談聲畫同步PPT的高效制作

文 張朝紅

談聲畫同步PPT的高效制作

文 張朝紅

聲畫同步PPT在任務(wù)介紹、成果匯報、總結(jié)交流等方面有良好表現(xiàn)，在工作中應(yīng)用日益增多，所以探討其高效制作方法，是十分必要的。所謂高效，就是采取什么方法能夠是聲畫同步PPT在較短的時間內(nèi)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成。聲畫同步PPT的高效制作需要以下四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

幻燈片模板是指包含幻燈片樣式的文件，其中包括項(xiàng)目符號，文本的字體、字號、顏色，占位符的大小和位置，背景設(shè)計、配色方案、幻燈片母版等影響幻燈片外觀的元素。模板的應(yīng)用，可使幻燈片表現(xiàn)出完整、專業(yè)的外觀。在不用對諸多外觀元素進(jìn)行編輯的情況下進(jìn)行幻燈片的制作，實(shí)踐證明可快速高效制作出一部高質(zhì)量的PPT作品。

Powerpoint 2010軟件中已安裝的主題模板有43個。這些主題帶有模板信息，在頁面背景、文字的格式、圖文配色等方面設(shè)計精美，可根據(jù)內(nèi)容的需要以及個人的興趣愛好直接選擇使用。

應(yīng)用方法舉例：

第一步：單擊“Office按鈕”下的“新建”菜單，在彈出的“新建演示文稿”窗口中，單擊“已安裝的主題”選項(xiàng)。

第二步：“已安裝的主題”選項(xiàng)中，選擇名稱為“流暢”的主題，單擊“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建一個新幻燈片。此時新幻燈片中只顯示出主題頁面，即通常所說的首頁頁面。

第三步：單擊“新建幻燈片”按鈕，選擇其中的“標(biāo)題和內(nèi)容”選項(xiàng)，幻燈片中便顯示出第二個頁面，即通常所說的內(nèi)容頁面。

第四步：單擊“Office按鈕”下的“保存”菜單，對新建文件進(jìn)行保存。

文字稿本是指把準(zhǔn)備制作課件的全部內(nèi)容，按照教學(xué)過程的先后順序，用教學(xué)內(nèi)容和呈現(xiàn)方式結(jié)合的形式寫成的文字材料。制作一個聲畫同步的PPT多媒體課件，其表現(xiàn)信息比較豐富，媒體呈現(xiàn)較為多樣。要想實(shí)現(xiàn)內(nèi)容與媒體的最佳匹配，創(chuàng)建文字稿本是必不可少的一個重要環(huán)節(jié)和步驟。

由于幻燈片是按頁面線性呈現(xiàn)，每頁內(nèi)容如何通過媒體呈現(xiàn)，一個幻燈片大約需要多少頁面，這些問題都與頁面有著直接關(guān)系。因此，幻燈片文字稿本編制樣式可參考表1。

表1 幻燈片文字稿本編制樣式

其中媒體呈現(xiàn)方式主要包括：文本、藝術(shù)文字、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻、表格、SmartArt圖形、圖表等。

媒體的合成是指在PPT軟件中，依據(jù)文字稿本設(shè)計，在PPT不同頁面中插入或者直接創(chuàng)建需要的媒體信息，形成一個多頁面線性呈現(xiàn)的幻燈片，這是PPT制作必須要認(rèn)真進(jìn)行的一個環(huán)節(jié)?？珊铣傻拿襟w信息一般包括文本、藝術(shù)文字、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻、表格、SmartArt圖形和圖表等，其中文本、藝術(shù)文字、圖形、圖像、視頻、表格和圖表的創(chuàng)建與編輯方法較為容易，這里重點(diǎn)關(guān)注動畫、音頻、SmartArt圖形在PPT中的合成。

