基于就業(yè)視角的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新分析

文/長(zhǎng)江師范學(xué)院　劉佳

基于就業(yè)視角的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新分析

文/長(zhǎng)江師范學(xué)院劉佳

【摘要】本文就高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，提出基于就業(yè)視角的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新策略，以滿(mǎn)足當(dāng)今高校學(xué)生就業(yè)過(guò)程中的各種需求。

【關(guān)鍵詞】就業(yè)；高校；學(xué)生檔案管理；創(chuàng)新

一、當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）高校學(xué)生檔案管理方式單一化。由于檔案自身的復(fù)雜性特點(diǎn)，使得高校學(xué)生檔案管理比較復(fù)雜，而分散管理、集中式管理是最常用的管理方式。一般高校學(xué)生的檔案都在各個(gè)院系的辦公室中，只有在學(xué)生快畢業(yè)時(shí)才會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一整理。并且，由于工作人員的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不夠強(qiáng)，使得用人單位在查閱學(xué)生檔案時(shí)存在很多不適，如部分高校仍然沿用著傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作方式，以紙質(zhì)材料為主、缺乏電子檔案?jìng)浒?，學(xué)生的各種證書(shū)在他們自己手里、成績(jī)單在教務(wù)處等，給企業(yè)全面了解學(xué)生基本情況帶來(lái)很多不便，嚴(yán)重影響學(xué)生快速就業(yè)。

（二）檔案管理工作人員素質(zhì)不高。在高校學(xué)生檔案管理過(guò)程中，檔案管理工作人員存在著素質(zhì)修養(yǎng)不夠高、人員流動(dòng)性大等問(wèn)題，使檔案管理的有效性、可靠性和完整性受到極大影響。由于很多學(xué)生的檔案都是在與企業(yè)簽訂協(xié)議之后才寄出，使得用人單位無(wú)法及時(shí)了解學(xué)生的各種情況，大大降低了高校學(xué)生檔案的利用率。在實(shí)際就業(yè)過(guò)程中，學(xué)生多對(duì)自薦材料、個(gè)人簡(jiǎn)歷等花費(fèi)的心思比較多，從而使得很多用人單位都采用試用期制度來(lái)給他們支付工資，大大影響了高校畢業(yè)生的正常就業(yè)。

（三）高校學(xué)生檔案管理機(jī)制不健全。由于受經(jīng)濟(jì)條件和環(huán)境的制約，高校對(duì)檔案管理的資金投入較少，管理機(jī)制不健全，現(xiàn)代化設(shè)備也不夠完善，大大影響了學(xué)生檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。在實(shí)踐過(guò)程中，檔案書(shū)寫(xiě)潦草、整理不及時(shí)、檔案資料不完整等給高校學(xué)生檔案利用帶來(lái)極大影響，根本無(wú)法為高校學(xué)生就業(yè)提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

二、基于就業(yè)視角的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新策略

（一）增強(qiáng)管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。當(dāng)今社會(huì)的信息化發(fā)展迫切要求各高校必須增強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，從而為高校學(xué)生就業(yè)提供重要的參考依據(jù)。與此同時(shí)，各高校應(yīng)制定現(xiàn)代化檔案管理制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)學(xué)生就業(yè)宣傳和指導(dǎo)，在日常管理工作過(guò)中，嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，以快速提升檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專(zhuān)業(yè)水平，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性，真正為學(xué)生就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）提高服務(wù)水平，注重檔案管理模式創(chuàng)新。在檔案管理過(guò)程中，檔案管理工作人員的工作技能和專(zhuān)業(yè)水平都有待提升，因此，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層必須加強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，招聘專(zhuān)業(yè)檔案管理工作人員，吸收優(yōu)秀信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，才能真正提高他們的服務(wù)水平，從而發(fā)揮檔案資料在學(xué)生就業(yè)過(guò)程中的重要作用。與此同時(shí)，注重檔案管理模式創(chuàng)新，加強(qiáng)各學(xué)院、各部門(mén)的聯(lián)系，確保學(xué)生檔案的完整性和準(zhǔn)確性，才能在高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化發(fā)展的過(guò)程中為學(xué)生就業(yè)提供重要保障，進(jìn)而促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）強(qiáng)化管理手段，提高檔案資料有效利用率。高校學(xué)生檔案管理正在向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，各高校在不斷加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，還應(yīng)注重全體檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提升，注重先進(jìn)信息技術(shù)的合理利用，才能推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理的自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化發(fā)展。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣和運(yùn)用，在整理學(xué)生檔案時(shí)，要特別注意電子檔案信息的收集、管理，以保障電子信息在網(wǎng)絡(luò)上的安全，加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。在實(shí)踐過(guò)程中，注重檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)化建設(shè)，最終提高高校學(xué)生檔案資料的有效利用率。

（四）完善配套設(shè)施，提升檔案管理水平。檔案管理水平的不斷提升，必須有完善且先進(jìn)的配套設(shè)施，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化運(yùn)行和操作。充分運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)和管理方法，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，如運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀和現(xiàn)代辦公設(shè)備等，使現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)和多媒體技術(shù)等在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，運(yùn)用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)學(xué)生學(xué)籍信息，可以為學(xué)生就業(yè)提供各種形式的參考資料。在實(shí)踐過(guò)程中，高校學(xué)生檔案管理水平的不斷提升，可以滿(mǎn)足各用人單位查閱學(xué)生資料的需求，使學(xué)生檔案得到最有效利用，最終促進(jìn)高校學(xué)生快速就業(yè)。

三、總結(jié)

綜上所述，高校學(xué)生檔案管理的不斷創(chuàng)新，需要注重管理模式、管理機(jī)制等制度的健全，進(jìn)一步加大信息技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和利用，才能真正為高校學(xué)生就業(yè)服務(wù)、提高學(xué)生的就業(yè)成功率。

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