加強電子文件的管理確保電子檔案的原始性

潘影

[摘 要]檔案電子化已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢，但是因為電子檔案并不能自動生成，而是依靠人來完成，這就有可能在其形成的過程中出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致信息丟失或者被更改，盡管現(xiàn)代信息安全技術(shù)越來越發(fā)達，但是也不能完全的避免電子檔案原始性信息失真的問題。因此加強電子文件的管理，注重電子檔案的原始性一直來都是檔案部門關(guān)系的重點，檔案管理部門也積極的采取了各種措施，其中根本性措施就是加強所有電子檔案制作人員的管理，使其能夠端正態(tài)度，提高管理水平。

[關(guān)鍵詞]電子文件；電子檔案；原始性；管理措施

信息時代的到來，人類記錄信息的工作發(fā)生了很大的變化，人類已經(jīng)開始傾向電子文化儲存，逐漸的擺脫了紙質(zhì)化記錄時代。但是值得研究的是，電子檔案盡管利于儲存，也方便檔案信息資源共享，但是其原始性卻無法保證，因為電子檔案修改或者傳輸幾乎都毫無痕跡，如果對電子信息技術(shù)不夠了解，完全看不出來，最為重要的是，信息技術(shù)的發(fā)展，也帶動了黑客技術(shù)的發(fā)展，電子檔案信息隨時都有可能被竊取，所以檔案管理部門一直都在積極的采取措施，應(yīng)對這一問題，其采取的措施如下。

一、注重電子檔案制作與管理人員的管理

電子檔案依靠的是信息化技術(shù)，但是卻不是自動生成，其需要人工制作，無論是存儲，還是傳輸都是由人來完成，正是如此，電子檔案制作與管理人員的素質(zhì)對電子檔案的原始性關(guān)系重大。相關(guān)電子檔案部門在聘請相關(guān)人員時，就應(yīng)該設(shè)高門檻，工作態(tài)度不認真，業(yè)務(wù)素質(zhì)不強的人員都不能從事電子檔案的制作工作，同時有關(guān)部門還應(yīng)該加強內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作，要求從事該項工作的人員必須經(jīng)過培訓(xùn)合格之后，才能上崗。另外，檔案管理部門需要構(gòu)建一整套審查制度，每一個環(huán)節(jié)都要做好把關(guān)工作，從而源頭上徹底消除影響電子檔案真實性的因素，確保其原始性。人是感性與理性并存的生物，當(dāng)外界環(huán)境發(fā)生變化時，非常容易受到影響，如不不加強管理，很有可能就會背離初衷，所以一定要加強人員管理，以免工作人員出現(xiàn)懈怠。但是對于電子文件制作人員來說，只是單純的依靠審查制度，并不能達到預(yù)期效果，因此在制定制度之后，還需要對具體措施進行明確的規(guī)定，每個工作人員的責(zé)任都必須要落實，以此確保每項政策都能夠正確的實施下去。除此之外，有關(guān)管理者對電子檔案制作人員還需要進行教育，一定要其了解到電子檔案原始性的重要性，同時培養(yǎng)制作人員認真工作的態(tài)度，整個制作團隊都要養(yǎng)成優(yōu)良的工作作風(fēng)，高超的制作水平，只有如此，才能真正的從源頭上杜絕電子檔案信息虛假。

二、公平合理的分配電子檔案制作任務(wù)

每一位參與電子檔案制作的人員都有義務(wù)確保檔案真實性，同時也對此也應(yīng)該富有一定的責(zé)任，以此保證在整個電子檔案制作過程中不會產(chǎn)生任何的失誤。公平合理的分配任務(wù)之后，制作人員就很少會出現(xiàn)相互抱怨以及扯皮的情況，以此保證制作工作能夠順利完成。公平合理的分配任務(wù)的前提就是管理者對每位人員都工作能力都有清楚的了解，尤其是各個員工擅長的領(lǐng)域，這樣在分配任務(wù)時，才能讓每個人都滿意，從而認真的工作。尤其電子檔案的制作規(guī)模比較龐大，需要多個人共同合作完成，此時責(zé)任劃分更顯重要，責(zé)任劃分之后，每個人只能負責(zé)其專門的領(lǐng)域，不得管理其他領(lǐng)域，干涉其他員工的工作，否則就需要給予相應(yīng)的處罰。如果有工作需要，工作人員可以將電子檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x模式，便于員工進行調(diào)閱，這樣可以有效的避免誤操作或者故意增加會刪改，這也是確保電子檔案原始性的一個有效的措施。

三、建立電子檔案全過程管理的制度

電子檔案從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對電子檔案的原始性、真實性的危害。因此，及早地建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子檔案形成后就應(yīng)及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。電子檔案的收集、積累比紙質(zhì)文件要復(fù)雜得多，稍有不慎，就可能造成無法挽回的損失。因此，一開始就要明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和要求。嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性、完整性的重要措施。電子檔案的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應(yīng)對電子文件進行全面、認真檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處置措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子檔案的原始性、真實性、完整性造成極大危害。

四、建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)

紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子檔案形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子檔案的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子檔案建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子檔案的管理和使用情況。用電子檔案形成、處理、保管過程中，都有真實記錄可供查詢，來證實電子檔案的原始性、真實性。

五、結(jié)語

綜上所述，可知電子檔案自身的優(yōu)越性已經(jīng)十分突出，只是這種優(yōu)越性也伴隨著一定的危險性，就這一點上來說，紙質(zhì)檔案要比電子檔案更加的優(yōu)越，但是這不能抹殺電子檔案所具有的先進性，比如方便快捷、節(jié)省空間、成本低廉等，而且電子檔案也是我國進入無紙化辦公時代的重要表現(xiàn)。正是如此，做好電子檔案的原始性工作更顯重要以及迫切。

參考文獻：

[1]陳榕.加強管理措施確保電子文件的原始性[J].蘭臺世界，2005（05）.

[2]程坤遠，李冠成.電子文件對檔案管理的挑戰(zhàn)[N].中國檔案報，2001年.

[3]王彤.電子文件與電子檔案原始性、真實性保護體系研究[D].東北師范大學(xué)，2002年.