1.關(guān)于動畫媒體

動畫通常指flash動畫，動畫的畫面生動活潑、直觀形象，是PPT中常用的媒體之一?？赏ㄟ^以下兩種方法來使用。

（1）通過Shockwave Flash Object控件插入swf動畫

Shockwave Flash Object是PPT軟件中的一個控件，使用該控件使用方法和步驟是：

第一步：在PPT中，單擊“Office”按鈕，選擇“PowerPoint”選項(xiàng)。在彈出的PowerPoint選項(xiàng)窗口中，在“常用”命令下，選中“在功能區(qū)顯示開發(fā)工具選項(xiàng)卡”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。

第二步：單擊“開發(fā)工具”菜單，選擇 “其他控件”按鈕 。在打開的其他控件窗口中，找到“Shockwave Flash Object”控件單擊選中，單擊窗口中的“確定”按鈕。

第三步：鼠標(biāo)在PPT頁面中單擊拖動，形成一個控件顯示區(qū)域。

第四步：單擊“開發(fā)工具”菜單中的“屬性”按鈕。在打開的屬性窗口中，在Movie屬性中輸入動畫swf文件的絕對路徑（一般情況下，將動畫文件放在與PPT文件同一個文件夾中，以保證該文件夾無論復(fù)制拷貝到任何計算機(jī)上，在放映PPT時動畫文件能夠正常播放。這樣，在Movie屬性中只需要輸入動畫swf文件的名稱和擴(kuò)展名）；Playing屬性設(shè)置為“True”，Loop屬性設(shè)置為“True”，以保證動畫文件在PPT頁面演示時自動并重復(fù)播放。

第五步：單擊“文件”菜單下的“保存”菜單，對編輯的文件進(jìn)行保存。

（2）通過Swiff Point Player插件插入swf動畫

Swiff Point Player是PPT中插入flash動畫的小插件，該插件可從網(wǎng)上免費(fèi)下載并安裝。使用方法和步驟是：

第一步：從互聯(lián)網(wǎng)上免費(fèi)下載SwiffPointPlayer小軟件。

第二步：雙擊SwiffPointPlayer.exe應(yīng)該程序，進(jìn)行軟件安裝。

第三步：在PPT中，選中要插入動畫的頁面。

第四步：選擇“插入”菜單中的“Flash Movie…”子菜單，在打開的“打開文件”窗口中，選擇要插入的flash動畫文件，比如“火柴人.swf”，單擊“插入”按鈕。

第五步：在PPT頁面中，選中剛剛插入的flash動畫畫面，單擊并拖動其控制點(diǎn)，修改畫面在PPT中呈現(xiàn)的大小和位置。

第六步：單擊“文件”菜單下的“保存”菜單，對編輯的文件進(jìn)行保存。

2.關(guān)于音頻媒體

音頻媒體一般包括：背景音樂、解說詞和效果聲。在聲畫同步PPT中，音頻媒體是必須運(yùn)用的媒體之一。背景音樂和效果聲能夠烘托氣氛、激發(fā)情感；解說詞能夠準(zhǔn)確表達(dá)幻燈片內(nèi)容。

①背景音樂的使用方法和步驟

第一步：在PPT中，選中第一個頁面。

第二步：選擇“插入”菜單中的“聲音”按鈕，選擇其中的“文件中的聲音”。在打開的“插入聲音”窗口中，選擇要插入的背景音樂文件，比如“sound.mp3”，單擊“確定”按鈕。此時，彈出一個設(shè)置窗口，提問“希望在幻燈片播放時如何開始播放聲音？”，選擇“自動”按鈕。隨后，頁面中央將添加一個小喇叭圖標(biāo)。

第三步：在“自定義動畫”任務(wù)窗格中，選中動畫項(xiàng)目sound.mp3，設(shè)置其“效果選項(xiàng)”，將“停止播放”選項(xiàng)設(shè)置為：在X張幻燈片后。這個X要根據(jù)PPT的頁面數(shù)目來確定，其數(shù)值只要大于頁面數(shù)值既可實(shí)現(xiàn)PPT在循環(huán)播放中背景音樂的連續(xù)性。

