信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新

段海英

[摘 要]在我國的檔案工作中，檔案信息化建設成為了一項重要的工作內容，在這項工作當中，需要有更加扎實的技術和更加豐富的經(jīng)驗，同時這項工作的開展也非常有效的保證了檔案信息的服務質量，促進了我國檔案信息工作的發(fā)展和進步。本文主要分析了檔案信息化建設及檔案服務工作問題，希望能夠給檔案管理部門和相關的人員提供一定的經(jīng)驗和借鑒。

[關鍵詞]檔案信息化建設；檔案服務工作；檔案信息服務

在當前現(xiàn)代化建設不斷發(fā)展的前提下，我國的檔案工作也呈現(xiàn)出非常迅猛的發(fā)展勢頭，在網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展的今天，檔案工作也需要緊跟時代的發(fā)展步伐，這樣才能更好的促進檔案工作的發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)質、高效的服務，從而也使得檔案工作能夠充分適應現(xiàn)代化建設和發(fā)展的相關需求。

一、我國檔案信息化建設的意義

在檔案管理工作中，能夠使用現(xiàn)代化的管理理念和先進的計算機網(wǎng)絡技術，對大量的檔案信息實行電子化的有效管理，是當今時代檔案工作中的一個重要的發(fā)展趨勢。檔案工作在很多行業(yè)的發(fā)展中都是必不可少的，檔案工作記錄了很多社會生活的重要內容。只有檔案工作能夠得到不斷的發(fā)展和進步才能更好的促進社會生活當中各種重要資料的保管和利用，所以檔案工作的質量也直接影響到了社會生活的諸多方面。在當前這樣一個高速發(fā)展的現(xiàn)代化社會當中，檔案信息數(shù)量也正在與日俱增，所以也使得檔案工作必須要做出相應的調整和改進，才能更好的適應新的形勢和新的需要。信息化建設就是一個非常重要的發(fā)展趨勢，檔案工作的信息化發(fā)展不僅能夠有效的提高檔案管理工作的效率，同時對以往工作中存在的一些不足也能夠起到非常好的改進作用。檔案工作的發(fā)展和完善和社會的進步是密不可分的。當前，我國的信息技術得到了有效的發(fā)展和提升，這也使得我國能夠擁有更多機會去發(fā)展和完善我國的檔案工作，但是我國的檔案工作在工作理念和工作方式上都要有很大的變動，這就要求檔案管理人員在日常的工作當中，必須要樹立新思想和新理念，同時還要不斷發(fā)展自身的技能，從而為用戶提供更加高質量的檔案信息服務。

二、檔案信息化對檔案服務工作的影響

檔案信息化能夠影響檔案工作中的很多方面，例如：人才建設、設備的發(fā)展和創(chuàng)新等等。在最近幾年來，我國的網(wǎng)絡信息技術得到了前所未有的發(fā)展，但是這些在計算機上的發(fā)展和進步卻沒有被充分利用到檔案管理工作當中，所以也在一定程度上制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。當前，我國的檔案管理工作中所使用的相關設備和發(fā)達國家相比還存在著明顯的不足，檔案管理工作中的一些相關條件還是比較差，很多管理人員對先進設備的應用還不是十分的熟練，很多工作人員還是更加習慣于傳統(tǒng)的工作方式，這也使得檔案工作的發(fā)展相對比較遲緩。

先進的基礎設施是檔案工作開展的基礎，尤其是在檔案管理日趨科學化與合理化的今天，運用先進的計算機技術進行檔案管理工作，更是未來發(fā)展的趨勢和要求，這在很大程度上，要求檔案工作相關部門加大基礎設施投資力度，提高檔案信息化水平，從而對檔案服務工作的開展和進行奠定扎實的物質基礎。由于種種原因，檔案工作在以前未能得到相應的重視，用戶整體檔案意識不強。而在信息化的今天，人們對信息資源的要求越來越高，因此，檔案部門要從自身做起，定期進行各種檔案知識宣傳活動，幫助用戶樹立檔案意識，從而提高檔案服務工作的質量。檔案作為重要的信息資源，只有充分利用，才能轉化成相應的生產(chǎn)力，但在傳統(tǒng)的檔案工作當中，檔案信息往往被當成一種管理工具，而不是服務方式，隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，檔案信息資源開始得到很大程度的開發(fā)，許多檔案工作人員發(fā)現(xiàn)，檔案信息資源有著很強的服務性，這在很大程度上要求檔案工作人員需要樹立正確的服務理念，徹底清除原有舊觀念的影響。在當前的很多檔案管理部門當中依然使用著這種比較落后的管理模式，在當今這樣一個社會顯然是不能適應時代的發(fā)展的，有些部門雖然投入了很多資金和技術，但是相關工作人員在思想意識上還沒有完全的轉變過來，所以也就無法向社會提供較為先進，較為高質量的檔案信息服務，所以工作人員應該根據(jù)自身的實際特點，在工作當中運用現(xiàn)代化的理念來開展工作，從而促進相關工作的發(fā)展和進步。

三、檔案信息化建設背景下檔案服務工作創(chuàng)新

在檔案服務工作當中，要從思想上開始重視網(wǎng)絡技術給檔案工作帶來的巨大變化，變被動服務為主動服務，使檔案工作的服務性不再流于形式，在具體的工作過程當中，強調服務工作的多樣性，充分發(fā)揮檔案信息化建設背景下檔案信息資源的海量性和多重作用，將信息服務引領到更廣的范圍當中，通過開展社會實踐，深入社會，了解社會各方面需求，改變以往單一化的服務模式，從而向高質量的服務邁進。

眾所周知，在社會迅速發(fā)展的今天，檔案信息資源的服務對象和用戶使用特點都發(fā)生了巨大的變化，這要求檔案工作在服務內容、服務方式等方面發(fā)生一定的改變，在立足于傳統(tǒng)服務方式的前提下，檔案服務工作要加強與社會之間的聯(lián)系，從而為社會提供更快更好的信息資源服務。與此同時，檔案信息服務不應局限于已有的信息資源，需要根據(jù)社會需求，擴大自身的業(yè)務范疇。目前，檔案館的業(yè)務范疇，已經(jīng)不僅僅局限于檔案信息的處理和保管，隨著社會的發(fā)展，檔案館已經(jīng)成為公眾進行檔案管理和查閱的主要公共服務部門，在全國范圍內，我們發(fā)現(xiàn)，許多城市的檔案館已經(jīng)擴大了自身的服務范圍。

四、結語

檔案管理工作雖然在近幾年的發(fā)展過程中有了很大的改進，但是其還是存在著諸多的問題，只有在工作當中不斷發(fā)展和改進思想理念和管理模式，才能不斷加強檔案管理的工作質量，為客戶提供更加優(yōu)質的服務，同時也促進我國檔案信息的現(xiàn)代化建設。

參考文獻：

[1]尹買娣.檔案服務工作的幾條措施[J].檔案管理.2003（06）

[2]蘇光興.檔案服務工作的延伸與發(fā)展[J].北京檔案.2004（01）