檔案查借閱制度的健全與完善

文/石家莊市第一醫(yī)院　謝少云

檔案查借閱制度的健全與完善

文/石家莊市第一醫(yī)院謝少云

【摘要】檔案作為工作活動(dòng)的記錄，有利于資料查詢、考證，隨著醫(yī)療體制的改革，醫(yī)院檔案管理工作越來越受到重視。規(guī)范的檔案管理工作是醫(yī)院順利開展一切工作的有力保障。本文就醫(yī)院檔案查借閱制度存在的問題，進(jìn)行了分析并提出了幾點(diǎn)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；查借閱制度；改善對(duì)策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院最大的信息資源，涉及醫(yī)院管理和醫(yī)療工作的方方面面，其應(yīng)用范圍越來越廣，因此醫(yī)院檔案查借閱工作的規(guī)范化成為醫(yī)院檔案管理人員的重要任務(wù)。建立健全的檔案查借閱制度，完善規(guī)范檔案借閱管理系統(tǒng)，對(duì)發(fā)揮檔案的醫(yī)療價(jià)值、科研價(jià)值有著十分重大的作用。

一、醫(yī)院檔案查借閱制度存在的問題

（一）檔案借閱登記手續(xù)不規(guī)范。醫(yī)院檔案的流失，主要是借閱手續(xù)的不規(guī)范，例如病案的借閱必須由住院醫(yī)生簽名后憑借條到檔案室借閱，但常常出現(xiàn)實(shí)習(xí)醫(yī)生代替住院醫(yī)生持借條來借閱檔案，甚至出現(xiàn)個(gè)別實(shí)習(xí)醫(yī)生模仿導(dǎo)師簽名借閱病歷檔案。登記手續(xù)的不規(guī)范，是導(dǎo)致檔案丟失的另一原因，醫(yī)務(wù)人員借閱檔案常常由于匆忙沒有詳細(xì)填寫借閱信息，一些借回去的檔案還出現(xiàn)在各科室間私下轉(zhuǎn)借等現(xiàn)象。

（二）檔案管理缺乏系統(tǒng)管理。醫(yī)院檔案門類多、數(shù)量大、涉及面廣等特點(diǎn)，導(dǎo)致一些醫(yī)院形成了各自科室管理本科室相關(guān)檔案的局面，出現(xiàn)部分特殊檔案借閱無門的現(xiàn)象，更讓醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)歸檔不明、職責(zé)不清的問題。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，法律意識(shí)淡薄。檔案統(tǒng)一管理需要管理人員擁有龐大的知識(shí)體系，熟悉檔案分布及各科室基本內(nèi)容，能給予借閱者一定的借閱指導(dǎo)。目前，大部分醫(yī)院管理人員并不是檔案專業(yè)出身，在專業(yè)知識(shí)、管理能力、職業(yè)素養(yǎng)上并不能滿足醫(yī)院檔案管理工作的要求。甚至個(gè)別管理人員對(duì)醫(yī)院檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，私自外借特殊病歷檔案，致使原病案被篡改，引起醫(yī)療糾紛。

（四）檔案借出后監(jiān)管不力，沒有嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度。很多醫(yī)院檔案管理在借閱歸還工作上出現(xiàn)漏洞，一些檔案借出后被涂改、勾畫、拆散等使檔案失真，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，甚至有些科研人員借出檔案長期不歸還，而對(duì)于這些現(xiàn)象并沒有相應(yīng)的懲罰制度，即使已經(jīng)在檔案損壞丟失方面有相關(guān)懲罰措施，卻并沒有嚴(yán)格的執(zhí)行，使得致使檔案損壞丟失的醫(yī)務(wù)人員并不重視對(duì)檔案的妥善保管。

（五）檔案管理缺乏信息化手段。在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，一些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的初步信息化，但電子檔案更容易被修改，醫(yī)院對(duì)檔案安全保護(hù)的技術(shù)手段并不高。另一方面，檔案管理人員缺乏先進(jìn)技術(shù)軟件的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，并不能體現(xiàn)檔案管理信息化快捷、高效的優(yōu)勢(shì)。

二、醫(yī)院檔案查借閱工作的改善對(duì)策

（一）規(guī)范檔案借閱程序。醫(yī)院要從自身實(shí)際情況出發(fā)，改進(jìn)完善檔案借閱的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行借閱規(guī)章制度，檔案借閱必須由借閱人親自完成，登記信息不僅需要個(gè)人基本信息，還應(yīng)該說明借閱目的和歸還時(shí)間，把檔案妥善保管的工作落實(shí)到明確個(gè)人。在檔案歸還時(shí)還要做好清查、核對(duì)工作，防止錯(cuò)號(hào)、重號(hào)、錯(cuò)檔及漏檔的發(fā)生。

（二）整合資源，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理。檔案系統(tǒng)有序的分布是檔案管理工作的基礎(chǔ)，醫(yī)院要注意建立健全的檔案管理體系，形成以行政綜合檔案為主體，各職能科室、臨床科室檔案為基礎(chǔ)的檔案管理體系，對(duì)各個(gè)門類、不同載體的檔案進(jìn)行有效的系統(tǒng)管理。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員素養(yǎng)和法制觀念。檔案管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)對(duì)檔案管理工作十分必要，定期對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立醫(yī)院檔案管理特有的培訓(xùn)機(jī)制，通過外出進(jìn)修、管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等方式，打造業(yè)務(wù)精深有專業(yè)素養(yǎng)的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)注意對(duì)管理人員法律意識(shí)的培養(yǎng)，通過學(xué)習(xí)掌握一定的法律常識(shí)，保證檔案管理工作的順利開展，為檔案借閱提供高效的服務(wù)。

（四）完善檔案借閱的相關(guān)制度。檔案借閱制度需要明晰化以達(dá)到檔案的有效管理，這就要求我們嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地制定完善檔案借閱的相關(guān)制度規(guī)則，如檔案借閱權(quán)限的規(guī)定；檔案借閱時(shí)間的規(guī)定；檔案借閱地點(diǎn)的規(guī)定以及檔案借閱的懲罰制度等等。全方位完善醫(yī)院檔案借閱制度，在提高檔案管理工作效率方面有著重要的作用。同時(shí)，還需要對(duì)個(gè)別特殊的檔案制定相關(guān)的特殊管理規(guī)定，例如對(duì)引起醫(yī)患糾紛的病例檔案由專人負(fù)責(zé)獨(dú)立保管，對(duì)科研檔案借閱數(shù)量和借閱時(shí)間做出明確規(guī)定等等，做到檔案借閱的合理規(guī)范。

（五）合理運(yùn)用信息化，改善借閱手段。在信息載體多樣化的影響下，檔案管理工作需要采取相應(yīng)的先進(jìn)技術(shù)手段來完成。在完善聲像檔案資料的基礎(chǔ)上，計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀、投影儀等查閱設(shè)備的配置必不可少。信息化檔案管理中，需要利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資料系統(tǒng)化，為查閱提供必要的專題目錄、全引目錄等檢索條目，并建立一定的信息利用反饋制度，以及與外院在科研檔案資料等方面達(dá)到資源共享，從而讓檔案借閱真正滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，充分發(fā)揮檔案的作用，為醫(yī)院改革和發(fā)展提供信息服務(wù)。

總之，醫(yī)院檔案查借閱制度的施行不能僅僅停留在文案上，更需要檔案管理人員以醫(yī)院實(shí)際工作為準(zhǔn)，落實(shí)到日常檔案管理中來，使醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和管理水平現(xiàn)代化。

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