關(guān)于在青藏鐵路建設(shè)項目聲像檔案中的數(shù)碼照片檔案管理的幾點做法

梁宏俠

[摘 要]青藏鐵路開通運營五年來，青藏鐵路工程項目聲像檔案作為一種看的見，聽的到的檔案信息資源產(chǎn)生于實踐，應用于實踐，在運用管理中具有不可替代的作用。

[關(guān)鍵詞]聲像檔案；數(shù)碼照片；管理；幾點做法

隨著青藏鐵路格拉段投入運營五年以來，管好用好世界一流高原鐵路實現(xiàn)運營管理創(chuàng)世界一流水平是我們的工作目標。青藏鐵路建設(shè)項目聲像檔案的齊全、完整、準確系統(tǒng)地保存下來，在實現(xiàn)青藏鐵路運營管理創(chuàng)世界一流水平目標的過程中不斷發(fā)揮著重要作用。

青藏鐵路格拉段建設(shè)項目聲像檔案信息是直接記述青藏鐵路建設(shè)過程的真實記錄，可以說是管好用好青藏鐵路建設(shè)項目檔案的重要組成部分。為管好用好青藏鐵路，實現(xiàn)“安全持續(xù)穩(wěn)定，運輸暢通無阻，服務優(yōu)質(zhì)高效，環(huán)保全面達標”的目標而科學決策提供了重要依據(jù)。公司利用工程竣工聲像檔案建立健全了青藏鐵路格拉段線路、橋隧、路基等設(shè)備圖表，為今后養(yǎng)護維修這條線路提供了詳實的圖文資料，并為及時掌握青藏鐵路格拉段多年凍土路基地段的觀測和整治提供了重要依據(jù)。

數(shù)碼照片是聲像檔案的重要組成部分，是看的見的施工過程的真實記錄，是在工程施工過程中運用聲像技術(shù)來記錄施工情況的一種手段。是在鐵路建設(shè)、運營、維護、管理等方面發(fā)揮著重要的作用。我們做到了數(shù)碼照片檔案的收集與建設(shè)項目工程施工檔案同步進行，并由施工單位按施工標段，根據(jù)《聲像檔案管理辦法》規(guī)定組卷、移交，全線共接收28卷照片檔案和116張光盤的數(shù)碼照片檔案。

結(jié)合公司在青藏鐵路建設(shè)項目檔案管理工作實踐中，就聲像檔案中的數(shù)碼照片檔案收集、分類、整理、管理等方面談幾點認識和體會。

一、正確認識把握數(shù)碼照片檔案的特點

數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設(shè)備獲得的以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件。

數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片相比，具有許多優(yōu)勢。除了成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等優(yōu)點外，還有以下特點：

1.存儲久、質(zhì)量不變。數(shù)碼照片只要存到了計算機磁盤或光盤上，就可以長期保存，不褪色，不變形。

2.連接快，應用廣泛。數(shù)碼照片可以在自已的數(shù)碼相機和計算機上顯示、瀏覽、處理、還可以與打印機、刻錄機、電視機等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中多臺電腦或各個網(wǎng)站互相鏈接，通過網(wǎng)上發(fā)布，從而擴展了應用范圍。鑒于此，公司從實際工作需要出發(fā)，給檔案室配備了數(shù)碼照像機、計算機、掃描儀、移動硬盤等設(shè)備，完善了收集、檢查、移交數(shù)碼照片的必要技術(shù)設(shè)備。數(shù)碼照片檔案是檔案信息資源的重要組成部分，對數(shù)碼照片檔案的有效、規(guī)范管理是關(guān)系到企業(yè)檔案信息資源完整的重要保證。因此，加強數(shù)碼照片檔案管理，實現(xiàn)其統(tǒng)一的規(guī)范管理是十分必要的。

