ERP在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用

羅偉

摘 要：時代發(fā)展促使信息技術(shù)逐步進入人們視野，國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)開始意識到傳統(tǒng)采購方式與新技術(shù)結(jié)合的便利，ERP系統(tǒng)作為一項備受關(guān)注的“寵兒”進入商界，在準(zhǔn)確把握企業(yè)、客戶、供應(yīng)商三者之間關(guān)系的基礎(chǔ)上滿足其實際需求，將企業(yè)成本最低化和經(jīng)營效益最大化。ERP系統(tǒng)應(yīng)用具備獨立的管理思想，可最大限度優(yōu)化企業(yè)資源配置。為此，本文通過對ERP系統(tǒng)與采購管理集成的概述，就ERP采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用效益進行分析，最后提出企業(yè)應(yīng)用此系統(tǒng)相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)采購；運行管理

一、前言

隨著ERP系統(tǒng)應(yīng)用在我國企業(yè)采購管理中拓展應(yīng)用，上世紀九十年代到如今的發(fā)展期肯定存在諸多需實踐檢驗的地方，ERP系統(tǒng)作為企業(yè)采購管理的支柱也必將會更加完善。因此，對ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)采購管理中應(yīng)用的探討意義重大。

二、ERP系統(tǒng)與采購管理的集成

ERP系統(tǒng)基于整體角度去統(tǒng)籌企業(yè)事務(wù)發(fā)展，相對于企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程進行考慮，并把企業(yè)內(nèi)部管理逐步拓展到外部，最終實現(xiàn)企業(yè)整條運行產(chǎn)業(yè)鏈的集成運算管理效果，ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部與各個子系統(tǒng)的集成可對資金物流與眾多信息情況進行深入分析，留給企業(yè)采購人員更多的思考時間，不僅如此，企業(yè)在實際系統(tǒng)集成采購運行管理過程中，對產(chǎn)業(yè)鏈之外的信息也會進行涉及，最終在技術(shù)信息的支撐下集成化操作來保持客戶持續(xù)的穩(wěn)定性?？傮w來說，企業(yè)采購管理工作質(zhì)量發(fā)生根本性的變化，從側(cè)面說明了企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)集成化管理的效果與正確性，具體表現(xiàn)在以下兩方面：

1.企業(yè)內(nèi)部集成

ERP系統(tǒng)的主要功能便是通過現(xiàn)代集成運算統(tǒng)籌各部門發(fā)展，位于企業(yè)采購管理初始位置，是企業(yè)管理的核心要點。細化的信息共享程度更高，對企業(yè)采購?fù)瓿傻馁|(zhì)量大有裨益。ERP還對在職工作人員的工作方式有巨大影響，二次創(chuàng)造使其涉及的范圍得以拓展，應(yīng)用效果也更加強烈。唯有不斷創(chuàng)新，企業(yè)經(jīng)營效益有機會逐步提升，采購方式的創(chuàng)新是首要前提，融合信息和工序流程的程度加強，ERP系統(tǒng)集成得以充分彰顯才是關(guān)鍵。當(dāng)前，科技信息迅速發(fā)展，企業(yè)資源優(yōu)化配置都必須依靠科技核心技術(shù)完成，計算機作為ERP系統(tǒng)應(yīng)用中必須要通過的媒介，注定所有的集成效果展示都必須建立在大數(shù)據(jù)形式上進行，由此可見，操作過程中對數(shù)據(jù)采集程度的準(zhǔn)確與全面程度十分關(guān)鍵。由此可見，一套準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌體系與科學(xué)合理的決策制度對提升企業(yè)經(jīng)營管理效率至關(guān)重要。

