淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

柯 慧

（湛江市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資集團(tuán)有限公司，湛江 524022）

淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

柯 慧

（湛江市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資集團(tuán)有限公司，湛江 524022）

【摘 要】文書檔案管理工作是單位非常重要的工作之一，其能夠客觀地反映單位的各項(xiàng)活動(dòng)并對單位的管理水平進(jìn)行評價(jià)。本文筆者通過對文書檔案現(xiàn)狀中存在的問題進(jìn)行分析，從而提出改進(jìn)文書檔案的對策和建議，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作者提供一點(diǎn)參考，使文書檔案管理向著規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向大步邁進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】文書檔案 管理 問題 對策研究

一、文書檔案管理中存在的問題

文書檔案管理是一個(gè)單位檔案管理的重要對象，沒有文書檔案管理，單位也就失去了檔案的資源，使單位成為無根之木，一個(gè)企業(yè)對檔案管理的程度也反映了企業(yè)對自身管理的水平。文書檔案對企業(yè)的運(yùn)行和經(jīng)營都有著十分重要的作用，文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)為企業(yè)所重視?，F(xiàn)階段我國的文書檔案管理工作還存在很多問題，以下筆者結(jié)合自己的實(shí)際情況進(jìn)行有效的分析和闡述。

（一）文書檔案和檔案工作銜接不好

文書檔案只是眾多檔案管理中的一部分，做好文書檔案管理工作才能夠做好檔案管理工作，文書檔案與檔案管理既存在著一定的關(guān)系，也存在著一定的不同。所以，對兩者的關(guān)系有一定認(rèn)識之后才能做好文書檔案管理工作，進(jìn)而做好檔案管理工作。但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)將檔案管理等同于文書檔案管理，認(rèn)為只要做好文書管理工作就已經(jīng)做好檔案管理，致使文書檔案的管理和檔案工作的銜接出現(xiàn)偏差。

（二）領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理重視不足

我國整體現(xiàn)狀是文書檔案管理工作發(fā)展時(shí)間較短，最近幾年才開始被各企業(yè)納入到行政管理工作中，因此對于文書檔案管理工作的認(rèn)識度不夠，調(diào)查研究不仔細(xì)、不認(rèn)真，管理不規(guī)范，造成大量文書檔案的流失。一旦需要時(shí)候，只能是“眉毛胡子一把抓”，完全理不出頭緒，最后只能應(yīng)付差事，草草了事。有些單位也投入了一定的經(jīng)理和人力整理文書檔案，但是收到的效果卻差強(qiáng)人意。這是因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)雖然了解需要進(jìn)行文書檔案的管理，但是具體如何管理，如何才能“管好”卻并沒有一個(gè)詳盡的計(jì)劃和工作流程，因此造成的結(jié)果只能是“事倍功半”，浪費(fèi)了單位的大量人力財(cái)力資源。

（三）員工整體素質(zhì)偏低

因?yàn)槲臅鴻n案管理工作發(fā)展相對較晚，相關(guān)的單位對這方面工作重視程度不夠，因此使得文書檔案管理人員的重視程度也不夠，對此方面人員的培訓(xùn)不足，很多都是臨時(shí)調(diào)用人員，而非專業(yè)的檔案管理人員，甚至連基本的檔案管理知識都沒有。這些因素都對文書檔案管理的員工的整體素質(zhì)產(chǎn)生很大影響。管理人員的素質(zhì)偏低，責(zé)任心不強(qiáng)，管理工作不規(guī)范，文書檔案的存放沒有合理性和有效性，使得文書檔案管理工作存在疏漏，對此現(xiàn)象如不加以改善，會(huì)有礙單位文書管理工作的進(jìn)程。

二、針對文書檔案管理問題的解決對策

（一）強(qiáng)化各部門之間的銜接

文書檔案管理工作在任何單位中都是所有工作的最后總結(jié)，想要實(shí)現(xiàn)高水平管理的目的，強(qiáng)化文書檔案管理工作和其他部門之間的銜接工作就顯得十分必要。文書檔案管理人員要及時(shí)與各部門人員進(jìn)行溝通、保持聯(lián)系，全面掌握各部門的工作情況，確保所遞交的文書檔案的真實(shí)性和有效性、全面性。將被動(dòng)工作變?yōu)橹鲃?dòng)工作，促進(jìn)文書檔案管理工作的進(jìn)展。

（二）提升部門及領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視度

思想的轉(zhuǎn)變可以有效促使行動(dòng)的改變，因此部門和領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案的重視可以有效改善文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，也才能夠在行動(dòng)上配合文書檔案管理工作的順暢開展。領(lǐng)導(dǎo)可以在集體會(huì)議上對文書檔案的工作開展提出意見和建議，加強(qiáng)對各部門的考核力度。同時(shí)加大文書檔案的宣傳力度，可以有效的促使員工對文書檔案的管理工作加深認(rèn)識，提高員工工作熱情。

（三）提高文書檔案管理人員的素質(zhì)

無論企業(yè)還是社會(huì)不缺的是人，缺的是人才，因此將“人”培養(yǎng)成“人才”對于單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀的改善會(huì)大有脾益。單位可以對文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)，促進(jìn)其積極學(xué)習(xí)新的管理理念，強(qiáng)化現(xiàn)代化信息設(shè)備的使用和在文書檔案管理工作中的重要作用，另外，新入職的文書檔案管理人員有必要進(jìn)行系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，保證持證上崗、規(guī)范管理的工作模式。

總結(jié)：文書檔案管理工作不是一蹴而就的工作，其需要一個(gè)長期的整理和規(guī)范的過程，在這個(gè)過程中單位各部門要相互配合、精誠合作，單位在制度上也要不斷完善，增進(jìn)文書檔案管理的工作效率，只有企業(yè)全體總動(dòng)員，才能夠在文書檔案管理工作上有所進(jìn)步，從而提升企業(yè)形象，為單位的進(jìn)一步發(fā)展提供動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳振環(huán).試論新時(shí)期文書檔案管理中存在的問題及對策[J]. 經(jīng)營管理者,2014,03:299.

[2]何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J]. 東方企業(yè)文化,2014,14:97,100.