物資采購(gòu)管理問(wèn)題研究及風(fēng)險(xiǎn)防范

袁麗莉

摘 要：在物資采購(gòu)過(guò)程中，存在著許多管理問(wèn)題，例如采購(gòu)質(zhì)量問(wèn)題、采購(gòu)合同問(wèn)題、采購(gòu)成本問(wèn)題等，同時(shí)也有來(lái)自采購(gòu)人員的道德素質(zhì)、技術(shù)能力、采購(gòu)監(jiān)督體系等問(wèn)題。因此，本文詳細(xì)地分析了物資采購(gòu)的管理問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出了風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu);管理問(wèn)題;采購(gòu)合同;風(fēng)險(xiǎn)防范

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革及深入發(fā)展，資源市場(chǎng)空間不斷拓寬，而在產(chǎn)品成本的采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)的零部件、原材料等占企業(yè)總成本的比重在60%左右。作為物流活動(dòng)的基礎(chǔ)，物資采購(gòu)涉及許多方面，例如從供應(yīng)商到需求方之間的技術(shù)方面、貨物方面、信息方面、服務(wù)方面等，而采購(gòu)活動(dòng)一旦出現(xiàn)了管理問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，企業(yè)的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都會(huì)受到嚴(yán)重影響，甚至還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施具有十分重大的意義。

一、物資采購(gòu)面臨的風(fēng)險(xiǎn)

1.物資采購(gòu)面臨的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。第一，合同風(fēng)險(xiǎn)。首先，如果對(duì)于合同內(nèi)容缺乏清晰的掌握，容易造成盲目簽約。賣方為了追求自身的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，一般都會(huì)采取不正當(dāng)?shù)氖侄?，例如賄賂采購(gòu)人員、給予虛假的優(yōu)惠等;其次是合同的管理混亂不堪，經(jīng)常出現(xiàn)無(wú)人管理的現(xiàn)象;第二，采購(gòu)存量存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。如果采購(gòu)量與供應(yīng)需求不相符合的時(shí)候，便會(huì)發(fā)生缺貨損失，以此導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。物資采購(gòu)過(guò)多，會(huì)導(dǎo)致無(wú)形的損耗，浪費(fèi)企業(yè)資金，造成存儲(chǔ)損耗風(fēng)險(xiǎn)。在物資采購(gòu)過(guò)程中，由于對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)缺乏正確的了解，盲目采購(gòu)，從而引起價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。再加上很多企業(yè)采用“零庫(kù)存”的策略，可能因此會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商的干擾出現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)由于缺乏貨源而中斷生產(chǎn);第三，采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。由于人為因素，導(dǎo)致企業(yè)的采購(gòu)物資在入庫(kù)之前并未按照合同以及相關(guān)要求，對(duì)采購(gòu)的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、規(guī)格、單據(jù)等方面進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收和審查，由此導(dǎo)致物資在數(shù)量上缺斤少兩，質(zhì)量上渾水摸魚(yú)，品種上以次充好等;第四，付款風(fēng)險(xiǎn)。有些企業(yè)為了能夠及時(shí)得到急需的物資，會(huì)采用先付款后進(jìn)貨的方式進(jìn)行采購(gòu)，但是一旦物資質(zhì)量出現(xiàn)的問(wèn)題時(shí)，雙方便會(huì)相互指責(zé)，不僅影響了企業(yè)形象，還導(dǎo)致企業(yè)陷入了被動(dòng)局面;第五，采購(gòu)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。很多企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)，由于責(zé)任心不強(qiáng)，或者管理水平較低，導(dǎo)致采購(gòu)物資無(wú)法滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，加之由于采購(gòu)人員為了一己私利假公濟(jì)私而形成的風(fēng)險(xiǎn)。

2.物資采購(gòu)面臨的外部風(fēng)險(xiǎn)。首先，采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。由于在投標(biāo)過(guò)程中，一般都是供應(yīng)商進(jìn)行操作，如果在投標(biāo)之前，供應(yīng)商之間相互串通，哄抬價(jià)格，從而導(dǎo)致企業(yè)的采購(gòu)價(jià)格出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn);其次，采購(gòu)合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)。合同詐騙一般都具有較高的隱蔽性，很難將其與正常的合同進(jìn)行正確的區(qū)分。在實(shí)際中，合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)主要包括有以下幾種：一是利用假冒、作廢、偽造的單據(jù)或者虛假的各種證明為合同進(jìn)行擔(dān)保。二是利用合同的虛假主體進(jìn)行合同的簽訂;三是在接受企業(yè)支付的各種款項(xiàng)后，便消失不見(jiàn);四是簽訂空頭合同，同時(shí)對(duì)于欺騙而來(lái)的合同進(jìn)行倒賣，以此獲取利益;五是設(shè)置合同陷阱。例如無(wú)故更改合同內(nèi)容、終止合同或者違反合同規(guī)定等;六是技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品由于技術(shù)不斷進(jìn)步會(huì)引發(fā)貶值的現(xiàn)象，甚至還會(huì)被淘汰，從而導(dǎo)致已經(jīng)采購(gòu)的原材料不斷浪費(fèi)，或者由于技術(shù)進(jìn)步的因素，導(dǎo)致采購(gòu)的原材料質(zhì)量無(wú)法滿足技術(shù)要求而導(dǎo)致的損失;七是采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量無(wú)法滿足企業(yè)的質(zhì)量要求，導(dǎo)致生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品質(zhì)量較低，為用戶帶來(lái)一定的損失，同時(shí)由于原材料的質(zhì)量問(wèn)題而引起企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量，從而降低了企業(yè)的產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力以及信譽(yù)等。

