淺談建筑工程檔案資料的管理

黃穗寧

摘要：在建筑工程中，工程檔案資料是建設(shè)施工中的一項重要組成部分，它是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，也是工程的立項、設(shè)計、施工、維修、管理、使用、改建和擴建的重要原始依據(jù)。

關(guān)鍵詞：建筑工程 檔案資料 管理

在建筑工程中，工程檔案資料是建設(shè)施工中的一項重要組成部分，它是建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱，也是工程建設(shè)及竣工驗收的必備條件，是工程的設(shè)計、施工、維修、管理、使用、改建和擴建的重要原始依據(jù)，在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進行管理的同時，作為建筑工程項目管理的一部分，其重要作用也越來越被人們所重視。所以，規(guī)范化、程序化、合理化地對建筑工程檔案資料進行同步管理，是做好建筑工程項目管理的一個重要基礎(chǔ)工作。

一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1、綜合性文件資料

上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降、位移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3、竣工圖

總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電、弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖；其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案資料的編制要求

1、必須真實的反映工程的實際情況，具有永久和長期保存價值的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，責任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。

2、檔案資料必須使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，應(yīng)該在復印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。

3、檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆，工程資料宜采用打印的形式，并且應(yīng)該手工簽字。

4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚，文字說明或者內(nèi)容準確。

三、檔案資料管理中存在的問題：

1、施工技術(shù)管理文件原件不齊全。個別設(shè)計、監(jiān)理、建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復印件或者是缺少簽字蓋章等，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標準要求。

2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式，而且對于資料的編制填寫都沒有注明，不便于檢查、裝訂、組卷。

3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢子，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。

4、竣工資料移交不及時。不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導致竣工資料丟失。

四、提高工程檔案資料質(zhì)量管理的措施與對策：

1、加大宣傳，提高意識。在工程建設(shè)初期，工程項目管理單位應(yīng)高度重視和加強檔案法規(guī)、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監(jiān)理、施工單位人員學習檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程項目驗收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業(yè)務(wù)，具備較強的檔案意識，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

2、加強培訓，提高能力。在工程建設(shè)過程中，工程項目管理單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓。一是對工程技術(shù)和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，在日常工作中按高標準整理好基礎(chǔ)資料；二是對專業(yè)檔案管理人員適當進行工程專業(yè)知識培訓，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進歸檔工作的規(guī)范開展。

3、健全制度，落實責任。工程建設(shè)初期就要建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程資料管理辦法，明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔的職責，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細則，規(guī)范工程資料的管理。

4、過程參與，同步管理。從工程建設(shè)籌劃開始，檔案人員就應(yīng)要求工程部門的專職檔案人員從依據(jù)性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號進行登記，建立借閱制度。對在編制資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”、“資料不齊全”、“不規(guī)范”、“不統(tǒng)一”等問題，要及時研究給予解決。要嚴格執(zhí)行工程資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。檔案工作人員要始終參與整個工程的建設(shè)和竣工工作驗收全過程，對不符合標準的文件要拒收，從源頭保證編制資料的質(zhì)量。

建設(shè)工程資料管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及各個專業(yè)技術(shù)部門的一項復合型工作。要保證工程資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實的記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，就必須不斷加強建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位的基礎(chǔ)管理水平，加強制度建設(shè)，嚴格落實工程項目竣工編制工作“三同步”制度，強化過程控制，嚴格竣工驗收審查把關(guān)，同時要充分發(fā)揮各級檔案人員的監(jiān)督指導作用。

參考文獻：

【1】 陳光，【2】 資料員崗位實務(wù)知識【M】 中國建筑工業(yè)出版社，【3】 2007

【4】 徐英浩，【5】 淺談施工檔案在工程管理中的作用【J】工海煤氣，【6】 2004（5）：87-88