二、注重數(shù)碼照片檔案的收集、完善日常管理制度

青藏鐵路舉世矚目，其工程難度高、影響大，所產(chǎn)生的一切影像資料，具有十分廣泛的利用價值，特別是對一些工程開工、鋪通線路、重點工程、領(lǐng)導視察等形成的數(shù)碼照片和影像資料更具有不可替代的保存價值。因此，青藏鐵路開工后，公司檔案部門會同工程部門根據(jù)數(shù)碼照片的特點，制訂了具體歸檔范圍及標準。對工程建設(shè)和科研技術(shù)改造項目的設(shè)計、開工、施工、竣工、創(chuàng)優(yōu)過程中形成重要照片檔案和工程開工、鋪通、開通典禮、領(lǐng)導視察施工現(xiàn)場、重大事故現(xiàn)場、獲得魯班獎等綜合性照片檔案收集齊全后，按施工標段數(shù)碼照片移交歸檔。移交時要求數(shù)碼照片以JPEG、TIFF、JPG為通用格式，拍攝數(shù)碼照片的像素數(shù)應在300萬像素以上，綜合性照片還需要有紙質(zhì)照片，文字說明三者齊全并做到內(nèi)容相符，數(shù)碼照片可通過網(wǎng)絡，U盤、光盤等形式多樣各種載體移交，移交歸檔時檔案室對數(shù)碼照片的有效性和完整性進行審核，并由審核人簽署審核意見。

數(shù)碼照片由于復制方便，操作簡單，收集容易，拷貝即可，不及時收集管理很容易散失，因此，要求參建各單位要指定專人負責數(shù)碼照片的收集、管理，并制定靈活的方式實行定時收集及時匯總，等待工程竣工后統(tǒng)一移交的歸檔制度，以便在檔案部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，完成整個建設(shè)項目的數(shù)碼照片的形成、積累、歸檔和保管等工作。

三、數(shù)碼照片檔案的分類與編號

1、數(shù)碼照片的分類。在整理數(shù)碼照片前，首先進行反復篩選、鑒定，對于沒有歸檔價值的或重復的數(shù)碼照片進行剔除，一般反映同一場景、同一內(nèi)容的數(shù)碼照片只收存一張。歸檔的每張數(shù)碼照片都要按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》的規(guī)定確定保管期限，保管期限的劃分參照紙質(zhì)照片檔案，數(shù)碼照片要按其形成年度分類，不同年度的數(shù)碼照片應分別整理。每一個年度建立一個根目錄文件夾，子目錄文件夾下按照永久、長期及相關(guān)內(nèi)容存放數(shù)碼照片文件。

2、數(shù)碼照片的編號。對文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片文件一般可按時間（或重要程度）先后排列，并按其排列順序編號。一組聯(lián)系密切（如同一次會議、活動、事件的）數(shù)碼照片應排列在一起。編號的過程也是同時對收集來的數(shù)碼照片進行排序更名的過程。數(shù)碼照片編號的結(jié)構(gòu)是：檔案種類代號、分類代號、屬類代號和照片流水號四級。將照片檔案分類、整理后，編寫檔案號加以固定，使之便于檢索和利用。

3、編寫文字說明。數(shù)碼照片檔案所表現(xiàn)的形象只是事件的瞬間與片斷，它所反映的內(nèi)容有一定的局限性，必須依據(jù)文字說明來補充。就是用簡要文字概括地揭示每張照片所反映的全部信息，包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六個要素。文字說明即照片說明卡以照片的自然張為單元編寫，每一張照片都要有文字說明（照片說明卡），一組內(nèi)容聯(lián)系密切的照片還要編寫總說明。

4、數(shù)碼照片整理及編制目錄。數(shù)碼照片在歸檔整理時應區(qū)分工程項目各專業(yè)施工過程照片和綜合性照片，工程項目施工照片按竣工里程前后順序和形成的年度、專業(yè)分別整理，綜合性數(shù)碼照片按年度、事由整理，一組內(nèi)容聯(lián)系的照片組成一個保管單位，并按照時間順序進行排列，并根據(jù)部頒《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》相關(guān)內(nèi)容規(guī)定編寫檔案號（即：種類代號、分類代號、屬類代號和案卷流水號）。

