此期間雖然也增添了計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，但由于應(yīng)用的系統(tǒng)過于陳舊，操作過于繁瑣，存在大量的虛設(shè)功能，不能滿足單位管理政策與檔案管理工作的要求，導(dǎo)致本單位的檔案管理科技化程度沒有得到明顯提高。所以，為了迅速提高本單位檔案管理工作質(zhì)量，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，提高檔案利用處理效率，隨著當(dāng)前信息化程度的快速發(fā)展，實(shí)行檔案管理信息化得到了人們的普遍關(guān)注，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案載體電子化的必要手段。

（二）技術(shù)層面的可行性分析。硬件設(shè)施方面，單位的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，單位對此也進(jìn)行了嚴(yán)格管理及維護(hù)，達(dá)到了較高的計(jì)算機(jī)終端普及率和聯(lián)網(wǎng)率，單位二級機(jī)構(gòu)兼職檔案員全部配備有計(jì)算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。人員素質(zhì)方面，在過去較長時(shí)期內(nèi)，人們都認(rèn)為檔案管理工作沒有技術(shù)含量，因此人員素質(zhì)沒有得到有關(guān)方面的重視。當(dāng)前存在的主要問題就是人員年齡結(jié)構(gòu)過大，素質(zhì)不高，但隨著引進(jìn)大量的兼職檔案員，有力改善了這一現(xiàn)狀。由于單位多年實(shí)行信息化管理，當(dāng)前應(yīng)用的OA系統(tǒng)得到了迅速普及，人們普遍具備辦公所需的計(jì)算機(jī)操作技能，兼職檔案員本身所具備的計(jì)算機(jī)操作能力完全可以勝任當(dāng)前的檔案管理工作，并且實(shí)現(xiàn)了短時(shí)間內(nèi)的推廣應(yīng)用，不用再對這些人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，在操作技術(shù)上保證了檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）系統(tǒng)功能需求。本系統(tǒng)主要提供二級檔案管理機(jī)構(gòu)兼職檔案員在完成檔案管理工作各項(xiàng)職能要求時(shí)所需要的操作功能，是針對提升基層檔案管理工作質(zhì)量和效率而進(jìn)行的設(shè)計(jì)，從安全性、實(shí)用性、高效性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，主要包括了用戶登入登出、系統(tǒng)管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案備份等各項(xiàng)功能模塊。按照檔案管理工作的實(shí)際要求，細(xì)化為用戶登入、安全登出、用戶管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案錄入、檔案修改、立卷標(biāo)準(zhǔn)錄入、立卷審核、多種形式檔案查閱管理、外借及歸還管理、各種檔案管理資料的打印輸出及檔案的備份和還原等功能。

本系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)絡(luò)平臺下運(yùn)行，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在二級機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。并采用多種安全加密處理方式，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。系統(tǒng)使用者利用個(gè)人辦公終端使用瀏覽器實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的使用和各項(xiàng)操作。系統(tǒng)工作時(shí)，首先由檔案管理員輸入用戶信息和部門信息，確定可使用系統(tǒng)的人員及用戶的初始登錄密碼;然后兼職檔案員按照檔案歸檔時(shí)限的要求和立卷規(guī)范輸入檔案信息內(nèi)容，并根據(jù)各類檔案的公開性要求確定檔案是否對借閱人網(wǎng)上開放，在立卷過程中通過系統(tǒng)進(jìn)行檔案的分類、案卷的形成、檔案目錄、卷內(nèi)目錄等各項(xiàng)檔案資料的生成。立卷完成后由檔案管理員進(jìn)行立卷審核，審核完畢即可進(jìn)行網(wǎng)上查閱并進(jìn)行實(shí)物案卷移交；借閱人此時(shí)可進(jìn)行檔案資料的查閱，系統(tǒng)生成各種查閱記錄;最后檔案管理員可通過系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能對檔案的數(shù)量、分類及利用記錄等進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，可通過系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多格式兼容性備份(如WORD、EXCEL等格式)和還原，有效地提高了檔案資料的利用價(jià)值，保障了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，在系統(tǒng)工作的某些環(huán)節(jié)中，按照功能所需提供對應(yīng)的打印、下載等操作。

[1] 施麗虹. 小議檔案立卷[J]. 山西檔案，2010(S1)

[2] 耿長秋. 淺談科技檔案立卷與歸檔操作規(guī)范的建立[J].中國藥事，2010(06)