2.企業(yè)外部集成

只有對社會競爭形態(tài)進行準(zhǔn)確分析，才能比對出供應(yīng)商發(fā)貨時間與速度存在的優(yōu)劣之處，這也是企業(yè)資源重組過程的重要因子。ERP系統(tǒng)明顯改善了傳統(tǒng)企業(yè)在采購階段存在的種種弊端，流程工序的減少會帶來資金富余，物流及信息等工作環(huán)節(jié)資金投入量增加，從側(cè)面提升了企業(yè)經(jīng)營效益。冗雜工序被一鍵化，企業(yè)對突發(fā)情況的臨時處理能力隨之加強。因此，ERP系統(tǒng)成為當(dāng)之無愧的現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)晶，企業(yè)和供應(yīng)商的關(guān)系更為密切，并在激烈的市場競爭中抽離資金拓展項目類型，工作效率提升，社會效應(yīng)和企業(yè)效應(yīng)得以進一步推廣。ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部集成的本質(zhì)是各部門信息融合貫通，采購總體質(zhì)量得以提升，而企業(yè)和供應(yīng)商之間的權(quán)重也劃分在外部集成范圍內(nèi)，有利于建立長期穩(wěn)定合作關(guān)系，對企業(yè)采購效益與集成管理思想的落實大有裨益。

三、ERP采購管理系統(tǒng)設(shè)計

企業(yè)采購本身就充滿了各種復(fù)雜性，許多企業(yè)管理者會因為企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的牽絆，對企業(yè)正常運行造成影響，比如對應(yīng)用材料的選購及供貨速度，價位及時間并未經(jīng)過確認，供應(yīng)商與市場契合度也沒經(jīng)過仔細分析，穩(wěn)定的雙向合作關(guān)系自然很難樹立。ERP系統(tǒng)的研發(fā)與逐步被企業(yè)應(yīng)用為其內(nèi)部管理帶來轉(zhuǎn)機，企業(yè)整體運行機制更為系統(tǒng)化，企業(yè)采購工作更為明了化，詳見如下：

1.設(shè)立供應(yīng)商

對供應(yīng)商的挑選是企業(yè)管理者要直面的問題，ERP系統(tǒng)自動會對各級供應(yīng)商設(shè)計系統(tǒng)化的信息檔案，并酌情根據(jù)管理者設(shè)定要求靈活進行刪減，內(nèi)容包括方式，價位及時間，供應(yīng)商注冊審核及實地考察等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)在訂單處理過程中，首先會有供應(yīng)商刪選模塊運行，讀取完成由操作者手動確認。由此可見，供應(yīng)商的信用值是ERP采購管理的一項重要指標(biāo)。

2.制定采購單

ERP系統(tǒng)需要把采購數(shù)量，運輸方式，周期庫存等一并考慮進去，系統(tǒng)自動生成占據(jù)主導(dǎo)，操作輔助系統(tǒng)進行采購單要求認定需適當(dāng)調(diào)整，例如有些采購材料比較稀缺或供貨緊張，就需要提前幾個月聯(lián)系下單。與此同時，因為生產(chǎn)周期較長，可能會出現(xiàn)與預(yù)先生產(chǎn)進度不一樣的狀況。因此，這類采購單的制定需公司多部門人員協(xié)商而定，最終協(xié)商而定具體數(shù)量與交貨時間。

3.刪選供應(yīng)商

次系統(tǒng)程序設(shè)置是材料供應(yīng)商的必經(jīng)之路，系統(tǒng)展現(xiàn)的資料刪選會為實際采購人員提供一手參考，然后綜合采購人員設(shè)置的交貨時間地點，方式價位及數(shù)量等因素作為綜合評定展現(xiàn)，最終確立專項供貨商。

對于新進入預(yù)選系統(tǒng)的供貨資源要嚴格進行審定，只有實地考察和產(chǎn)品質(zhì)量檢測合格的才能被系統(tǒng)收錄。

4.款項意見下發(fā)

采購訂單一旦被獲取認同，系統(tǒng)會根據(jù)實際需求和一般情況為企業(yè)自動呈現(xiàn)符合經(jīng)濟規(guī)律的資金止支配計劃，并進行很好的后期維護，最終經(jīng)過財務(wù)部門對生產(chǎn)采購銷售等報表情況的具體分析，給采購部下款項相關(guān)事宜。

5.訂單下發(fā)

在對采購前期數(shù)量，運輸方式等條件進行綜合考量后，以物料合并方式對企業(yè)采購單進行讀取，工作人員核實過后打印輸出，供應(yīng)商最后獲取。與此同時，也可利用互聯(lián)網(wǎng)提供的專項交易平臺進行求購信息發(fā)布，對出現(xiàn)的額外供應(yīng)商要及時進行商量。

