微時(shí)代的高校檔案館服務(wù)新思考

王瑋

[摘 要]微博已成為時(shí)下使用最為普遍的信息發(fā)布平臺(tái)，高校檔案館也可以嘗試?yán)梦⒉┌l(fā)布檔案新聞、宣傳檔案文化、拓展檔案信息服務(wù)，以此擴(kuò)大自身工作的社會(huì)影響力。

[關(guān)鍵詞]高校檔案館；微博；信息服務(wù)

微時(shí)代是指以“微系列”作為傳播媒介的發(fā)展階段，其文化傳播特征主要是短小精悍，如微博、微信、微電影、微調(diào)查、微話題等，其信息傳播速度較傳統(tǒng)媒介更迅速更廣泛，因而傳播內(nèi)容更具沖擊力和震撼力，成為時(shí)下最為流行的互動(dòng)方式。本文主要從微博的視角考量高校檔案館工作，以求在信息快速傳播的時(shí)代拓展檔案信息服務(wù)的影響力。

微博是微型博客（Micro Blog）的簡稱，是一個(gè)供人們分享、傳播、獲取信息的簡便平臺(tái)。維基百科中將微博定義為“一種允許用戶及時(shí)更新簡短文本（一般少于200字）并可以公開發(fā)布的博客形式，它允許任何人閱讀或者只能由用戶選擇的群組閱讀”。微博支持多種應(yīng)用接口，用戶可以通過手機(jī)、API接口、IM軟件（如QQ、MSN等）、E-mail、Web等方式隨時(shí)隨地發(fā)布信息。因而，微博具有傳統(tǒng)信息發(fā)布渠道所不具備的獨(dú)特性：信息來源多樣性，形式多元化，內(nèi)容簡明精悍；二是即時(shí)性強(qiáng)，傳播速度快，影響范圍廣；三是操作方式簡單，便捷易用；四是極具互動(dòng)性和共享性。微博也以其特有的開放性、平民性和整合性迅速成為社會(huì)化的傳播平臺(tái)。目前，檔案部門也逐漸嘗試?yán)梦⒉┢脚_(tái)發(fā)布檔案新聞、宣傳檔案文化、拓展檔案信息服務(wù)，借助微博獨(dú)特優(yōu)勢擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力。

1.高校檔案館微博應(yīng)用實(shí)證分析

1.1數(shù)據(jù)采集

目前國內(nèi)使用較為普遍的微博平臺(tái)有新浪、網(wǎng)易、騰訊、搜狐等，其中新浪微博的影響力和用戶數(shù)量居首，因此本文選取新浪微博作為研究平臺(tái)，對(duì)高校檔案館用戶進(jìn)行調(diào)查和統(tǒng)計(jì)。

筆者于2014年10月13日，在新浪微博用戶昵稱中以“檔案館”為檢索詞，檢索到385個(gè)微博用戶。筆者根據(jù)博主的標(biāo)簽、簡介對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行人工篩選，剔除不相關(guān)的用戶，高校檔案館微博有27個(gè)，開通率僅為7.01%。

1.2樣本分析

這27個(gè)高校檔案館微博都是以實(shí)體檔案館機(jī)構(gòu)名稱作為微博用戶名，但并不是全部都獲得新浪認(rèn)證的。新浪微博的官方認(rèn)證，表明微博已經(jīng)驗(yàn)證該組織機(jī)構(gòu)的真實(shí)性，是官方正式開通的，其發(fā)布的信息更具真實(shí)性和權(quán)威性，因此本文將以認(rèn)證微博為樣本對(duì)象進(jìn)行實(shí)證分析。本次調(diào)研中，經(jīng)過官方認(rèn)證的微博只有13個(gè)，占比48%，在一定程度上也反映出大部分高校檔案館還未充分認(rèn)識(shí)到微博在當(dāng)前社會(huì)的信息影響力，沒有及時(shí)利用微博這一新型傳播平臺(tái)拓展檔案工作。

影響力是評(píng)價(jià)微博的重要標(biāo)準(zhǔn)，它可以通過微博的信息發(fā)布情況、被評(píng)論、被轉(zhuǎn)發(fā)的情況，以及活躍粉絲的數(shù)量來衡量一個(gè)賬號(hào)影響力的大小。影響力由活躍度、傳播力和覆蓋度三大指標(biāo)構(gòu)成?；钴S度代表每天主動(dòng)發(fā)博、轉(zhuǎn)發(fā)、評(píng)論的有效條數(shù)；傳播力與微博的被轉(zhuǎn)發(fā)、被評(píng)論的有效條數(shù)和有效人數(shù)相關(guān)；覆蓋度的高低則由微博的活躍粉絲數(shù)的多少來決定。本文運(yùn)用“微博風(fēng)云”搜索工具，對(duì)樣本對(duì)象從微博數(shù)量、粉絲數(shù)量、評(píng)論數(shù)和轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)幾個(gè)方面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

