醫(yī)院電子檔案管理研究

呂春濤

[摘 要]醫(yī)院檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體，是醫(yī)院管理的重要組成部分。本文針對(duì)醫(yī)院電子檔案管理進(jìn)行探討，分析了醫(yī)院電子檔案需要面對(duì)和解決的問題，提出了對(duì)應(yīng)的策略。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；電子；檔案；管理

當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的普通使用和醫(yī)療技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院在各項(xiàng)事務(wù)中都形成大量電子檔案，對(duì)電子檔案的管理在醫(yī)院檔案工作中所占的比重越來越大，同時(shí)電子檔案也發(fā)揮著日益重要的作用。加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的管理和利用，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

1、電子檔案的基本特點(diǎn)

電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。電子檔案除了具備一般檔案的本源性、回溯性聯(lián)系性、社會(huì)特征外還具有其他的特點(diǎn)：對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴性；文件類型的集成性；信息與載體之間的可分離性；時(shí)效性強(qiáng)，周期短；加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化。

2、醫(yī)院的電子檔案管理中存在的問題

（1）檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。

（2）醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。

（3）電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

3、醫(yī)院電子檔案的管理和利用

（1）電子檔案的收集

收集范圍是醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件，均應(yīng)收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔

醫(yī)院的檔案管理部門，要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的利用

電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價(jià)值主要體現(xiàn)在利用上，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網(wǎng)絡(luò)傳輸。3）提供拷貝。

4、醫(yī)院電子檔案的管理

（1）醫(yī)院電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的共存

目前由于電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，針對(duì)醫(yī)院科研的特點(diǎn)，為如實(shí)反應(yīng)醫(yī)院科研活動(dòng)及其成果，必須有針對(duì)性地實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔。只有紙質(zhì)文件的，如試驗(yàn)記載、取樣調(diào)查、化驗(yàn)分析數(shù)據(jù)、會(huì)議資料等就只歸檔紙質(zhì)文件；即有紙質(zhì)文件，又有電子文件的，如上題論證報(bào)告、成果申報(bào)書、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等就即要保存紙質(zhì)文件，又要保存電子文件。

（2）醫(yī)院電子檔案的同步管理

醫(yī)院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

（3）醫(yī)院電子檔案的提供利用

由于醫(yī)院科研成果均擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，再加上電子檔案信息內(nèi)容的易改、易復(fù)制等特性，在網(wǎng)絡(luò)普及的今天，醫(yī)院電子檔案工作者在提供利用是應(yīng)采取適宜的保密、防范措施。

5、制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案管理中存在的很多問題都和不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程有關(guān)，因此，切實(shí)制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對(duì)需要管理的電子檔案類型及檔案的特點(diǎn)，制定一套完備的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實(shí)提升電子檔案的管理效率。對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行一定要落實(shí)到位，可以另外制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎(jiǎng)賞，對(duì)于不合規(guī)與不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作過程要給與相應(yīng)懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標(biāo)準(zhǔn)更深入的落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的實(shí)際工作中，從而提升檔案管理的效率。

6、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理和利用的具體措施

（1）電子檔案的有效收集。收集范圍是在醫(yī)院在各項(xiàng)工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件，均應(yīng)收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔。醫(yī)院的檔案管理部門，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位具體情況制定檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、分類要求標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的合理利用。電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價(jià)值主要體現(xiàn)在利用上，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。電子檔案的利用一般有三種方法：直接利用。直接利用是利用者通過檔案館或另一個(gè)檢索機(jī)構(gòu)的電子計(jì)算機(jī)，在檔案館或網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是可以減少大量的管理工作，為利用者條放那個(gè)技術(shù)支援，使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案；網(wǎng)絡(luò)傳輸。通信與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合，為我們提供了廣闊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，不僅更為方便、快捷、可靠，而且為醫(yī)院遠(yuǎn)程會(huì)診提供了技術(shù)支撐；提供拷貝。電子檔案具有良好的復(fù)用性，檔案管理部門可以通過移動(dòng)硬盤、U盤等載體向利用者提供記錄在特定載體上電子檔案。

（4）醫(yī)院內(nèi)部可以定期組織針案管理人員的培訓(xùn)課程，這可以幫助他們鞏固專業(yè)技能，也能端正他們的工作態(tài)度，培訓(xùn)過程中管理人員還可以就工作中實(shí)際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。此外，對(duì)于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對(duì)他們的工作積極性是一種很好的激勵(lì)，能夠促進(jìn)他們更盡心盡責(zé)的為企業(yè)服務(wù)，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來提升。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)中應(yīng)用的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)由原始的管理途徑演變?yōu)殡娮訖n案管理的過程。然而，在電子檔案管理中仍然面臨著許多困境，想要讓這些問題得以改善，首先要對(duì)計(jì)算機(jī)信息安全問題做好把控，其次，有必要制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，此外有提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能讓他們更好的為企業(yè)的檔案管理服務(wù)。

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