編寫數(shù)碼照片檔案目錄的目的是為利用者提供簡捷地查閱照片檔案的信息途徑。因此，編寫照片檔案目錄應簡明扼要地反映每張照片的具體內(nèi)容，包括地點、人物、事由等要素，紙質(zhì)照片整理時和數(shù)碼照片目錄相一致。對于綜合性數(shù)碼照片歸檔編寫目錄時注明對應紙質(zhì)照片的檔案號，實現(xiàn)照片檔案的統(tǒng)一管理與檢索，達到查找方便的目的。照片檔案目錄一般常用的有卷內(nèi)目錄和案卷目錄。卷內(nèi)目錄包括照片號|底片號、題名、攝制時間、所在頁位、備注等項目。案卷目錄包括檔案號、標題、年度、照片、底片張數(shù)、保管期限、形成單位、密級等項目。

四、數(shù)碼照片檔案移交歸檔要求

1、要保持數(shù)碼照片的原始性。由于數(shù)碼照片具有可修改性，因此作為檔案來保管的數(shù)據(jù)必須是原始數(shù)據(jù)，不能是修改過的數(shù)據(jù)。

2、數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)處理格式應統(tǒng)一或轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG、JPG格式，確保照片數(shù)據(jù)不丟失方便利用。

3、數(shù)碼照片刻入光盤存儲。數(shù)碼照片按紙質(zhì)照片整理順序進行刻盤，并將數(shù)碼照片順序號、文字說明、光盤號等信息一起刻入光盤，以便檢索利用。同時也可以將數(shù)碼照片沖洗成紙質(zhì)照片，按照紙質(zhì)照片的整理規(guī)則進行整理和保管，注意紙質(zhì)照片編碼順序與數(shù)碼照片編碼順序相一致，并做好檢索工具的相互參照。

五、數(shù)碼照片保管方法和條件

數(shù)碼照片檔案光盤是一種特種載體檔案。為得到更有效妥善保管，必須制定保管條件和規(guī)范保管方法。為保證光盤刻錄的質(zhì)量，確保光盤及其數(shù)碼照片信息長期保存下來，數(shù)碼照片檔案保管必須注意以下幾點：

一是注意選用品牌質(zhì)量好的刻錄光盤，并使用帶有“校驗”功能的刻錄軟件進行光盤刻錄，這些軟件能自動檢查光盤上的資料是否正確。

二是鑒于墨水等書寫材料可能存在有損害光盤的溶劑，鉛筆的石墨會影響光盤的閱讀，所以不能將帶液體書寫工具直接寫在光盤表面，以免化學物質(zhì)滲透光盤的保護層損害光盤數(shù)據(jù)層。必須將寫好光盤的標簽粘貼在光盤包裝上，不能直接在光盤上粘貼標記。

三是存放環(huán)境要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環(huán)境溫度應控制在17℃-18℃，相對濕度應控制在35%-45%，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生。

四是注意操作規(guī)范化。如觸摸光盤時應帶無紡棉質(zhì)手套，裸手手指不應觸到光盤的反射面。

五是認真做好數(shù)碼照片檔案讀取設(shè)備的維護和檢查。光盤存儲的數(shù)碼照片檔案信息只能通過計算機處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對有關(guān)計算機等設(shè)備和軟件使用情況，更新情況及時進行登記。如果讀取設(shè)備或軟件過時了，光盤存貯的信息要及時復制和遷移。

綜上所述，我們在青藏鐵路建設(shè)項目數(shù)碼照片檔案的收集、整理、保管工作方面做了一點工作，還很不成熟和完善，需要在今后實踐中不斷完善提高公司檔案管理的水平，能夠最大限度地提供利用服務，以保證更好的為高原鐵路實現(xiàn)運營管理創(chuàng)世界一流水平的工作目標服務好。