二、風(fēng)險(xiǎn)防范措施

1.盡力降低物資采購(gòu)成本。第一，運(yùn)用各種各樣的采購(gòu)手段，在采購(gòu)過(guò)程中需要進(jìn)行充分的考慮，選擇具有靈活性、合理性的采購(gòu)手段，例如有限競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)采購(gòu)、公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)等手段;第二，制定合理的采購(gòu)方案。采購(gòu)方案需要對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的各種環(huán)節(jié)進(jìn)行一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃，包括有物質(zhì)的數(shù)量、種類、價(jià)格、進(jìn)貨時(shí)間等，其主要目的在于降低物資的采購(gòu)成本;第三，制定合理的采購(gòu)預(yù)算，對(duì)物資采購(gòu)成本進(jìn)行估計(jì)，將企業(yè)的采購(gòu)資金控制在一個(gè)合理的范圍之內(nèi)，這是降低物資采購(gòu)成本的前提;第四，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，這是提高物資質(zhì)量的基礎(chǔ)條件。

2.完善內(nèi)部采購(gòu)監(jiān)督體系管理制度。首先，建立完善的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理制度。這就要求采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理制度必須要涉及到采購(gòu)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，不斷完善采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制、采購(gòu)管理計(jì)劃?rùn)C(jī)制、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)處理機(jī)制、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)機(jī)制、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任機(jī)制等，以此對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行一個(gè)全面、科學(xué)、合理的控制。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)還需要充分明確自身的職責(zé)和目標(biāo)。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)主要以采購(gòu)部門(mén)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表的方式為主，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理;其次，制定完善的采購(gòu)審計(jì)監(jiān)督制度，這是避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的重要手段之一，因此需要健全完善采購(gòu)計(jì)劃制度，將職權(quán)限制和職務(wù)分離制度徹底落實(shí)在實(shí)際工作中，嚴(yán)格控制訂貨制度。同時(shí)還需要嚴(yán)格要求物資入庫(kù)按照相關(guān)的流程進(jìn)行，及時(shí)對(duì)物資進(jìn)行檢查;最后，制定內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度能夠避免采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)違法、違規(guī)行為。因此企業(yè)應(yīng)實(shí)行集體定價(jià)制度、采購(gòu)公開(kāi)制度等，保證所有的采購(gòu)活動(dòng)都在公開(kāi)、公正、公平的環(huán)境下進(jìn)行。

3.建立完善的采購(gòu)合同內(nèi)部審查制度。第一，建立完善的生產(chǎn)過(guò)程審查制度。采購(gòu)合同生產(chǎn)過(guò)程審查制度能夠?qū)贤男б嫘院捅匾赃M(jìn)行科學(xué)合理的判斷，包括有資金的使用活動(dòng)、采購(gòu)計(jì)劃的制定、采購(gòu)價(jià)格的審查等，可以有效保障采購(gòu)活動(dòng)的順利開(kāi)展;第二，建立合同條款的審查制度。采購(gòu)合同的條款必須具有嚴(yán)密性、合法性、完整性，這是保障物資采購(gòu)安全的重要條件，需要企業(yè)設(shè)置專門(mén)的部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審查，審查內(nèi)容包括對(duì)合同雙方當(dāng)事人的姓名和住所的審查、對(duì)質(zhì)量的審查、對(duì)標(biāo)的和數(shù)量的審查、對(duì)采購(gòu)價(jià)格的審查、對(duì)交易地點(diǎn)和交易方式的審查、對(duì)違約責(zé)任和解決方式的審查等;第三，建立采購(gòu)合同的履行審查制度。采購(gòu)合同的履行審查制度主要用于采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)和結(jié)算環(huán)節(jié)，需要檢查采購(gòu)標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量，與供應(yīng)商的資金結(jié)算以及質(zhì)量保證金等方面的內(nèi)容與合同條款的符合程度。

4.加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在采購(gòu)決策中的應(yīng)用。在現(xiàn)代社會(huì)，對(duì)信息的充分掌握與了解對(duì)決策方案的正確性有著重要的提升作用。但通常來(lái)說(shuō)，信息資料分布在不同的時(shí)空中，因此作為采購(gòu)人員就要有敏銳的洞察力。一是要充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，并聯(lián)通現(xiàn)行的ERP管理模式收集、整理各類與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的信息資料，在收集、整理過(guò)程中要嚴(yán)格遵循及時(shí)、完成、準(zhǔn)確的原則進(jìn)行，并要盡可能擴(kuò)寬信息來(lái)源渠道，保持信息的暢通。二是對(duì)掌握的信息進(jìn)行處理分析，找出其中有用的部分，為正確的決策提供一定參考，進(jìn)而為采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的控制打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5.強(qiáng)化合同管理，規(guī)范合同審簽。合同全過(guò)程管理包括對(duì)合同訂立、執(zhí)行和結(jié)果的審查和監(jiān)督。合同簽訂過(guò)程中應(yīng)實(shí)行合同審簽，合同審簽可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同訂立過(guò)程中不合理、不合法的現(xiàn)象。企業(yè)各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限簽署采購(gòu)合同，對(duì)于影響重大、專業(yè)性較強(qiáng)的合同，應(yīng)當(dāng)實(shí)行技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等專業(yè)部門(mén)的聯(lián)合審簽，以最大限度地規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)語(yǔ)

物資采購(gòu)活動(dòng)不僅能夠滿足企業(yè)對(duì)原材料的需求，同時(shí)在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的控制作用。然而，在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)頻頻出現(xiàn)，這給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。對(duì)此，企業(yè)必須要建立完善的物資采購(gòu)管理制度，正確把握好市場(chǎng)和供應(yīng)商的實(shí)際情況，同時(shí)還需要提高采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，最大程度上降低采購(gòu)成本和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

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