（1）微博數(shù)量分析

微博發(fā)布量可以體現(xiàn)微博用戶的信息創(chuàng)造能力，高校檔案館微博的發(fā)布質(zhì)量和更新頻率也在一定程度上決定其服務(wù)的內(nèi)容和效果。上述表格數(shù)據(jù)顯示，在調(diào)研的13個(gè)高校檔案館官方微博樣本中，微博發(fā)布量超過500條的僅有3個(gè)，微博數(shù)低于100條的有5個(gè)，最少的是燕山大學(xué)檔案館，自開通微博以來只發(fā)布過2條博文。微博日均發(fā)布量在1條以上的高校有3個(gè)，分別為微博數(shù)較多的中大檔案館、華東師范大學(xué)檔案館、北京工商大學(xué)檔案館，其余高校檔案館微博日均發(fā)布量不足0.4。此外，有9個(gè)高校檔案館微博原創(chuàng)率超過50%。上述數(shù)據(jù)說明，各高校檔案館微博信息發(fā)布數(shù)量較少，發(fā)布頻率較低，日均發(fā)布量不足1條，但微博原創(chuàng)率相對(duì)較高。

（2）微博粉絲數(shù)分析

微博粉絲數(shù)量可以反映出對(duì)博主保持持續(xù)關(guān)注的群體數(shù)量的多少，粉絲數(shù)量越多，則發(fā)布的微博能夠被更多人看到，其信息擴(kuò)散范圍越廣泛。如上表所示，粉絲數(shù)最多的是北京科技大學(xué)檔案館，其次是上海大學(xué)檔案館，兩者粉絲數(shù)都在3000位以上。粉絲數(shù)達(dá)到1000-2000位和500-1000位的各有3個(gè)高校，分別占比23%，粉絲數(shù)不足500位的有5個(gè)高校，占比38%。數(shù)據(jù)顯示，高校檔案館微博的粉絲數(shù)量總體偏低，這與微博信息更新頻率慢、內(nèi)容吸引度低不無關(guān)聯(lián)。

（3）微博互動(dòng)力分析

評(píng)論數(shù)和轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)是衡量微博互動(dòng)力的重要指標(biāo)，通過分析博主最近發(fā)布200條微博的平均評(píng)論數(shù)和平均轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)，反映該微博與粉絲間的互動(dòng)程度。筆者通過“微博風(fēng)云”統(tǒng)計(jì)了13個(gè)調(diào)研樣本的微博評(píng)論數(shù)和轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)，具體如上表所示，高校檔案微博整體互動(dòng)程度較低，互動(dòng)力較差。微博評(píng)論數(shù)超過2條的只有2個(gè)高校，而不足1條的就有7個(gè)高校，占比54%。微博轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)較評(píng)論數(shù)稍高，轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)超過2條的有5個(gè)高校，最高的轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)達(dá)到了6.5條，但也存在轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)為0條的高校。

2.高校檔案館微博利用存在的問題

高校檔案館官方微博開通率低。目前高校檔案工作者利用微博平臺(tái)推廣信息服務(wù)的意識(shí)還比較淡薄，對(duì)于微時(shí)代的重要社交媒體——微博的影響力認(rèn)識(shí)不足，微博應(yīng)用情況不盡如人意。就本文調(diào)研來看，27個(gè)高校檔案館微博中只有13個(gè)官方微博，不僅微博開通普及度差，而且官方微博認(rèn)證率低，這也說明了高校檔案工作者沒有充分意識(shí)到微博在檔案信息服務(wù)方面的優(yōu)勢，對(duì)于微博的開通、認(rèn)證與管理沒有給予必要重視與支持。

高校檔案館微博質(zhì)量參差不齊。已開通的高校檔案館官方微博主要存在功能定位單一、發(fā)布信息量少質(zhì)低、更新不及時(shí)等問題。部分高校檔案工作者將微博作為官方網(wǎng)站的延伸，微博中發(fā)布的信息多是網(wǎng)站內(nèi)容的復(fù)制簡化，并按照網(wǎng)站的建設(shè)思維來運(yùn)作微博，出現(xiàn)微博“網(wǎng)站化”現(xiàn)象，導(dǎo)致內(nèi)容過于嚴(yán)肅刻板，缺乏新意。其次，高校檔案館微博信息發(fā)布數(shù)量偏少，發(fā)布內(nèi)容多為通知公告類，如開閉館通知、會(huì)議召開通知等等，發(fā)布形式單一，多為文字、圖片或網(wǎng)頁鏈接。如此缺乏實(shí)質(zhì)內(nèi)容和多樣形式的微博信息又如何吸引需求各異的微博用戶呢？此外，高校檔案館微博更新頻率較慢，這也是微博發(fā)布量少的重要原因。例如，燕山大學(xué)檔案館在微博開通的533天中只發(fā)布了2條博文，北京科技大學(xué)檔案館自2011年7月8日發(fā)布了第10條微博之后就不再有信息發(fā)布，微博成了無人管理的“荒地”。

