淺談人事代理人員的檔案管理

文/山東省鄆城縣人力資源和社會保障局 曹務(wù)端

人事代理是指由政府人事部門所屬的人才服務(wù)中心，按照國家有關(guān)人事政策法規(guī)要求，接受單位或個人委托，在其服務(wù)項目范圍內(nèi)，為多種所有制經(jīng)濟尤其是非公有制經(jīng)濟單位及各類人才提供人事檔案管理、職稱評定、社會養(yǎng)老保險金收繳、出國政審等全方位服務(wù)，是實現(xiàn)人員使用與人事關(guān)系管理分離的一項人事改革新舉措。

一、檔案管理的意義和任務(wù)

（一）檔案管理工作的意義。檔案的存在是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，然而，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富；另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。對于不斷形成和增加的檔案，通過加強檔案的收集工作來解決這一矛盾；而對于處于不斷損毀的檔案，則通過加強檔案的保管工作來解決。

檔案工作的實踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護集體和個人歷史真實面貌服務(wù)；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強檔案的保管工作。

（二）檔案管理工作的任務(wù)。維護檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)，更是檔案管理工作中心任務(wù)。總的來講，檔案管理工作的具體任務(wù)是防止檔案的損壞。要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。想延長檔案的壽命，檔案保管管理工作必須從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時間。

二、人事代理人員檔案管理中存在的主要問題

人事代理人員檔案是對一個人事代理人員個人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄，是人事代理人員享受各種社會待遇的憑據(jù)，解決勞動糾紛的依據(jù)。它關(guān)系到人事代理人員的切身利益，否則，就會在工作中遇到很多問題。

（一）現(xiàn)行企事業(yè)人事代理人員檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應(yīng)。某些企事業(yè)人事代理人員檔案缺乏統(tǒng)一管理。部分國有企業(yè)改制后，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了人事代理人員個人利益。

（二）企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。

由于部分企事業(yè)單位沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，尤其是一些私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)為人事代理人員檔案沒什么用處，不給新招用的人事代理人員建立檔案，甚至隨意更改，給勞動保障部門辦理人事代理人員失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。

（三）檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，檔案管理不能只滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，在充分利用檔案資源的同時，提高隊伍素質(zhì)，促進企事業(yè)單位對人事代理人員檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強人事代理人員檔案管理的對策以及方法

人事代理人員檔案主要包括學(xué)歷材料、工人錄用材料、入黨入團材料、工資表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休（退職）審批表等。由于種種原因，現(xiàn)行的檔案管理制度已經(jīng)落后于時代，因此提高和改進現(xiàn)有的檔案管理制度迫在眉睫。

（一）建立與市場經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)人事代理人員檔案管理體制，以適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和新型勞動力市場發(fā)展的需要。

社保部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)人事代理人員檔案管理辦法，進一步明確企業(yè)人事代理人員檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等。

（二）各級社保部門要高度重視企業(yè)人事代理人員檔案管理。制定規(guī)范有效的管理制度，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。定期對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。

（三）使企業(yè)人事代理人員檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。

對人事代理人員檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進行規(guī)范。要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步建立人事代理人員個人檔案與養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系，通過科學(xué)的管理，為企業(yè)提供便利的服務(wù)，有效地保障人事代理人員和企業(yè)利益，使檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化。

四、結(jié)語

總之，在社會主義市場經(jīng)濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

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