如何提升檔案在高職院校中的作用

文/寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院　豆亞玲

如何提升檔案在高職院校中的作用

文/寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院豆亞玲

【摘要】本文分析了高職院校檔案的作用，提出了提升高職院校檔案作用的有效措施，以便更好的服務(wù)于廣大師生，服務(wù)于社會(huì)，希望更多的檔案工作者能從中得到啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案的作用；提升；有效措施

隨著國(guó)家教育事業(yè)的不斷發(fā)展，尤其是《國(guó)務(wù)院關(guān)于大力推進(jìn)高職教育改革與發(fā)展的決定》一出來(lái)，高職教育在各個(gè)地市得到政府的大力支持，辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，為國(guó)家培養(yǎng)出一大批生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)一線的技術(shù)應(yīng)用型人才，與此同時(shí)高職院校的檔案工作的更凸顯出重要性。高職院校的檔案在學(xué)院建設(shè)發(fā)展中起承前啟后的作用，多數(shù)檔案的原始記錄或知識(shí)信息能夠滿足學(xué)院建設(shè)發(fā)展中的各項(xiàng)需求，為學(xué)院的建設(shè)發(fā)展、改革提供了許多有據(jù)可查的最直接、最真實(shí)的第一手資料。

一、高職院校檔案的作用

（一）檔案是學(xué)院行政管理和教學(xué)業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)。高職院校檔案是由學(xué)院行政管理部門(mén)和教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)在學(xué)院各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的各種文件材料及聲像資料積累、轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是各項(xiàng)行政管理工作和學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的記錄，反映了學(xué)校行政管理和教學(xué)活動(dòng)的完整情況。記錄著學(xué)院歷史發(fā)展的成績(jī)及寶貴經(jīng)驗(yàn)，為國(guó)家教育事業(yè)及高職院校的下一步發(fā)展提供了強(qiáng)有力的借鑒及參考憑據(jù)。

（二）高職院校檔案是教育、教學(xué)研究的必不可少的有力保障。

檔案是記錄學(xué)院發(fā)展及各項(xiàng)研究成果的最原始的資料，其真實(shí)可靠性是值得信賴(lài)的。在高職院校中各項(xiàng)教育、教學(xué)研究工作是必不可少的。學(xué)院的檔案資料為教育、教學(xué)研究者提供了大量真實(shí)的教學(xué)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)供研究者參考，這樣就避免了好多工作重復(fù)進(jìn)行，研究者可以從大量的檔案數(shù)據(jù)中找到規(guī)律吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免走彎路。為廣大師生進(jìn)行教育、教學(xué)研究提供了豐富的資源平臺(tái)，保證了研究工作的順利進(jìn)行。

（三）高職院校檔案是積累和傳播知識(shí)的重要載體。人類(lèi)的文明靠的是文化知識(shí)的積累和傳播，教育更是如此，高職院校檔案的內(nèi)容涵蓋面廣，記錄了高職院校各個(gè)歷史時(shí)期發(fā)展、變化的材料，是歷史傳承，知識(shí)傳播和學(xué)識(shí)發(fā)展不可缺少的重要資源。高職院校檔案是全院師生知識(shí)的源泉，為學(xué)院進(jìn)步發(fā)展、教學(xué)改革的提供有力的參考資料。

二、提升高職院校檔案作用的有效措施

檔案的價(jià)值是潛在的，高職院校檔案館（室）只有對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)、加工、匯集工作的同時(shí)，又要做到主動(dòng)提供服務(wù)，才能使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。為此，我們?cè)谧⒅貦n案收集質(zhì)量的同時(shí)要提高檔案利用率，并及時(shí)分析、研究找出工作中的不足，為高職院校檔案作用的發(fā)揮創(chuàng)造前提條件。

（一）加大高職院校檔案收集力度，確保檔案收集效果。充足翔實(shí)的材料是服務(wù)之本，是提供利用的前提和基礎(chǔ)。檔案收集的效果應(yīng)該達(dá)到數(shù)量充分，質(zhì)量?jī)?yōu)化，成分充實(shí)，注重特色，才能充分發(fā)揮檔案的作用，滿足學(xué)院師生的需求。近年來(lái)，由于高職院校大都是由多所中專(zhuān)學(xué)校合并產(chǎn)生的，接收進(jìn)館的檔案大多不完善，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行重新歸整，使得想查查不到，要改變這一現(xiàn)狀，就要努力豐富館藏，制定切實(shí)可行的收集方案，進(jìn)行規(guī)范整理。一是選派專(zhuān)業(yè)人員經(jīng)常督促檢查各系部單位檔案收集和歸檔情況，明確收集范圍，確保檔案材料收集要及時(shí)、齊全、完整。二是要確保收集渠道暢通，范圍廣泛，信息靈敏。當(dāng)然我們對(duì)收集到的資料的真實(shí)性、可靠性要進(jìn)行分析，為檔案及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)揮功效做好準(zhǔn)備。

（二）做好高職院校檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作。高職院校的檔案只有不停地被廣大師生借閱、利用才能體現(xiàn)出其價(jià)值，因此開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是高職院校檔案部門(mén)建設(shè)和發(fā)展的主要途徑。首先，要建立檔案信息網(wǎng)，將不涉密的檔案信息網(wǎng)上公布，使用戶方便、快捷地查詢到所需的檔案信息。二要做好編研工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，最大限度地滿足學(xué)院師生對(duì)檔案信息的需求，更好地為學(xué)院建設(shè)和發(fā)展事業(yè)服務(wù)。三要做好開(kāi)放檔案的宣傳工作，通過(guò)各種媒體把不涉密的檔案目錄和檔案全文向?qū)W院師生公布，為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。

（三）注重高職院校檔案價(jià)值時(shí)效性。高職院校的教學(xué)、科研檔案有其特殊性，其價(jià)值與時(shí)間的關(guān)系極為密切。特別是好多實(shí)驗(yàn)參數(shù)，其價(jià)值是有時(shí)限的，有的科研數(shù)據(jù)可能在一段時(shí)期內(nèi)有較高的參考利用價(jià)值，隨著時(shí)間的推移，這種價(jià)值逐漸減小，甚至消失。這就要求我們檔案管理人員要對(duì)有些時(shí)效性強(qiáng)的檔案資料進(jìn)行全面、合理的分析，準(zhǔn)確掌握其價(jià)值的時(shí)效性，適時(shí)地提供利用，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，提供給檔案利用者，以便發(fā)揮檔案的最大利用價(jià)值。

（四）克服影響高職院校檔案作用發(fā)揮的制約條件。高職院校檔案作用的發(fā)揮受到以下條件的制約：一是高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度不夠。由于各高職院校是剛合并產(chǎn)生的，目前也都處于建設(shè)發(fā)展中，院領(lǐng)導(dǎo)還都沒(méi)有清楚認(rèn)識(shí)到檔案在院校中的重要作用，對(duì)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施投資及專(zhuān)業(yè)人員培養(yǎng)不到位。二是檔案管理機(jī)構(gòu)不健全。機(jī)構(gòu)不健全導(dǎo)到檔案工作無(wú)人問(wèn)津，無(wú)人重視。要成立以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺(jué)維護(hù)檔案工作的體系。三是檔案干部隊(duì)伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)能力較低。要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。

高職院校的檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的戰(zhàn)略任務(wù)，在當(dāng)前新形勢(shì)下我們檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)高職院校檔案的價(jià)值，及時(shí)有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極探索提升檔案價(jià)值的途徑，引領(lǐng)廣大師生做好學(xué)院的檔案收集、管理工作，為學(xué)院的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。