6.及時反饋訂單生產(chǎn)信息

采購工作人員對生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的意外情況，要盡可能給予幫助，產(chǎn)品采購交工，訂單跟蹤催促，質(zhì)量與生產(chǎn)周期等都是需要著重去實時記錄，盡可能的避免一切突發(fā)情況。

7.查收貨物

工作人員對上交的產(chǎn)品與下發(fā)的供應(yīng)商信息都要進行仔細比對，并以最快速度收進企業(yè)收貨單。與此同時，也可充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)集成特點，在獲取管理員的認證后，對出現(xiàn)的交貨延期現(xiàn)象予以控制。

8.采購單核算

對貨物驗收工作完成后，采購與財務(wù)部門要及時進行信息交換，嚴格按照企業(yè)采購清單進行結(jié)算，對每筆采購成本要盡快準(zhǔn)確整理上報。

9.采購單結(jié)賬

采購單結(jié)賬就是指企業(yè)在收貨驗收工作正式結(jié)束后，開始執(zhí)行的結(jié)賬工序，系統(tǒng)會自動依據(jù)設(shè)置形式采用分期付款，必要時也會有強制性結(jié)賬現(xiàn)象出現(xiàn)。

10.系統(tǒng)后期防護

ERP系統(tǒng)中包含了多個子系統(tǒng)模塊，子系統(tǒng)后期維護工作也同樣在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用，主要分為企業(yè)采購原料供應(yīng)商、周期及負責(zé)人等細化信息，對這類信息的防護是保證安全性的前提。

四、ERP采購子系統(tǒng)應(yīng)用效益

1.在督促供應(yīng)商方面，從原先百分之五十降低到當(dāng)下百分之十二，清點庫存工作量得以緩解，采購速度獲得空前提升。

2.ERP系統(tǒng)應(yīng)用后的清單清晰展現(xiàn)了企業(yè)各部分實際運行狀況，貨物驗收與錄入更加迅速便捷，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢工作量得以簡化，流程效益的增加是企業(yè)整體效益提升的重要推動力。

3.各部分信息中轉(zhuǎn)流程縮減，信息共享程度加深及便捷程度，使得文件更加直觀，企業(yè)采購運轉(zhuǎn)效率大幅度提升，處理信息的速度改變。

4.企業(yè)管理投入采購的人力減少，同樣的精力就可用于員工素質(zhì)拓展培訓(xùn)方面，優(yōu)秀材料供應(yīng)商被發(fā)現(xiàn)的幾率更大，業(yè)務(wù)員素質(zhì)更高，企業(yè)服務(wù)提升，基礎(chǔ)管理工作得以改善。

5.ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，一般會使企業(yè)人員采購時間成本達到百分之三十六，采購成本縮減百分之五，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用也從間接表明企業(yè)員工素質(zhì)的提升，素質(zhì)是服務(wù)的核心點，服務(wù)是企業(yè)形象的關(guān)鍵，企業(yè)形象是企業(yè)效益的有效推動力。

當(dāng)代市場運行的一般規(guī)律要求企業(yè)不斷以最快速度實現(xiàn)創(chuàng)新，如此才能繼續(xù)生存，不斷優(yōu)化自身資源與社會資源也是市場競爭的必然結(jié)果。ERP系統(tǒng)經(jīng)過十幾年優(yōu)化實踐，其功能和應(yīng)用逐步走向完善，在我國企業(yè)中發(fā)揮的作用也越來越明顯。隨著企業(yè)多元化發(fā)展路線加強，ERP系統(tǒng)也需不斷優(yōu)化自身功能，企業(yè)管理者對其要求的加大使其局限性暴露，現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展要求ERP盡快實現(xiàn)自我突破，與多元化系統(tǒng)的深層次融合，以更好滿足企業(yè)需求是今后系統(tǒng)改進優(yōu)化的必然趨勢。

