檔案管理工作保密的重要性

李玉濱

[摘 要]隨著社會政治、經(jīng)濟、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進步，檔案保密工作正面臨著一系列新問題和新挑戰(zhàn)。本文就如何迎難而上，增強法制意識，建立健全各項檔案管理制度，既做好檔案保密工作又能使檔案更好地為經(jīng)濟和社會的發(fā)展提供服務(wù)進行探討。

[關(guān)鍵詞]檔案保管；檔案利用；保密

一、做好檔案保管過程中的保密工作

1、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定保管

期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本單位的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。

2、檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)，就是要

維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管人員要持之以恒防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

3、檔案涉密情況的變化。檔案在保管過程中，其密級不

是一成不變的，而是隨著時間的失衡和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的；大多數(shù)的，總的趨勢是降密，直至解密。因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標準，嚴防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

4、加強絕密檔案的管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進行補救。

5、做好檔案密級的調(diào)整工作。要貫徹落實《保密法》，廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定，要建立起法制的新秩序。

6、為適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個制度：一建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二建立調(diào)密通知制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。要加強涉密檔案的科學(xué)管理，對密級文件特別是絕密文件應(yīng)當單份盒裝保存，徹底解決密與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。

二、做好檔案利用過程中的監(jiān)督、保密工作

1、制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

2、隊伍建設(shè)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

3、監(jiān)督措施。做好利用監(jiān)督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

4、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國家機密是每個

公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的職責(zé)。日常工作中檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端；大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。

上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限的利用會給黨和國家及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

三、進一步做好檔案開放中的保密工作

1、做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準確的區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。檔案館工作人員根據(jù)標準，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍，最終由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

2、做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，應(yīng)當遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)應(yīng)當及時解密。解密是由原確定密級的機關(guān)、單位或其上級機關(guān)進行。

3、做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，建立健全檔號，編制檢索工具，準備好副本，對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進行復(fù)制，搞好檔案副本。

保守國家機密是每個檔案人員應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，因此，在檔案管理工作為社會服務(wù)、為社會利用的同時，應(yīng)當做好檔案的保密工作。