企業(yè)文書工作及文書檔案管理究竟重點在什么地方

聶英俊

作為國有企業(yè)的一名檔案工作人員，三年的文書工作及文書歸檔工作使我對其有了深刻的認識，除了需要認真之外也需要不斷積累經(jīng)驗，日趨完善工作中的工作方法，才能達到事半功倍的效果。

首先，我談幾點對文書工作的認識和意見：

文書工作瑣碎繁雜，通過制度規(guī)范要求才能保證公司文書檔案質(zhì)量不斷提升。公文流傳快速有效是提升工作效率最根本的點，除了要求文書及時處理之外，還要認真做好特事特辦，對一些緊急公文除在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)留痕，也要借助電話和短信的方式提醒辦理人。除了保證公文流轉(zhuǎn)效率之外，個人認為文書工作還需要重點做好如下四方面：

一、建立健全公司收發(fā)文登記制度。

做好文書工作，首先要嚴(yán)格做好公司收發(fā)文登記。目前很多單位都采用OA辦公系統(tǒng)，對于所有的收文和發(fā)文都嚴(yán)格在辦公系統(tǒng)中進行流轉(zhuǎn)。建立電子文件目錄，保存電子文件及文件處理單也就變成了不是那么困難的問題。對于發(fā)文，OA系統(tǒng)本身不能送達的，要做紙質(zhì)文件制作并由專人送達到指定單位，或?qū)⒓t頭文件的PDF版本以電子郵件等方式送達，并做好送達記錄。

二、建立健全會議紀(jì)要等文件歸檔制度。

會議紀(jì)要作為公司集體決策的重要體現(xiàn)，保存好會議紀(jì)要、會議資料、會議記錄和會議錄音就變得尤為重要。對于一些采用OA辦公系統(tǒng)進行審批上會議案的單位，上會議案及上會議案審批單都要作為歸檔文件的一部分保存。

三、建立文件銷毀登記目錄。

對于不在文書檔案范圍內(nèi)的文件建立銷毀目錄登記，并做好相應(yīng)的審批工作，審批意見和銷毀目錄一并存檔。

四、建立健全用印審批登記管理制度。

對于印章管理嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理辦法采用網(wǎng)上流程和用印審批單兩種途徑進行審批，但是都要進行人工登記，在登記中要寫明蓋章文件的內(nèi)容，用印個數(shù)，及文件發(fā)送單位，審批人及經(jīng)辦人，保存完備的用印審批單和用印登記簿。

以上是我對文書工作的幾點認識和意見。只有把以上幾項工作做好實處，在進行年度文書檔案歸檔時，就能做的游刃有余

其次，談一下對企業(yè)文書檔案的認識。

企業(yè)文書檔案歸檔范圍的確定、類別的劃分、檔案保存年限的劃分是文書歸檔工作中最重要的三個方面，在《檔案管理辦法》中文書檔案部分也有詳細闡述，但我依然結(jié)合自己的實際工作經(jīng)驗談?wù)剬ξ臅鴻n案的幾點認識：

一、文書檔案來源于日常文書工作中形成的文件記錄材料。

（就我個人認識）主要包括：公文，重要會議相關(guān)資料，印章管理過程中的登記簿和用印審批單、保密文件及重要來電記錄等。文書檔案來源于文書工作中的文件記錄材料，只有把文書工作做細做實，才能保證文書檔案的質(zhì)量。

二、在進行文書歸檔過程中應(yīng)該注意三方面的問題。

（一）對文件完整性的要求；

公文主要包括收文和發(fā)文。收文一定保存好原始文件，以及文件處理單；發(fā)文一定保存好原稿、紅頭發(fā)文、修改痕跡及發(fā)文處理單。

（二）對文書檔案歸檔范圍的認識；

緊密結(jié)合檔案管理辦法及其文件處理單的批示，分清文件是否需進行歸檔至文書檔案。比如收文中對于不涉及本單位的職務(wù)任免、表彰決定等文件不需要歸檔至文書檔案；

（三）需要合并處理歸檔的文件。

文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一個件。需按照批復(fù)在前請示在后、復(fù)函在前函在后的標(biāo)準(zhǔn)進行組合歸檔，視作一個文件。對于沒有收到批復(fù)的請示進行歸檔時要在備考表中注明，本人還認為對于一些表彰決定、通知等文件，也應(yīng)該按照表彰決定在前相應(yīng)通知在后的方式進行合并歸檔視作一個文件，目前對于此暫無制度要求。

三、文書檔案分類一般公司采用的是年度—問題—保管期限分類法。

按照這種方式進行文書檔案分類有黨建工作類（0）、行政管理類（1）、經(jīng)營管理類（2）、生產(chǎn)經(jīng)營管理類（3）四類。

（一）黨建工作類，主要包括：跟黨委、團委、紀(jì)委、工會及協(xié)會有關(guān)的文件；

（二）行政管理類，主要包括：跟人力資源、審計、法紀(jì)監(jiān)察、后勤管理、行政事務(wù)、外事工作、醫(yī)療衛(wèi)生等有關(guān)的文件；

（三）經(jīng)營管理類，主要包括：跟經(jīng)營決策、計劃統(tǒng)計、財務(wù)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、企業(yè)管理、房地產(chǎn)管理、基本建設(shè)管理及機電網(wǎng)絡(luò)管理等有關(guān)的文件；

（四）生產(chǎn)技術(shù)管理類，主要包括：跟生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境管理、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作及檔案信息管理等有關(guān)的文件。

四、文書檔案保存年限的劃分。

主要分永久、長期（50年）和短期（15年）。以下，主要從文件來源和文書檔案分類角度進行闡述。其中的難點在于如何區(qū)分重要的和一般的，其次就是對業(yè)務(wù)問題的準(zhǔn)確把握正確分類問題。

（一）永久保存的文件：

包括公司、公司聯(lián)合組織、公司承辦的重要會議及活動過程中產(chǎn)生文件請示、批復(fù)、議程、名單、報告、上級領(lǐng)導(dǎo)人賀辭、題詞、會徽設(shè)計、領(lǐng)導(dǎo)人講話、選舉結(jié)果、決議、會議紀(jì)要及會議記錄等文件；重要的上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本公司工作過程中形成的重要文件資料；本公司業(yè)務(wù)內(nèi)的重要文件；本公司事務(wù)管理文件等。

（二）長期保存的文件

主要包括代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道等文件；一般的上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本公司工作時形成的一般文件和工作匯報材料；一般業(yè)務(wù)問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示；20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件等等。

（三）短期保存的文件

主要包括公司、公司聯(lián)合組織、公司承辦的重要會議及活動過程中討論未通過的文件；年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計等文件；一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料；有關(guān)單位簽訂一般的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件。

以上是我對文書工作和文書檔案的幾點淺薄的認識，在今后的工作中會對相關(guān)問題做更深入的研究，以便于更加準(zhǔn)確的把握歸檔范圍、進行分類和確定保存年限。

參考文獻：

1.國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》