技工學(xué)校檔案管理工作在信息化時代下的創(chuàng)新實踐

黎鳳萍

[摘 要]以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使檔案信息管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列，并為檔案信息的科學(xué)管理提供了可靠的保證。技工學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該與時俱進，在信息化時代下進行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的實效性和科學(xué)性。

[關(guān)鍵詞]技工學(xué)校；檔案管理；信息化；創(chuàng)新實踐

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》將教育信息化上升為國家戰(zhàn)略，教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》，對教育信息化發(fā)展做出了總體部署。而檔案管理信息化是學(xué)校信息化的重要組成部分，已經(jīng)成為學(xué)校工作的重要組成部分。

1.信息時代技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的必要性

信息技術(shù)為檔案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。然而，目前很多技工學(xué)校由于教學(xué)工作任務(wù)繁重，很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，導(dǎo)致檔案收集不全。很多學(xué)校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，較少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，沒有充分發(fā)揮檔案的作用。這樣不僅難以適應(yīng)信息化時代的要求，也對于技工學(xué)校的長遠發(fā)展不利。

因此，在技工學(xué)校檔案管理過程中應(yīng)該加快管理工作的信息化建設(shè)，檔案存儲的信息化建設(shè)可以提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本，并可超越時間、空間、機構(gòu)等因素，滿足校內(nèi)外人士對于學(xué)校檔案的需求。而且學(xué)校的各類繁雜檔案通過計算機的管理，可以對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，提高了檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益。

2.技工學(xué)校檔案管理信息化的創(chuàng)新路徑

2.1健全與檔案管理信息化相關(guān)的標準和規(guī)范

進一步健全與檔案管理信息化相關(guān)的標準和規(guī)范，是技工學(xué)校落實信息化建設(shè)的根本保障。首先，學(xué)校要不斷規(guī)范檔案管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)與信息安全規(guī)章制度建設(shè)，建立常規(guī)的檔案信息化管理標準，以制度的形式將檔案管理落到實處，實現(xiàn)以制度管人，按制度辦事。

2.2加強相關(guān)的軟硬件建設(shè)

技工學(xué)校要樹立檔案管理信息化建設(shè)的意識，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是普通教職工都要認識到信息技術(shù)對于檔案管理的重要性。在硬件方面，學(xué)校要引進并且使用先進的信息設(shè)備，如計算機設(shè)備、通訊設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等，通過這些設(shè)備將教育教學(xué)各類信息生成和整理出來，使各類信息規(guī)范化、標準化、數(shù)字化，從而向社會各界、學(xué)校師生員工提供完備的數(shù)據(jù)庫和光盤檢索系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)虛擬系統(tǒng)等信息服務(wù)。在軟件方面，學(xué)校要引進合適的檔案管理軟件，并且進行開發(fā)和合理利用，盡快建立起包括信息采集、信息管理、信息服務(wù)的完善的自動化系統(tǒng)。比如學(xué)?？梢杂胮owerpoint制作“教師業(yè)務(wù)檔案”和“學(xué)生成長記錄袋”，利用現(xiàn)在手機、相機、電腦多種普及化的信息采集途徑，全方位記錄師生的工作學(xué)習(xí)、生活交流，以豐富學(xué)校檔案容量，增強直觀性。

2.3提高管理人員綜合素質(zhì)

電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員的綜合能力直接影響到檔案信息建設(shè)的創(chuàng)新。他們不僅僅要懂計算機操作、聯(lián)機檢索、上網(wǎng)查詢等信息技術(shù)，又要具備一定的教育管理知識，這樣才知道需要收集什么信息和知道如何進行信息的加工處理，從而提高學(xué)生信息素養(yǎng)，推動教師信息能力的提高。具體來說，技工學(xué)校檔案管理者必須有具有較好的基礎(chǔ)知識、教育教學(xué)知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識水平。因此，學(xué)校應(yīng)該對教職工進行計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，比如現(xiàn)代化歸檔管理系統(tǒng)的使用、新型載體檔案材料的開發(fā)利用等等，使他們盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調(diào)整和完善自己的知識結(jié)構(gòu)。

2.4促進檔案信息資源共享

檔案管理工作的創(chuàng)新要注重信息資源共享。技工學(xué)校要注重加強檔案信息資源建設(shè)過程中的聯(lián)系與合作，將學(xué)校的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源共建，提高檔案信息資源共享。具體來說，學(xué)校要以校檔案網(wǎng)站為主體，利用學(xué)校統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)出口與其他學(xué)校檔案網(wǎng)站鏈接，形成一個共同的整體檔案工作信息網(wǎng)。同時，學(xué)校要充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，向全校師生提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進一步發(fā)揮檔案信息資源的共享作用。

2.5健全安全保障措施

技工學(xué)校在進行檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的同時，必須認識到其中存在的安全隱患。學(xué)校要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責(zé)制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。對于檔案信息網(wǎng)站上載的信息，要嚴格執(zhí)行上網(wǎng)信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發(fā)生。檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實行嚴格的物理隔離措施，防止黑客入侵。同時，學(xué)校應(yīng)該加強對檔案信息資源庫的管理，設(shè)置分級管理權(quán)限。杜絕非法操作情況的發(fā)生，確保檔案信息資源庫的絕對安全。檔案管理人員要定期在硬磁盤上備份所存儲的信息，保證計算機系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難性故障時檔案數(shù)據(jù)庫信息的恢復(fù)。

3.結(jié)語

檔案是技工學(xué)校工作和教育教學(xué)活動的真實記錄和歷史反映，檔案管理工作是學(xué)校一項非常重要的基礎(chǔ)建設(shè)，其內(nèi)容繁雜，不僅包括黨群類、行政類檔案，還包括教育教學(xué)類檔案，比如學(xué)生檔案、教師檔案、教育教學(xué)工作檔案等等。只有通過信息化建設(shè)進行創(chuàng)新，才能使技工學(xué)校檔案管理變得更加科學(xué)高效。

參考文獻：

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