高校檔案館微博粉絲數(shù)量少，互動(dòng)性不高。由于高校檔案館微博更新不及時(shí)，信息發(fā)布量少且形式單一，直接影響了微博的受關(guān)注程度。在本文調(diào)研的高校檔案館微博中，人氣普遍不高，粉絲最少的只有二十幾人，這與同平臺(tái)上粉絲數(shù)幾百上千萬的人氣微博相距甚遠(yuǎn)，而造成這種局面的直接原因就是博文發(fā)布量少、更新不及時(shí)。與此同時(shí)，個(gè)別微博發(fā)文量相對(duì)較多的高校檔案微博也存在互動(dòng)力不足的問題。這些高校僅僅將微博作為檔案網(wǎng)站的補(bǔ)充，只是簡單的發(fā)布信息，缺少對(duì)相關(guān)用戶的關(guān)注，如學(xué)校官方微博、學(xué)校招生或就業(yè)管理部門微博、校內(nèi)師生用戶等，沒有與用戶粉絲的交流，高校檔案微博將是一場自說自話的獨(dú)角戲，失去原有的價(jià)值與魅力。

3.高校檔案館微博建設(shè)與管理

3.1內(nèi)容建設(shè)

公共信息。高校檔案館可以將檔案工作的政策法規(guī)、規(guī)章制度、館內(nèi)動(dòng)態(tài)、陳列展覽等信息通過微博主動(dòng)向用戶推送，既可以使廣大粉絲了解檔案工作實(shí)際情況，又可以提升檔案工作關(guān)注度。

服務(wù)信息。高校檔案館微博還可以發(fā)布檔案工作流程、查檔程序、館藏特色、開放檔案信息等內(nèi)容，宣傳檔案館，方便師生辦理檔案業(yè)務(wù)。充分發(fā)揮微博的實(shí)時(shí)互動(dòng)優(yōu)勢，利用微博做好用戶的信息咨詢、檔案查詢服務(wù)，解答用戶疑問。通過微博與用戶開展有效的互動(dòng)溝通，了解用戶檔案信息需求，以及對(duì)檔案工作的意見和建議，進(jìn)而有助于改善檔案服務(wù)。

檔案征集信息。高校檔案館可以借助微博的傳播力和影響力發(fā)布檔案征集信息，開辟檔案征集新渠道。高校檔案微博的粉絲絕大多數(shù)都是師生員工、校友或與學(xué)校發(fā)展密切相關(guān)的組織或個(gè)人，他們也是學(xué)校歷史的親歷者和見證者，了解更多與學(xué)校歷史發(fā)展相關(guān)的信息線索，使得檔案征集工作更具可操作性和針對(duì)性。

檔案編研信息。微博還能夠幫助檔案工作人員進(jìn)行檔案編撰選題，發(fā)布編研成果，以及搜集反饋意見。高校檔案館可通過微博“話題”投票功能引起大家對(duì)檔案編研選題的討論，拓寬選題范圍，切實(shí)提高選題選材的質(zhì)量。隨后，可將檔案編撰成果放在微博上，即通過發(fā)布摘要或網(wǎng)絡(luò)連接的方式，使編研成果的發(fā)布和傳播打破傳統(tǒng)時(shí)空限制，提升推廣度和關(guān)注度。與此同時(shí)，廣泛聽取粉絲和用戶的意見與建議，搜集和整理反饋信息，及時(shí)對(duì)編研作品進(jìn)行修改完善。

3.2管理對(duì)策

一是提高微博參與度，提升微博影響力和關(guān)注度。高校檔案館要加強(qiáng)微博的管理力度，指派專人維護(hù)，將微博運(yùn)營常態(tài)化。加強(qiáng)檔案館微博與學(xué)校官方微博、招生宣傳、教學(xué)管理、深造就業(yè)等相關(guān)部門微博以及師生員工、校友等個(gè)人微博的互動(dòng)，逐步提升檔案館微博被關(guān)注度。

二是發(fā)揮自身優(yōu)勢，創(chuàng)建學(xué)校歷史信息發(fā)布平臺(tái)。高校檔案館應(yīng)結(jié)合自身館藏實(shí)際，發(fā)揮信息優(yōu)勢，挖掘適合在微博上發(fā)布的檔案信息資源，例如“校史上的今天”、“學(xué)校大事記”、“校史人物展覽館”等涉及學(xué)校歷史沿革、名師、校友方面的欄目，定期更新發(fā)布相關(guān)信息，使之成為外界了解學(xué)校的重要窗口。