第四步：單擊“文件”菜單下的“保存”菜單，對編輯的文件進(jìn)行保存。

②解說詞的使用方法和步驟

第一步：在建立的PPT文件中，單擊“Office”按鈕，選擇“PowerPoint”選項(xiàng)，彈出的PowerPoint選項(xiàng)窗口。在其“高級”選項(xiàng)中，將保存選項(xiàng)的“鏈接文件大小大于以下值的聲音文件”選項(xiàng)框中輸入KB值。應(yīng)注意的是該值一定要大于PPT中嵌入的解說詞聲音文件，以保證解說詞聲音文件插入到PPT后，能夠嵌入到文件中。選中“在功能區(qū)顯示開發(fā)工具選項(xiàng)卡”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。

第二步：在PPT中，選中要插入解說詞的頁面。

第三步：選擇“插入”菜單中的“聲音”按鈕，選擇其中的“文件中的聲音”。在打開的“插入聲音”窗口中，選擇要插入的解說詞文件，比如“題目.wav”，單擊“確定”按鈕。此時，彈出一個設(shè)置窗口，提問“希望在幻燈片播放時如何開始播放聲音？”，選擇“自動”按鈕。隨后，頁面中央將添加一個小喇叭圖標(biāo) 。

第四步：單擊“文件”菜單下的“保存”菜單，對編輯的文件進(jìn)行保存。

3.關(guān)于SmartArt圖形

Smartart圖形表現(xiàn)種類十分豐富，效果比較生動，表現(xiàn)效果良好，是目前非常流行且眾人喜歡的一種媒體呈現(xiàn)方式，運(yùn)用越來越多。office2010版本中有8種類型。分別是：列表型、流程型、循環(huán)型、層次結(jié)構(gòu)型、關(guān)系型、矩陣型、棱錐圖型和圖片型。其中：列表型用來顯示非有序信息或分組信息；流程型用來表示任務(wù)流程的順序或步驟；循環(huán)型用來表示事件的連續(xù)序列；層次結(jié)構(gòu)型用來顯示組織關(guān)系或者上下級關(guān)系；關(guān)系型用來表示兩個或者多個項(xiàng)目之間的關(guān)系，或者多個信息集合之間的關(guān)系；矩陣型用來顯示部分與整體的關(guān)系；棱錐圖型用來顯示比例關(guān)系、互連關(guān)系或?qū)哟侮P(guān)系；圖片型用來呈現(xiàn)包含圖片的信息列表。8種類型各有其特點(diǎn)和作用，對其能夠恰當(dāng)運(yùn)用，實(shí)踐證明可大大增強(qiáng)PPT的表現(xiàn)力。使用方法和步驟是：

第一步：新建一個PPT文件。

第二步：單擊“插入”菜單，選擇其中的“SmartArt按鈕” 。在彈出的“選擇SmartArt圖形”窗口中，選擇某一類型中的一種呈現(xiàn)方式，單擊“確定”按鈕。這時PPT頁面中就呈現(xiàn)出插入的SmartArt圖形樣式。根據(jù)圖形中的提示，向其添加文本、圖片等媒體信息。第三步：選中并雙擊SmartArt圖形，在“設(shè)計”菜單中，選擇一種SmartArt效果樣式，比如“優(yōu)雅”，并通過“更改顏色”按鈕 更改其呈現(xiàn)顏色，比如“彩色—強(qiáng)調(diào)文字顏色”。為SmartArt圖形添加效果，以增添圖形表現(xiàn)力。

第四步：單擊“文件”菜單下的“保存”菜單，對編輯的文件進(jìn)行保存。

聲畫同步指的是聲音和畫面同步演示播放。聲畫同步功能的實(shí)現(xiàn)是制作聲畫同步PPT的一個最重要的環(huán)節(jié)。在PPT中實(shí)現(xiàn)聲畫同步的操作方法與步驟是：

第一步：在PPT頁面中，插入音頻媒體，并設(shè)置幻燈片播放時自動開始播放聲音。

第二步：單擊“動畫”菜單下的“自定義動畫”按鈕，彈出“自定義動畫任務(wù)窗格”。在該任務(wù)窗格中，將音頻媒體動畫效果項(xiàng)目屬性中的“開始”設(shè)置為“之后”選項(xiàng)。

