淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

文/秦皇島市山海關(guān)區(qū)林業(yè)局 瞿榮榮

文書檔案能夠記錄問題發(fā)生、解決的全過程，有著非?？茖W(xué)的記載方式，可以說辦公室文書檔案管理工作在企業(yè)檔案管理工作中占據(jù)了十分重要的位置。文書檔案工作有著很強(qiáng)的技術(shù)性和服務(wù)性，隨著社會(huì)的發(fā)展，文書檔案工作得到了事業(yè)單位的肯定，因此更要積極地提升文書檔案收集、歸檔的真實(shí)性以及完整性，提升檔案管理的質(zhì)量，從而合理地開發(fā)、利用文書檔案資源，為企業(yè)發(fā)展提供更多的服務(wù)。

一、辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性

在我國事業(yè)單位中，檔案管理非常重要，文書檔案的收集、歸檔工作是最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，是開展事業(yè)單位檔案管理工作的首要工作。文書檔案中記載了事業(yè)單位的發(fā)展過程，是單位作決策的科學(xué)參考資料，其包括會(huì)議記錄、請(qǐng)示、審批情況、談話、決議等文檔資料。對(duì)這些文件進(jìn)行收集、歸檔，能夠保證檔案資源的完整和真實(shí)。當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行決策的時(shí)候，文書檔案是非常重要的參考資源，其能夠直接決定事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展方向。

二、現(xiàn)階段辦公室文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案管理意識(shí)差。在傳統(tǒng)的辦公室檔案工作中，對(duì)文書檔案整理工作沒有很高的重視程度，這就直接造成文書檔案收集、歸檔工作長(zhǎng)期處于管理的薄弱環(huán)節(jié)，很多檔案管理人員對(duì)于文書管理工作意識(shí)差，僅僅是重視事業(yè)單位的紅頭文件，而一般性的編號(hào)文件并沒有進(jìn)行認(rèn)真地管理，這就使得文書檔案管理工作整體的質(zhì)量很差、整體的效率很低，主要表現(xiàn)為檔案失真、缺損、時(shí)間不連貫等。管理意識(shí)差導(dǎo)致文書檔案管理人員工作中缺少責(zé)任感，檔案資料的失真、缺損也使得檔案資料無法得到高效率的利用，給檔案資料的查閱、管理帶來一定的難度。

（二）檔案收集、歸檔力度小。從現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理上看，在收集、歸檔方面主要存在著以下問題：首先是檔案資料收集的模式過于落后，很多工作人員仍然按照傳統(tǒng)工作方式進(jìn)行整理和分析。然而，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資料變得復(fù)雜。首先，整理上變得有難度，采用傳統(tǒng)手工、單一的管理方式很難進(jìn)行及時(shí)、科學(xué)的歸檔。其次，檔案資料在收集中沒有完整地對(duì)資料進(jìn)行收集，工作人員收集的檔案資料存在著斷章、缺頁、時(shí)間不連貫等現(xiàn)象，檔案資源的不完整給歸檔和使用都增加了難度；此外，在檔案收集中無法保證檔案的真實(shí)性，這使得檔案本身的可靠性無法保證，一些檔案資料有著非常重要的價(jià)值，其涉及的內(nèi)容比較廣，檔案資料的不完整性也給文件歸檔工作增添了難度，使得歸檔工作無法順利地進(jìn)行。

三、加強(qiáng)文書檔案收集、歸檔工作管理的措施

（一）積極地對(duì)管理人員開展培訓(xùn)工作。作為一名專業(yè)的檔案管理人員，要有很強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，除了必備專業(yè)的管理知識(shí)和管理能力，還需要在工作中有責(zé)任感，保證工作的積極性。檔案管理人員要對(duì)檔案資料有著一定的敏感性，對(duì)檔案收集、歸檔工作有著高效率的方法，從而保證檔案資源的完整和真實(shí)。對(duì)于一些管理能力較差的人員，必須要進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，宣傳工作的重要性，提升其管理素質(zhì)，為文書檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）完善文書檔案管理制度。事業(yè)單位需要完善現(xiàn)階段檔案管理的制度，比如檔案收集范圍、時(shí)間、注意事項(xiàng)等，從而保證文書檔案工作能夠有秩序地開展。事業(yè)單位可以根據(jù)自身單位的發(fā)展情況、檔案管理情況制定符合本單位管理的制度，從而保證單位檔案管理工作的順利開展。

（三）創(chuàng)新文檔收集、歸檔工作模式。傳統(tǒng)的檔案收集工作過于被動(dòng)，檔案管理人員僅僅是將送來的檔案資料進(jìn)行整理，這使得很多資源被遺漏。因此，要改變傳統(tǒng)的收集方式，主動(dòng)地去收集檔案資料。加強(qiáng)檔案管理人員與事業(yè)單位各個(gè)部門的聯(lián)系，定期地對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和歸檔，了解檔案資料的連續(xù)性、歷史性，避免出現(xiàn)檔案資源收集不完整、失真等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)的各項(xiàng)問題，及時(shí)地進(jìn)行處理。在信息時(shí)代發(fā)展的今天，要主動(dòng)利用信息技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，減少人工收集的失誤，從而更好地保證檔案資源的價(jià)值，讓辦公室文書檔案資源為事業(yè)單位的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語

文書檔案管理在事業(yè)單位檔案管理中占據(jù)了非常重要的位置，因此要認(rèn)真地進(jìn)行辦公室文書檔案的收集、歸檔工作，提升管理的意識(shí)，針對(duì)現(xiàn)階段存在的問題，采取措施有效地避免，改進(jìn)現(xiàn)階段管理方法，保證文書檔案的真實(shí)性、完整性，從而讓文書檔案資源更好地發(fā)揮其價(jià)值。

[1]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(23).

[2]黃黎明.談文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理[J].才智,2014(11).