淺談醫(yī)院電子化檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/株洲市中心醫(yī)院醫(yī)保科　陳艷輝　徐明

淺談醫(yī)院電子化檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/株洲市中心醫(yī)院醫(yī)?？脐惼G輝徐明

【摘要】本文主要分析了醫(yī)院電子化檔案管理存在的漏洞和具體問(wèn)題，闡述了在當(dāng)前形勢(shì)下，加強(qiáng)醫(yī)院電子化檔案管理的重要性。針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院在電子化檔案管理中存在的具體問(wèn)題進(jìn)行研究，總結(jié)和歸納自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了一些加強(qiáng)醫(yī)院電子化檔案管理的對(duì)策。希望通過(guò)本文的分析能夠幫助相關(guān)電子檔案在應(yīng)用和管理的時(shí)效性，進(jìn)一步提高電子化檔案管理水平及其質(zhì)量，在對(duì)策研究中能夠更好地應(yīng)對(duì)工作中存在的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；電子檔案；管理；問(wèn)題與對(duì)策

一、電子化檔案管理中存在的問(wèn)題

根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院在使用電子化檔案管理的現(xiàn)狀分析，其存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在：

（一）對(duì)電子化檔案的認(rèn)識(shí)具有一定的局限性。由于受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，現(xiàn)階段醫(yī)院工作者對(duì)電子化檔案的觀念還比較淺薄，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電子化檔案管理的重要性及用途。在具體應(yīng)用中僅僅局限于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下，忽視了對(duì)電子化檔案管理的利用，這就影響了對(duì)電子信息的收集和整理，這種認(rèn)識(shí)不到位造成增加了醫(yī)院檔案庫(kù)房的壓力。

（二）電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中缺乏合理的共享性。醫(yī)院內(nèi)部的正常業(yè)務(wù)屬于系統(tǒng)性、全面性的工作體制，在具體應(yīng)用電子化檔案管理中，由于缺乏檔案資源共享性的認(rèn)識(shí)，這就造成各個(gè)科室之間的信息孤立，無(wú)法正常開(kāi)展多方面的資源配置。

（三）電子化檔案保密性工作存在一定的漏洞。在現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中，針對(duì)電子檔案管理的保密機(jī)制以及安全機(jī)制尚不完善，沒(méi)有相關(guān)的制度具體規(guī)定。由于電子信息在傳遞過(guò)程中，具有很大的方便性，這種信息交互過(guò)程中很容易造成保密性造成一定的影響；在保密性研究中，由于醫(yī)院各個(gè)科室的計(jì)算機(jī)操作過(guò)程中，工作人員缺乏對(duì)軟件的保護(hù)，造成病毒侵犯或者時(shí)資料存儲(chǔ)不到位等問(wèn)題。嚴(yán)重影響了醫(yī)院內(nèi)部電子信息的數(shù)據(jù)的完整性及其保密性存檔。

二、提升醫(yī)院電子化檔案管理的對(duì)策

為了解決醫(yī)院電子檔案在管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重制約著醫(yī)院管理水平的提升，筆者通過(guò)上述介紹和研究，結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，為了進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的合理性、安全性以及完整性，提出了相應(yīng)的策略，具體表現(xiàn)在：

（一）提高醫(yī)院工作人員對(duì)電子化檔案管理的意識(shí)。隨著電子信息時(shí)代在不斷進(jìn)步，檔案管理也在朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，無(wú)論是在收集、傳輸或者是整理過(guò)程中，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為支撐，增強(qiáng)對(duì)電子化檔案管理的意識(shí)。針對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)狀況，工作人員要認(rèn)識(shí)到電子化的重要性，利用各種渠道宣傳電子化檔案管理的必要性，增強(qiáng)電子化檔案管理對(duì)于醫(yī)院整體發(fā)展的影響。

（二）完善和健全電子化檔案管理的相關(guān)制度。醫(yī)院相關(guān)管理部門要制定自上而下的電子化檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子化檔案制作、收集以及歸檔的具體方法，結(jié)合具體程序，由專門人員具體負(fù)責(zé)，定期對(duì)醫(yī)院內(nèi)外部的檔案進(jìn)行整理。確保各個(gè)項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中具有科學(xué)性和合理性。為醫(yī)院建設(shè)收集完整、可靠的數(shù)據(jù)信息。

（三）增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性。為了促進(jìn)醫(yī)院檔案管理時(shí)效性的體現(xiàn)，這就需要進(jìn)一步加強(qiáng)電子文件在醫(yī)院內(nèi)部之間的傳輸效率，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)外部活動(dòng)的管理水平，工作人員要結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，根據(jù)管理要求，將檔案管理要求延伸到電子文件管理工作中，并且要積極推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，確保各個(gè)電子文件的存檔具有準(zhǔn)確性和完整性，以較快的效率來(lái)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和整理，全面體現(xiàn)檔案管理的時(shí)效性

（四）提高電子化檔案管理的技能。醫(yī)院工作者在熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的基礎(chǔ)上，要定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)專職檔案人員的培訓(xùn)力度，在了解業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上要全面掌握電子化檔案的收集、歸檔以及整理等相關(guān)操作步驟，增強(qiáng)對(duì)電子化檔案管理的技能水平，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理水平。與此同時(shí)要建立醫(yī)院內(nèi)部信息共享平臺(tái)，提高電子化檔案管理的效率。

（五）加強(qiáng)檔案管理的安全性和保密性。保管檔案機(jī)密是醫(yī)院工作人員的工作基礎(chǔ)，無(wú)論是檔案管理人員還是檔案利用者，都必須要按照相應(yīng)的規(guī)章制度，在工作范圍內(nèi)對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行維護(hù)，保證檔案的安全性和保密性。醫(yī)院檔案工作者必須要嚴(yán)守檔案機(jī)密，在保密的前提下，安全利用。在具體處理提供利用與保密的關(guān)系時(shí)，要深入審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間的推移、地點(diǎn)以及條件的變化、調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大利用范圍，減少繁瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，在什么情況下提供利用，給誰(shuí)提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，什么情況下需要解密等，在保證安全的前提下，為利用者提供醫(yī)院檔案信息。

三、總結(jié)

綜上所述，通過(guò)分析醫(yī)院電子化檔案管理在目前存在的問(wèn)題，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，為了提高醫(yī)院整體建設(shè)水平，制定了相應(yīng)的對(duì)策，確保醫(yī)院內(nèi)外部信息資源的合理性。促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理水平的逐步提升，有利于實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，保存了完整的業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)，推動(dòng)了現(xiàn)代化醫(yī)院的進(jìn)一步建設(shè)。

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