高等院校電子檔案管理問題與對(duì)策分析

文/西北民族大學(xué)生命科學(xué)與工程學(xué)院　陸會(huì)寧

高等院校電子檔案管理問題與對(duì)策分析

文/西北民族大學(xué)生命科學(xué)與工程學(xué)院陸會(huì)寧

【摘要】隨著電子信息化及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及推廣，電子檔案管理為高校檔案管理工作提供了嶄新的管理手段，逐漸成為高等學(xué)校教育管理中組成部分。本文闡述了高等院校電子檔案的含義和電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，分析了高校電子檔案管理存在的問題,并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高校；電子檔案；問題；對(duì)策

隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了電子化，網(wǎng)絡(luò)化的新階段，高校的檔案管理工作也進(jìn)入了電子信息化管理時(shí)代。電子檔案記載著高校的發(fā)展歷程和教學(xué)科研活動(dòng)過程，提高高校的電子檔案管理質(zhì)量，能有效增強(qiáng)教學(xué)資料的交流和教學(xué)質(zhì)量的提升，對(duì)高效辦公具有非常重要的意義，但電子檔案在管理方面也存在一些亟待解決的問題。本文從高校電子檔案的定義出發(fā)，探討了高校電子檔案的優(yōu)勢(shì)，分析了存在的問題，最后提出了解決問題的應(yīng)對(duì)策略。

一、高校電子檔案的定義

高校電子檔案是指高校在從事教學(xué)、科研以及日常管理中形成的多種類型的、有保存價(jià)值的不同形式、載體的歷史記錄，經(jīng)由電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸、存儲(chǔ)等操作處理形成，主要包括文字、圖表、文件，電子報(bào)表、電子信件、音頻、視頻等。

二、高校電子檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）電子檔案可以提高工作效率。紙質(zhì)檔案在增加文件時(shí)需拆卷進(jìn)行卷內(nèi)文件重新排列、編排頁碼、編抄卷內(nèi)目錄、重新裝訂等工作。電子檔案的管理可以最大限度地將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的繁瑣程度降到最低，檔案人員可通過在電腦上簡單的操作進(jìn)行查詢和利用，大大減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了文件歸檔質(zhì)量和檢索速度，從而提高了工作效率。

（二）電子檔案可以實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)媒介向電子動(dòng)態(tài)媒介的飛躍，通過網(wǎng)絡(luò),可以搜索自己想獲取的信息，可以避免對(duì)信息資料占有的不公平,實(shí)現(xiàn)人們?cè)诟庸_的環(huán)境下方便、快捷翻閱、查找、閱讀等，使檔案在資源共享上成為可能。

（三）存儲(chǔ)空間小，儲(chǔ)存穩(wěn)定，操作方便。電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、硬盤存儲(chǔ)密度大、容納信息量多，存儲(chǔ)空間小，可以有效地節(jié)約檔案占用空間，并且儲(chǔ)存時(shí)間長、穩(wěn)定性強(qiáng)。其增、刪、改等比紙質(zhì)版的檔案要方便，并且具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使檢索更加方便。

三、高校電子檔案管理中存在問題

（一）電子檔案儲(chǔ)存的安全性欠缺。隨著網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展日新月異，安全技術(shù)總是在對(duì)抗中產(chǎn)生的，滯后的其安全性問題是不可忽視的。高校保存的電子檔案大部分是屬于學(xué)生與教職工的重要資料，會(huì)面臨黑客的竊聽、泄密、篡改和偽造，涉密的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備不能與互聯(lián)網(wǎng)連接。

（二）服務(wù)的層面狹隘。高校建立電子檔案是為了更好地做好服務(wù)工作，但是許多高校電子檔案管理部門把主要任務(wù)放在為學(xué)校的黨政部門服務(wù)，弱化了對(duì)師生的服務(wù)。電子檔案的管理人員缺乏積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，在業(yè)務(wù)上表現(xiàn)生疏，同時(shí)宣傳力度不夠，師生對(duì)電子檔案的使用意識(shí)模糊，狹隘的服務(wù)面導(dǎo)致電子檔案的利用率低。

（三）缺乏專業(yè)管理人才，業(yè)務(wù)水平低。高等院校專門從事檔案管理的專業(yè)人才比較少，并且沒有受到系統(tǒng)的培訓(xùn)，根據(jù)調(diào)查，90%以上的高校檔案管理人員缺乏專業(yè)系統(tǒng)的電子檔案管理知識(shí)。管理人員業(yè)務(wù)水平低,多數(shù)并不具備電子檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)知識(shí)，因此引進(jìn)專業(yè)的高水平的管理人員勢(shì)在必行。

四、高校電子檔案管理中存在問題應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)電子檔案儲(chǔ)存設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全性。對(duì)于電子檔案的安全性問題必須受到高度重視，安全保證不了，將直接導(dǎo)致泄密等一系列不良后果發(fā)生，高校電子檔案建設(shè)工作將無從談起。鑒于此，要求高校電子檔案管理人員對(duì)軟硬件要進(jìn)行檢查、更新、升級(jí)、維修；要采用網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，身份驗(yàn)證，防火墻技術(shù)等，最大限度的保障電子檔案在傳輸、儲(chǔ)存、運(yùn)用操作的過程中的安全性問題。

（二）拓寬服務(wù)層面，提升服務(wù)質(zhì)量。電子檔案管理部門應(yīng)該拓寬電子檔案的服務(wù)層面，不僅僅是為學(xué)校的黨政部門服務(wù)，而更多的應(yīng)為廣大師生服務(wù)，要改進(jìn)服務(wù)方法和理念，更新服務(wù)手段，要具有創(chuàng)新精神、創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。根據(jù)高校教師和學(xué)生的需求，建立跟蹤服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、查詢服務(wù)等不同的服務(wù)類型。

（三）提高管理人員素質(zhì)。電子檔案管理人員一是要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹立超前的意識(shí),良好的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，要具有高度的責(zé)任感。二是要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通信方面的知識(shí),不斷用新知識(shí)充實(shí)自己，不斷提高專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，才能使高校電子檔案利用和管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

五、總結(jié)

新形勢(shì)下的電子檔案管理工作是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，是新時(shí)代賦予我們的神圣使命。在信息化高速發(fā)展的今天，加強(qiáng)高校電子檔案管理工作，才能為更好地滿足教學(xué)科研的需要，才能更好地為學(xué)院各個(gè)部門提供便捷的服務(wù)。

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