高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施探討

付長(zhǎng)纓

[摘要]針對(duì)高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施問(wèn)題，介紹了高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的現(xiàn)狀，并對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析和探討，提出了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施，主要包括轉(zhuǎn)變觀念，使高校各部門重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)；加強(qiáng)科學(xué)管理，盡快健全高校檔案管理制度；借助科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理效率并加強(qiáng)教育及培訓(xùn)，盡快提高檔案管理人員素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]高等學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)代化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)科技信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的熟識(shí)和接受。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的背景下，如今的高校檔案管理工作已經(jīng)取得了劃時(shí)代的發(fā)展變化，為了滿足現(xiàn)代各項(xiàng)需要對(duì)高校檔案信息資源的利用。高校檔案管理也要集中力量，進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的改革創(chuàng)新，使高校檔案快速走上現(xiàn)代化的發(fā)展道路，這樣就可以使高校檔案信息實(shí)現(xiàn)信息資源共享，達(dá)到能夠?yàn)樯鐣?huì)建設(shè)提供各種檔案資源的目的，發(fā)揮高校檔案的功效，為高校檔案實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值做出貢獻(xiàn)。

1、高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)代高校檔案管理的中心工作。高校檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的工作模式向現(xiàn)代化的工作模式轉(zhuǎn)變，使高校檔案管理工作能夠更好地為學(xué)校自身發(fā)展和社會(huì)發(fā)展提供各項(xiàng)服務(wù)。使高校檔案管理工作進(jìn)入計(jì)算機(jī)技術(shù)的新時(shí)代。因此，高校檔案管理現(xiàn)代化的重要性應(yīng)該主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。第一，必需適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，使高校檔案成為重要的信息資源，使高校檔案的價(jià)值能夠被社會(huì)認(rèn)同，為社會(huì)各界的需要服務(wù)，可以向某些單位和部門提出立檔要求，不僅需要要求提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還需要他們提供聲像檔案和實(shí)物檔案等，以使高校檔案的查詢利用快捷方便，使高校檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的跨單位、跨區(qū)域流動(dòng)，達(dá)到為各界服務(wù)的需求，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需要。第二，高校檔案管理也要適應(yīng)高校自身需要。隨著我國(guó)高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，必須創(chuàng)新高校檔案管理方法，使高校檔案管理滿足高校發(fā)展的需要。

2、高校檔案管理現(xiàn)狀的介紹

高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)意義雖然重大，但從高校檔案管理的實(shí)際情況看，我國(guó)高校檔案管理仍然存在問(wèn)題，比如管理觀念問(wèn)題，管理方法問(wèn)題，檔案服務(wù)范圍都非常有限，同時(shí)，高校檔案的管理制度不健全，責(zé)任分工不明確，這些檔案管理問(wèn)題都阻礙了高校檔案的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就這些問(wèn)題可以進(jìn)行如下探討。

2.1要盡快扭轉(zhuǎn)高校檔案管理觀念

通過(guò)調(diào)查可以知道，我國(guó)高校檔案管理觀念陳舊，一般的高校還處在以紙質(zhì)檔案為主的管理階段，而網(wǎng)絡(luò)等信息化發(fā)展十分緩慢，這種管理方式不僅浪費(fèi)了高校檔案管理的大量人力和物力，而且不利于檔案信息的使用。

2.2要盡快改變高校檔案管理模式

由于受到我國(guó)高校管理制度和管理方法等因素的影響和制約，不同的高校分別隸屬于不同的行政管理部門，高校管理的不統(tǒng)一，就會(huì)造成高校檔案管理各自為政，不成系統(tǒng)。在這種管理模式下，很多高校的檔案管理依舊采用封閉的辦館模式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，不利于高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

2.3要盡快提高高校檔案管理人員素質(zhì)

高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，必須具有大量的高素質(zhì)管理人員，才能加速高校檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。當(dāng)前，很多高校的高校檔案管理部門，還缺少較多精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又具有專業(yè)檔案管理的復(fù)合型人才，對(duì)于高校檔案管理人員的素質(zhì)都急需加強(qiáng)提高。必須使高校檔案管理，擁有高素質(zhì)的高校檔案管理人員，才能保證高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利開展。

3、對(duì)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)措施

3.1要轉(zhuǎn)變觀念使高校重視檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)離不開科學(xué)的管理理念。面對(duì)高校檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)，首先，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思想，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)給予高度重視，在政策和資金上對(duì)檔案管理給予支持。其次，高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，還需要高校廣大師生的積極參與，與高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員共同推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

3.2要加強(qiáng)科學(xué)管理盡快健全高校檔案管理制度

完善的管理制度是高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的保證。根據(jù)我國(guó)一些檔案管理規(guī)章制度，高校可以從實(shí)際出發(fā)，制定出適合本校檔案管理的制度，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。如，通過(guò)檔案管理制度完善，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)制度化，使檔案管理中的責(zé)任明確化，保證整個(gè)檔案管理過(guò)程中檔案的收集、整理、歸檔、保管以及借閱等各項(xiàng)工作都落到實(shí)處。

3.3要借助科學(xué)技術(shù)盡快提高檔案管理效率

高校檔案的管理與各種硬件軟件設(shè)備相關(guān)，應(yīng)加大資金投入，增加高校檔案管理的設(shè)施建設(shè)。因此，為了促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，必須加大硬件和軟件設(shè)備投入，為建立各種數(shù)據(jù)庫(kù)和實(shí)現(xiàn)各種檔案資源提供條件。如在高校檔案管理中，要利用數(shù)據(jù)庫(kù)把各種檔案分為學(xué)生類、教師類、科研類等。從類型上來(lái)講，可以把檔案分為紙質(zhì)類、照片類、音頻類、實(shí)物類等。

3.4要加強(qiáng)教育培訓(xùn)盡快提高檔案管理人員素質(zhì)

為了適應(yīng)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的要求，檔案管理人員不僅要具備基本的職業(yè)素質(zhì)和掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作方法，還要熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體以及信息分析處理等現(xiàn)代化的信息技術(shù)。高校檔案管理部門要定期組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，打造一批高素質(zhì)的檔案管理人才，為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)良的人力資源。

4、結(jié)語(yǔ)

高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)是高校發(fā)展的需要。由于高校檔案管理的發(fā)展涉及到不同領(lǐng)域，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，就需要廣大管理人員不僅要盡快轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新高校檔案的管理方法，還要加大高校檔案的基礎(chǔ)設(shè)施投入，借助于高校檔案的科技力量，盡快提高高校檔案管理人員素質(zhì)，促進(jìn)高校檔案信息資源的全面開發(fā)。只有在關(guān)于檔案工作的各個(gè)方面的共同努力下，才能加速提高高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

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