論新時期檔案管理隊伍建設

楊繼勇

[摘 要]改革開放以來，我國各行各業(yè)都在發(fā)展，并已經(jīng)形成了一定的形式。但是我國檔案的管理卻仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式上，這就使得我國檔案管理的任務，工作環(huán)境以及管理方式都過于傳統(tǒng)化，使工作效率過低，服務對象不能體驗到優(yōu)質的服務。所以，本研究將對我國新時期下檔案管理工作做出簡要的分析及討論。

[關鍵詞]新時期；檔案管理；隊伍建設

前言

隨著改革開放，我國逐漸走向了信息化、智能化、先進化的時代。所以，在我國以知識、信息為主要特征的大背景之下，如何高效、優(yōu)質的開展檔案工作是必不可少的，而傳統(tǒng)的紙質檔案也因容易丟失、破損的原因而不再使用快速發(fā)展的社會了。所以，信息化的檔案管理將會是以后檔案管理的主要工作不分。隨著我國新時期的到來，數(shù)字化、信息化是當今社會發(fā)展的主要動力，所以，相關工作人員要與時俱進，不斷的汲取新的知識，才能使檔案管理的隊伍更好的滿足社會發(fā)展的需求。

1.關于檔案工作程序的變化

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡通訊技術的廣泛應用，在新時期，我國的檔案管理也需要做出改變，來適應快速發(fā)展的社會。所以，紙質檔案將逐漸被電子信息化檔案所替代。而電子信息化檔案與傳統(tǒng)紙質檔案相比較，電子信息檔案具有易于查詢，不易丟失，可多重加密，安全性高等優(yōu)點。正是由于這些優(yōu)點，使得電子信息化檔案在現(xiàn)代社會的檔案管理中被廣泛認可并投入使用。而以電子信息的方式所保存的文件也有效的解決了傳統(tǒng)紙質檔案的壽命問題，眾所周知，紙質檔案會隨著時間的推移而發(fā)生泛黃、消隱等情況，需要投入大量的人力財力才進行維護，而電子信息形式的文件則不存在這些問題。除此之外，使用電子信息形式保存的文件可以使需要調出該文件的詳細資料時，可以輕易的找到信息的源頭，從而保證了工作的高效性、提供了工作核實的安全性、真實性、可靠性和完整性。除了關于檔案信息保存形式發(fā)生了很大的變化。從事檔案管理的相關工作人員，也要與時俱進，改變自身的傳統(tǒng)思想，接受新的思想嗎，新的技術[1]，這樣，才能在檔案管理的控制環(huán)節(jié)，控制程序上都有很好的表現(xiàn)。

2.關于新時期下檔案管理隊伍的建設及工作人員所需要具備的能力

2.1相關人員必須具備扎實的檔案管理專業(yè)知識以及檔案管理相近的專業(yè)知識

對于從事檔案管理工作的工作人員來說，其必須具有扎實的檔案管理知識基礎并能夠在工作中做好關于檔案、文件的處理與控制，鑒定與整理，保護與維護。只有能夠做到這三點的檔案管理工作人員，才能算作是一個合格的檔案管理工作者。除此之外，檔案管理工作是一項比較雜的學科技術，因為從事這個工作的相關工作人員不僅需要掌握檔案專業(yè)與文秘專業(yè)的知識，還需要對圖書情報專業(yè)等相近專業(yè)有一定的了解。而相關工作人員在新時期中，需要對這幾種專業(yè)技術進行統(tǒng)一融合，并要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化從而適應這個快速發(fā)展的社會的需求。另外，從事檔案管理的相關工作人員除了專業(yè)知識要扎實，懂得靈活使用這些知識之外，還需要對業(yè)務活動有一定的專業(yè)認識，這樣才能及時的把握文件、檔案的活動狀況，從而保證文件及檔案的真實性，可靠性以及安全性，并為文件及檔案在日后的使用，管理等做出完全的準備。

2.2相關工作人員必須具備較強的電子檔案管理技能

在當今社會，為了相應無紙化辦公并實現(xiàn)節(jié)約環(huán)保等政策，傳統(tǒng)的紙質辦公已經(jīng)逐漸被替代，在不得不使用紙質文件時，也盡可能的減小浪費。由此可見，檔案的信息化管理是大勢所趨，也是未來逐漸走向信息化時代的前提。而大量的電子文件雖然較傳統(tǒng)紙質文件比較易于管理，但是仍然需要工作人員熟悉其管理流程，記錄形式以及生產(chǎn)環(huán)境等。所以，從事相關檔案管理的工作人員不能再以傳統(tǒng)的思想去工作，而要做到與時俱進，深刻的理解電子信息化檔案管理對于工作所帶來的改變及挑戰(zhàn)。除此之外，相關工作人員還需要具備一定的電子信息技術，能夠熟練的掌握自動化辦公[2]，檢索等業(yè)務軟件的使用等。這樣才能適應新時期下檔案信息化的管理。

2.3新時期下的工作人員必須具備較強的學習能力

在新時期的不斷發(fā)展之下，檔案工作為了適應這一發(fā)展，也逐漸成為了一項知識更新快，實踐性以及操作性強的工作。但是，對于檔案管理工作來說，雖然具備一定的專業(yè)知識很重要，但是，畢竟我國的人力資源及從事檔案管理專業(yè)的人才還是較少，很難滿足這個快速發(fā)展的社會的需求，所以，這就要求從事相關檔案管理工作的工作人員具備一定的學習能力。只有相關的工作人員具備一定的學習能力，才能在日常的工作中善于發(fā)現(xiàn)問題并注意總結與反思，才能將工作做的更好。而檔案管理工作一般都是以實際操作等能力相掛鉤，所以，要求相關的工作人員必須要在日常的工作中及時的分析自己的不足，并根據(jù)所學知識對問題提出解決方法或者虛心相他人求教從而進一步的完善自己有漏洞的知識體系，從而進一步的提高自己的業(yè)務水平及檔案管理能力。而對于新時期來說，新時期是一個學習型社會和終身教育的時代，這也要求從事相關工作的工作人員具有一定的學習能力，理解能力和知識的消化能力。并且相關的工作人員通過不斷的學習，也能使自己的視野更為開闊，接受到更多新的技術，從而使檔案管理工作可以被更為高效的開展[3]。除此之外，從事檔案管理的相關工作人員，還應該具有一定的創(chuàng)新精神，不斷的將新的方法、新的技術結合到實際的工作當中去，為檔案管理的發(fā)展開辟新的道路。

結語

綜上所述，在新時期這個需要不斷發(fā)展、不斷學習的時期，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，同時，也對檔案管理隊伍的建設提供了新的要求。并且，隨著社會的進步，相關的工作人員也需要改變傳統(tǒng)的觀念，而不斷汲取新的知識來充實自己，并使檔案管理工作可以被更為高效的開展起來。除了提高工作人員的自身素質之外，相關單位也要做好帶頭作用，為工作人員提供良好的學習環(huán)境，從而使新時期下的檔案管理隊伍被更好的建設，更適應于新時期要求的發(fā)展。

參考文獻：

[1]張亞倫.信息化環(huán)境下高校檔案工作者角色定位.中國檔案，2013，（3）.

[2]王文亮.基于觀念轉變的檔案利用創(chuàng)新研究.中國檔案，2013，（5）.

[3]曾葦.論高校檔案人員激勵機制的構建[J].電腦知識與技術，2009.6.