第三步：在自定義動畫任務(wù)窗格中，為PPT頁面中的其他媒體添加自定義動畫，并將其他媒體的動畫“開始”時間設(shè)置為“之前”選項(xiàng)。

第四步：選中任意一個動畫項(xiàng)目，單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示高級日程表”菜單命令。如圖1所示。

圖1 動畫項(xiàng)目菜單

此時，在自定義動畫任務(wù)窗格的底端顯示時間坐標(biāo)軸，以秒為單位說明每個動畫的計時情況。在每個動畫效果項(xiàng)目中，出現(xiàn)一彩色矩形的時間塊，當(dāng)鼠標(biāo)指向矩形的“時間塊”，可出現(xiàn)該動畫效果的開始和結(jié)束時間；當(dāng)鼠標(biāo)指向時間塊的中間時，可出現(xiàn)水平反向箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵拖動，可以改變動畫的開始及結(jié)束時間；當(dāng)鼠標(biāo)指向時間塊的兩側(cè)時，可出現(xiàn)反向箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵拖動，可以調(diào)整動畫效果的過程長短。單擊“播放”按鈕預(yù)覽動畫效果時，高級日程表中會出現(xiàn)一條移動時間線，對應(yīng)著時間坐標(biāo)軸，顯示動畫效果的時間設(shè)置，如圖2所示。

圖2 動畫高級日程表

第五步：單擊自定義任務(wù)窗格中的“播放”按鈕，根據(jù)頁面媒體出現(xiàn)的先后順序和配音時間長短，觀察移動時間線在時間坐標(biāo)軸中的位置，確認(rèn)并記錄下PPT頁面中除音頻之外媒體項(xiàng)目動畫的開始時刻。

第六步：將鼠標(biāo)移動到每個時間塊的中部，出現(xiàn)水平反向箭頭時單擊拖動，修改每個項(xiàng)目動畫效果的開始時間和結(jié)束時間。

第七步：再次單擊自定義任務(wù)窗格中的“播放”按鈕，根據(jù)配音的內(nèi)容和時間長短，觀察移動時間線在時間坐標(biāo)軸中的位置，確認(rèn)并記錄下PPT頁面中除音頻之外媒體項(xiàng)目動畫的結(jié)束時刻。

第八步：將鼠標(biāo)移動到每個時間塊的右側(cè)，出現(xiàn)水平反向箭頭時單擊拖動，修改每個項(xiàng)目動畫效果的結(jié)束時間，持續(xù)時間將隨之發(fā)生改變。

第九步：單擊“動畫”菜單，在“換片方式”中，去掉“單擊鼠標(biāo)時”的勾選，選中“在此之后自動設(shè)置動畫效果”選項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)頁面之間不使用鼠標(biāo)操作且0秒切換；

第十步：單擊“幻燈片放映”菜單，單擊“設(shè)置幻燈片放映”按鈕，在打開的“設(shè)置放映方式”中，選中“在展臺瀏覽（全屏幕）”選項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)PPT無人操作不間斷循環(huán)放映。

第十一步：單擊“Office按鈕”，選擇“保存”命令，在“文件名”文本框中輸入文件名稱，在“保存類型”文本框中選擇“Powerpoint放映”類型，即*.ppsx格式，單擊“保存”按鈕，以實(shí)現(xiàn)雙擊該文件直接演示播放PPT。

掌握聲畫同步功能實(shí)現(xiàn)的十一個步驟，制作一個聲畫同步PPT其實(shí)也不難，但是要實(shí)現(xiàn)聲畫同步PPT的高效制作，四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)不可少。實(shí)踐證明，只要能夠認(rèn)真完成好每一個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相接，步步推進(jìn)，即可在短時間內(nèi)完成好一個聲畫同步PPT，為自己辦公的質(zhì)量效益喝彩。

張朝紅，碩士，高級講師。酒泉衛(wèi)星發(fā)射中心，732750