公立醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題分析及對(duì)策

文/蚌埠醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院　　胡蘊(yùn)　周煥

公立醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題分析及對(duì)策

文/蚌埠醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院胡蘊(yùn)周煥

【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)際，從公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前公立醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，并結(jié)合公立醫(yī)院改革實(shí)際，提出了加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理的相關(guān)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】公立醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）組織管理體系不健全。醫(yī)院檔案種類(lèi)繁多，沒(méi)有一個(gè)強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)門(mén)的部門(mén)來(lái)進(jìn)行管理，工作很難推進(jìn)。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)好多醫(yī)院檔案管理工作雖然有院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行分管，但是重視程度明顯不夠，有的醫(yī)院沒(méi)有獨(dú)立的綜合檔案管理部門(mén)，綜合檔案室歸辦公室或者組織人事部門(mén)管理，而這些部門(mén)往往業(yè)務(wù)繁忙，影響了檔案管理效率。對(duì)于設(shè)立綜合檔案室的醫(yī)院，存在其負(fù)責(zé)人由別的部門(mén)兼任情況，如筆者熟悉的一家兄弟單位雖然成立了綜合檔案室且由院長(zhǎng)直接分管，但是綜合檔案室主任一直空著，由其組織人事處處長(zhǎng)和院辦主任兼任綜合檔案室副主任。領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，也使得綜合檔案室在醫(yī)院的地位較低，往往認(rèn)為綜合檔案室是可有可無(wú)的部門(mén)，這不利于醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展。隨著綜合醫(yī)院等級(jí)評(píng)審工作的開(kāi)展，各家醫(yī)院都紛紛完善了各種規(guī)章制度，但是在檔案管理這方面還有所欠缺，好多醫(yī)院檔案管理制度不健全，缺乏從醫(yī)院整體層面的醫(yī)院檔案管理的制度、分工、職責(zé)、考核指標(biāo)。不同醫(yī)院檔案管理模式各不相同，尚未建立統(tǒng)一規(guī)范的管理模式。在醫(yī)院綜合目標(biāo)考核中，檔案管理也未納入考核。

（二）檔案管理人員、設(shè)施投入不足。由于綜合檔案室在醫(yī)院受重視程度不高，其工作人員隨意性強(qiáng)，筆者了解部分醫(yī)院綜合檔案室人員往往不是檔案專(zhuān)業(yè)出身，好多都是引進(jìn)人才的配偶和不想從事臨床工作的護(hù)理人員及退伍人員組成，其檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)比較缺乏，而且醫(yī)院對(duì)其也沒(méi)有指定專(zhuān)門(mén)的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育和崗位培訓(xùn)，進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)更是很少，導(dǎo)致其管理理念和水平，還停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理上，工作主動(dòng)性和積極性不夠，工作效率也偏低。

醫(yī)院檔案管理離不開(kāi)場(chǎng)地的支持，當(dāng)前公立醫(yī)院正處于快速擴(kuò)張期，病房尚不能滿足患者就醫(yī)需求，行政辦公用房就更加緊張，筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多醫(yī)院檔案室面積不足100平方米，而醫(yī)院歷年來(lái)需要保存的檔案很多，現(xiàn)有面積遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足醫(yī)院檔案管理工作需要，而且有的醫(yī)院檔案室缺乏專(zhuān)業(yè)檔案柜，檔案存放無(wú)序，很難進(jìn)行查找。按照管理規(guī)定，檔案室必須要配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施，而且綜合醫(yī)院等級(jí)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)要去，檔案室需要配備電子監(jiān)控系統(tǒng)。筆者調(diào)查醫(yī)院中，大部分配備了滅火器、樟腦丸等，而防盜穿，除濕機(jī)，電子監(jiān)控系統(tǒng)等僅極少數(shù)醫(yī)院配備。