五、為ERP系統(tǒng)應(yīng)用做好四個準(zhǔn)備

1.思想工作要準(zhǔn)備好

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要時刻保持大局觀，從根本上認清ERP系統(tǒng)為企業(yè)帶來的種種改變，細化到產(chǎn)入產(chǎn)出、施工成本目標(biāo)及周期等，明確企業(yè)在此系統(tǒng)應(yīng)用初始階段和真正運行階段存在的不同及新舊版本升級帶來的種種麻煩，在系統(tǒng)維護過程中要更加看重工作人員的實踐經(jīng)驗，對出現(xiàn)的不可抗拒因素要盡量避免。所以，企業(yè)采購管理過程中對ERP系統(tǒng)的實施除了精準(zhǔn)定位外，還要為其系統(tǒng)轉(zhuǎn)化工作做好思想準(zhǔn)備。

2.技術(shù)工作要準(zhǔn)備好

對全體員工形成綜合的素質(zhì)培訓(xùn)脈絡(luò)，設(shè)立專門的小組對特定任務(wù)準(zhǔn)確完成，做好網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃及各部門信息統(tǒng)籌工作，并可進一步考慮設(shè)置網(wǎng)管中心，以便對整體安全與企業(yè)管理進行管控。

3.資金工作要準(zhǔn)備好

ERP只是企業(yè)管理者在企業(yè)改造過程中的重要一環(huán)，并非包含全部改造，先進技術(shù)的引用要位居其次。上市企業(yè)對于資金使用狀況要及時報備匯總，避免出現(xiàn)公款借用現(xiàn)象。對于資金的準(zhǔn)備工作，主要包括硬件資金、場地及培訓(xùn)資金、顧問及軟件資金等。

4.物資工作要準(zhǔn)備好

物資工作的預(yù)先準(zhǔn)備也很重要，需根據(jù)實際生產(chǎn)布局圖來安排，光纜光纖使用量直接關(guān)系著企業(yè)改造成本，場地管線處理的安全性是前提，舊設(shè)備的處理是重點。在保證安全的前提下可對有價值設(shè)備繼續(xù)使用，降低生產(chǎn)布局成本，擴大經(jīng)濟效益。企業(yè)管理階層對外界環(huán)境的認識要保持清醒，外界市場動態(tài)變化的掌握程度直接關(guān)系到企業(yè)效益，外在環(huán)境變化與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略變化息息相關(guān)，外部市場環(huán)境存在的敵意也會根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略的變化不斷進行自我協(xié)調(diào)。由此可知，企業(yè)在不同階段采取的戰(zhàn)略與外在環(huán)境匹配程度將直接影響經(jīng)營效益，戰(zhàn)略性的適應(yīng)至關(guān)重要，企業(yè)在經(jīng)營結(jié)構(gòu)中要始終保持適度匹配，就緒依據(jù)大數(shù)據(jù)制度采購策略，可大幅度減少企業(yè)外部惡劣環(huán)境帶來的沖擊。

六、結(jié)語

綜上所述，ERP系統(tǒng)應(yīng)用需多綜合企業(yè)設(shè)計建設(shè)狀況，企業(yè)不同階段的發(fā)展目標(biāo)需在有資金保障前提下進行，以免形成經(jīng)營危機。一般控制在三年左右較好，實際應(yīng)用實踐一般控制在兩年左右較好，第三年是系統(tǒng)調(diào)整和嘗試運行期，與運行細則時刻對比，找出差距并盡快著手協(xié)商處理。眾所周知，ERP系統(tǒng)在企業(yè)后期維護費用昂貴，無必要情況則可省去專家團隊的駐場指導(dǎo)，對出現(xiàn)的小問題成立專門研究小組，統(tǒng)籌各部門信息進行改進。對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全和意外情況下數(shù)據(jù)恢復(fù)等情況要形成明確責(zé)任追究制，以保證企業(yè)穩(wěn)定高效運行。隨著ERP系統(tǒng)應(yīng)用在我國企業(yè)采購管理中的進一步普及，上世紀九十年代到如今的發(fā)展期肯定存在諸多需實踐檢驗的地方，隨著科技和信息技術(shù)的日益改進，ERP系統(tǒng)作為企業(yè)采購管理的支柱也必將會更加完善。

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