淺談醫(yī)院檔案管理體系建設

文/曲靖市第一人民醫(yī)院　狄亞霞

淺談醫(yī)院檔案管理體系建設

文/曲靖市第一人民醫(yī)院狄亞霞

【摘要】醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容，加強醫(yī)院檔案管理體系建設，本文提出了構建醫(yī)院檔案管理組織體系、構建醫(yī)院檔案管理質(zhì)量評估監(jiān)管體系、構建醫(yī)院檔案開發(fā)利用體系，對提高醫(yī)院檔案管理水平，加強醫(yī)院檔案管理開發(fā)和利用具有重要的作用和意義。

【關鍵詞】組織體系；評估監(jiān)管體系；開放利用體系

醫(yī)院檔案資料對醫(yī)院有效開發(fā)醫(yī)療急救、科研教學和行政事務管理具有重要意義。加強醫(yī)院檔案管理體系建設，對提高醫(yī)院檔案管理水平，加強醫(yī)院檔案管理開發(fā)和利用具有重要的作用和意義。

一、構建醫(yī)院檔案管理組織體系

醫(yī)院檔案管理涉及醫(yī)院工作的方方面面，包括了文書、人事、基建、會計、科研、設備和病歷檔案等七大類，分布在醫(yī)院行政事務、人力資源、基建、科教、醫(yī)務、財務、設備等多個部門和科室。涉及面廣，管理復雜。構建醫(yī)院檔案管理組織領導體系，形成檔案管理委員會、綜合檔案科、職能部門三級管理體系構架。檔案管理委員會由院長任組長，其他院領導和職能部門領導分別任副組長和成員，負責對整個醫(yī)院檔案工作進行統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)；綜合檔案科配備專職檔案管理人員對醫(yī)院檔案進行管理；各職能部門配備兼職檔案管理人員，經(jīng)統(tǒng)一培訓后對各部門檔案進行管理。構建三級醫(yī)院檔案管理體系，一方面可以從領導層面加強對醫(yī)院檔案管理工作的重視，將醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，列入對各職能部門的考核范圍。加大經(jīng)費支出，強化醫(yī)院管理人才隊伍建設，提高檔案管理水平。另一方面能進一步明確各職能部門在醫(yī)院檔案管理中應盡的義務和責任。綜合檔案室作為專職主管醫(yī)院檔案管理部門，全盤管理醫(yī)院檔案工作，但是基建檔案、會計檔案、科研檔案、人事檔案、實物檔案、音像檔案，以及病歷檔案等需要各部門明確檔案管理職責，配備兼職檔案管理人員，負責收集、整理和歸檔后交綜合檔案室統(tǒng)一管理。

二、構建醫(yī)院檔案管理質(zhì)量評估監(jiān)管體系

醫(yī)院要配合衛(wèi)生行政主管部門和檔案局加強對醫(yī)院檔案管理的歸檔、查閱、保密、開發(fā)利用、管理、保護等過程監(jiān)管和質(zhì)量評估，同時組成醫(yī)院檔案管理質(zhì)量監(jiān)管小組，運用PDCA循環(huán)、品管圈等管理工具定期對醫(yī)院檔案工作進行督導檢查、質(zhì)量評估和監(jiān)管，構建醫(yī)院檔案管理質(zhì)量評估監(jiān)管體系是醫(yī)院檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)。

（一）加強依法治檔監(jiān)管。醫(yī)院檔案管理必須依據(jù)國家檔案管理的相關法律法規(guī)進行管理，如《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》《會計檔案管理辦法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等。同時兼顧各地對醫(yī)院檔案管理的相關條例。制定醫(yī)院完善地檔案管理制度，依法加強檔案監(jiān)管是醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、科學化和精細化管理的必然要求。

（二）加強科技興檔監(jiān)管。醫(yī)院檔案管理不僅需要專業(yè)素質(zhì)高、理論水平強的檔案管理人員，更需要利用現(xiàn)代化的信息技術、數(shù)字化技術和云技術加強醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化管理。首先完善醫(yī)院檔案管理基礎設施建設，按照高起點規(guī)劃、高標準設計的要求，推進醫(yī)院檔案管理從低標準、落后的檔案庫向高標準、先進的檔案庫轉變。其次隨著移動醫(yī)療、云技術對醫(yī)院的巨大沖擊和影響，醫(yī)院檔案管理需與時俱進，引入科學化的檔案管理理念，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式。充分發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡資源的優(yōu)勢，利用計算機網(wǎng)絡對醫(yī)院檔案進行收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等工作，特別是計算機技術對聲音、視頻等文檔的存儲更有優(yōu)勢，使醫(yī)院檔案管理更加細致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。

（三）加強安全管理。醫(yī)院檔案安全管理不僅需要做好人防、物防、技防相結合的“三位一體”綜合防范體系，為檔案室配備消防、安保、溫濕度控制、檔案消毒、掃描、數(shù)碼攝錄等必要的檔案安全保管設施，醫(yī)院檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)還需要通過注冊檢查、加密技術、身份驗證、防火墻、權限檢查、系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份等方式，加強數(shù)據(jù)及系統(tǒng)安全性，以抵擋病毒、黑客、木馬等問題。

三、構建醫(yī)院檔案開發(fā)利用體系

“為黨管檔、為國守史、為民服務”是檔案工作的歷史使命，醫(yī)院檔案管理要以檔案的開發(fā)利用為重點，對檔案資料進行定量、定性分析，積極發(fā)揮醫(yī)院檔案自身的作用和價值，為醫(yī)、教、研提供服務，為醫(yī)療設備、后勤管理提供依據(jù)、為醫(yī)院制定規(guī)劃、政策、制度提供參考。但目前大部分醫(yī)院的綜合檔案管理由行政辦公室負責，一般只管理文書檔案、基建檔案、會計檔案、科研檔案、人事檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而病歷檔案由病歷檔案室管理，形成在一個單位內(nèi)多部門管理檔案的情況。特別是隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)，如HIS系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、PACS系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、電子病歷、OA系統(tǒng)等發(fā)展，各系統(tǒng)還沒有實現(xiàn)無縫連接和數(shù)據(jù)共享，進一步影響了醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用。如何加強醫(yī)院檔案管理,最大限度地發(fā)揮檔案的作用,對促進醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有決定性的作用。充分整合各信息資源，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下實現(xiàn)統(tǒng)一管理、資源共享。在整合信息資源的基礎上構建一個檔案信息查詢平臺特別是云端技術的發(fā)展，將使醫(yī)院檔案管理更加方便快捷、準確。

總之，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一部分，醫(yī)院檔案管理水平也體現(xiàn)著和關系著醫(yī)院的整體管理服務水平，做好醫(yī)院檔案管理，加強醫(yī)院檔案管理體系建設是醫(yī)院建設和發(fā)展的需要。醫(yī)院檔案管理從組織領導、質(zhì)量評估監(jiān)管、開發(fā)利用這三個體系建設著手，將進一步推動醫(yī)院檔案的高效、現(xiàn)代化管理，真正發(fā)揮醫(yī)院檔案的積極作用。

參考文獻：

[1]賈麗娜.加強檔案管理促進醫(yī)院科學發(fā)展[J]辦公室業(yè)務，2015（1）：75.

[2]莫莉莉.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].辦公室業(yè)務,2015(1):73.

[3]馮亞光.論醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢[J].黑龍江科學，2013，（10）.

[4]劉濟誠.醫(yī)院檔案工作中的幾點認識[J].檔案學研究,2013(7):44-47.

[5]許冬.淺議醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].醫(yī)學信息學，2008，21（3）：338-339.