（三）檔案利用率低。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容眾多，且分散在各個(gè)部門(mén)，檔案的收集、分類(lèi)、歸檔需要在各個(gè)不同部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，而醫(yī)院檔案管理制度不健全和檔案管理流程不清晰，使得綜合檔案室保管的資料覆蓋面不夠。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)部門(mén)醫(yī)院綜合檔案室保存最多的是醫(yī)院文書(shū)檔案，包括上級(jí)來(lái)文和自己內(nèi)部運(yùn)行文件。而應(yīng)該保存的醫(yī)院人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、病歷、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科技檔案、教學(xué)檔案、圖片、音頻、視頻等檔案管理混亂。大部分分散在各個(gè)職能主管部門(mén)進(jìn)行管理，但是這些部門(mén)大多缺乏專(zhuān)業(yè)的符合檔案管理要求的檔案室保管條件，檔案內(nèi)容不全，資料流失嚴(yán)重。此外檔案管理離不開(kāi)信息化手段的支撐，種類(lèi)繁多的各類(lèi)檔案僅靠傳統(tǒng)上的手工word、excle等進(jìn)行分類(lèi)管理和紙質(zhì)登記，工作量大，效率也偏低，不利于檔案的查閱和利用。醫(yī)院在檔案管理經(jīng)費(fèi)投入的不足和重視程度的不夠使得好多醫(yī)院并未配備相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，少數(shù)配備信息化管理系統(tǒng)的，由于人員素養(yǎng)等因素，系統(tǒng)的作用并為得到完全發(fā)揮。以上不利因素的存在，導(dǎo)致檔案的利用效率偏低。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理相關(guān)對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院任何工作的開(kāi)展都離不開(kāi)的領(lǐng)導(dǎo)的重視，做好醫(yī)院檔案管理工作，必須要注重對(duì)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。院領(lǐng)導(dǎo)班子需要明細(xì)專(zhuān)人分管檔案管理，綜合檔案室明確為醫(yī)院獨(dú)立行政部門(mén)，并配備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員，以保證人員素養(yǎng)能夠滿足工作開(kāi)展需要。同時(shí)需要制定醫(yī)院檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，保管檔案的內(nèi)容和類(lèi)別，檔案歸檔時(shí)間和流程，檔案保管條件和措施，檔案查閱和利用的條件等來(lái)確保檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展。好的制度制定后，關(guān)鍵是執(zhí)行，必須要和醫(yī)院各科室及時(shí)進(jìn)行宣傳和動(dòng)員，讓其了解并熟悉醫(yī)院檔案管理的要求和流程，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，在工作中就存在的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，以促進(jìn)工作開(kāi)展。

（二）注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。檔案管理人員具體從事相應(yīng)工作，其素養(yǎng)的高低直接影響工作的開(kāi)展效率。為做好檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)就顯得尤為重要。醫(yī)院人事部門(mén)需要將檔案管理人員納入到醫(yī)院的人才培養(yǎng)整體規(guī)劃中，注重對(duì)其職業(yè)技能的培訓(xùn)和工作中新知識(shí)、新方法、新手段的培養(yǎng)，通過(guò)繼續(xù)教育來(lái)提高其利用現(xiàn)代信息化手段來(lái)管理檔案的技能和意識(shí)，不斷增加醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和信息化水平。

（三）保障經(jīng)費(fèi)投入和硬件建設(shè)。檔案管理對(duì)場(chǎng)地和相關(guān)設(shè)施的要求很高，這需要醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的經(jīng)費(fèi)支持力度，配備必需的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮設(shè)備和相關(guān)的溫濕度自動(dòng)監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)，同時(shí)檔案管理相關(guān)的檔案柜、文件盒、書(shū)立、裝訂器、移動(dòng)硬盤(pán)、掃描儀等，更為關(guān)鍵是隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作離不開(kāi)信息管理系統(tǒng)的支撐，這些都離不開(kāi)經(jīng)費(fèi)的支持。通過(guò)加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入，可以改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施，必將有利于各項(xiàng)工作的開(kāi)展和提高。

（四）提高醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)和利用效率。目前信息技術(shù)的發(fā)展和在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理工作更加便捷。如可以利用檔案管理信息系統(tǒng)檢索便捷的優(yōu)點(diǎn)，通過(guò)案卷目錄、索引、文號(hào)、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，極大提高檔案查詢效率，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)和利用起到積極促進(jìn)作用。通過(guò)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把醫(yī)院的各類(lèi)檔案、圖書(shū)、情報(bào)、資料榮威一體，有利于檔案的編纂，可以把原本分散在各個(gè)科室的檔案資源，進(jìn)行統(tǒng)一的收集、整理、分析、研究、利用。如可以編撰醫(yī)院介紹、文件匯編、組織沿革、大事記、醫(yī)院各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯編、干部人事資料匯編、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員職稱(chēng)資料匯編、科研項(xiàng)目、論文、專(zhuān)利、科技進(jìn)步獎(jiǎng)等成果匯編，醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中重要事件視頻、音頻、照片匯編等，為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用奠定良好基礎(chǔ)。尤其需要提高的是，在工作中要注重提高檔案為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)的效益，積極進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索查閱、檔案復(fù)制等工作，并做好登記、統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)跟蹤進(jìn)展，了解檔案在利用中所產(chǎn)生的各種效益，提高檔案利用效率。

總之，檔案管理，不是簡(jiǎn)單的各類(lèi)檔案集中保管，而是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，特別是要注重對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，要使醫(yī)院管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，不斷健全檔案管理制度，加強(qiáng)人員配備和培養(yǎng)，增加經(jīng)費(fèi)投入和設(shè)備購(gòu)置，采用多種途徑進(jìn)行檔案信息資源的整理、開(kāi)發(fā)和利用，推動(dòng)醫(yī)院檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，從而提升醫(yī)院檔案利用效率，更好地為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

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