試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

吳秋明

摘要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會科技水平的不斷提高，事業(yè)單位的檔案數(shù)目與儲存需求日益增加，這成為推進我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的一劑強力催化劑。目前，提高事業(yè)單位檔案管理的效率，采用新型管理方法，成為了事業(yè)單位檔案管理日常工作中需要逐步加強的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

一、引言

當(dāng)今社會已經(jīng)逐步進入信息化社會，眾多數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)庫及云端儲存系統(tǒng)進行處理并存儲。事業(yè)單位如何進行檔案管理事關(guān)國家建設(shè)過程中重要信息的保存，也為未來發(fā)展提供了第一手的寶貴資料。而事業(yè)單位的檔案管理需要處理大量數(shù)據(jù)并進行有效保管，因此改革事業(yè)單位信息儲存模式能夠降低儲存成本，提高儲存效率。事業(yè)單位檔案管理本質(zhì)上是事業(yè)單位對有關(guān)重要信息或者憑據(jù)進行妥善分類保存的過程。而檔案管理的信息化建設(shè)實質(zhì)上是事業(yè)單位使用較為先進的計算機信息化技術(shù)將本身紙質(zhì)或者其他材質(zhì)的檔案信息處理成電子信息，進行有效保存，這就需要完成信息化轉(zhuǎn)換及數(shù)據(jù)庫建設(shè)等過程以保障事業(yè)單位提供的檔案保管服務(wù)可以正常完成。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)除了需要考慮現(xiàn)有技術(shù)及人力限制之外，還需要考慮前期投入人力及技術(shù)的制約，以最大化信息化建設(shè)的效用。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化進程中存在的問題

1. 事業(yè)單位檔案管理負(fù)責(zé)人對信息化重視程度較低

當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人大多并非檔案管理類專業(yè)出身，這造成檔案管理負(fù)責(zé)人對于通過現(xiàn)代化手段提高檔案管理能力和工作效率并不重視。目前眾多事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人由于年齡及學(xué)識所限，難以接受新生事物，仍然喜好使用老一套檔案管理方式，這為我國事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)帶來了較大的推進阻力。事業(yè)單位的檔案管理負(fù)責(zé)人的不重視也必然導(dǎo)致了下級執(zhí)行人員的不重視。例如，某市環(huán)境監(jiān)管機構(gòu)的檔案管理部門主要負(fù)責(zé)有關(guān)園林綠化及污染問題處理檔案的保管和存儲，由于該市近年來對于污染問題的舉報及處理力度大大加大，給單位的檔案保存管理帶來了較大的壓力。但該單位檔案管理負(fù)責(zé)人由于年歲較大，難以接受新生事物，對于引進的新型信息化管理系統(tǒng)和設(shè)備并未合理利用，造成工作量巨大，差錯保管事件多有發(fā)展，阻礙了該單位檔案管理的正常發(fā)展。

2. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中缺失專業(yè)性人才

當(dāng)前我國大多數(shù)事業(yè)單位招聘人員很少聘用專業(yè)的檔案管理人才，眾多老員工均屬于“熟能生巧”型員工，而新員工也鮮見專業(yè)對口人才。這造成事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中人才缺口很大，大量新型設(shè)備及系統(tǒng)在同一采購后，使用率較低。同時，對于參與檔案管理的員工培訓(xùn)力度較小也使得事業(yè)單位難以迅速改變檔案管理水平低下的局面。時代正在迅速發(fā)展，如果事業(yè)單位在檔案管理信息化進程中不加以學(xué)習(xí)，這必然造成落后于時代的發(fā)展，嚴(yán)重阻礙信息化進程的發(fā)展。例如，某事業(yè)單位在2014年度新招聘的公務(wù)人員中并沒有專業(yè)的檔案管理人員，對計算機及信息系統(tǒng)并不具備專業(yè)素質(zhì)。該單位主管人員安排新聘用人員從事檔案管理工作，但由于不具備專業(yè)知識，造成對新系統(tǒng)及設(shè)備的使用存在困難，造成檔案保管中誤刪2010年度7月份整月所有電子信息檔案，給該單位造成了重大保管事故。該事故的主要產(chǎn)生原因就是非專業(yè)人才誤操作導(dǎo)致。

3. 事業(yè)單位檔案管理過程中缺乏信息安全保護措施

眾所周知，某些事業(yè)單位的檔案管理和其他企業(yè)或者普通單位的檔案管理存在巨大差異，主要原因是因為某些事業(yè)單位的檔案涉及到較多的國家核心機密或者某些企業(yè)的商業(yè)機密，如果一旦泄露，將會給國家、企業(yè)帶來巨大的損失，并且需要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。因此各事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的進程中必須特別注重信息的安全保護以切實保障檔案安全。個別事業(yè)單位在對外公開的信息審核方面存在漏洞，造成某些不應(yīng)該對外公開的信息誤公開，而這在建立現(xiàn)代信息系統(tǒng)后更容易出現(xiàn)，主要因為內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)如果錯誤進行連接，便容易被黑客竊取重要信息。

三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的舉措

1. 提高事業(yè)單位檔案管理負(fù)責(zé)人對信息化建設(shè)的重視程度

想要加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，首先需要提高事業(yè)單位檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人對信息化建設(shè)的重視程度。想要提高事業(yè)單位在檔案管理過程中負(fù)責(zé)人對其重視程度，首先需要加大對信息化建設(shè)的宣傳力度，只有加大宣傳力度，負(fù)責(zé)人才能逐步意識到信息化可以有效提高工作效率、減少工作量、降低工作失誤率。負(fù)責(zé)人大多已入中年，對于新鮮事物的接受程度較低，因此相關(guān)主管單位應(yīng)組織對負(fù)責(zé)人進行集體培訓(xùn)并進行考核，以確保集體采購的新設(shè)備和新系統(tǒng)可以物盡其用。同時，主管單位可以通過建立內(nèi)網(wǎng)的方式將轄區(qū)內(nèi)相關(guān)事業(yè)單位的電子化檔案信息進行集體保存，并定時定期進行抽查，對于不符合規(guī)范的信息錄入或者操作進行及時指正。

2 增加事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中的專業(yè)性人才

目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中缺失專業(yè)性管理人才給推進信息化建設(shè)帶來了一定難度，因此想要加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，還需要從人才入手，逐步培養(yǎng)并招聘一批具有專業(yè)素質(zhì)的信息化建設(shè)人才。想要增加事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中的專業(yè)性人才，首先可以通過對外招聘的方式進行。對外招聘就是通過公開的事業(yè)單位人才招聘時限制報考人員的專業(yè)，以確保后期從事檔案管理的人員具有圖書管理或者信息系統(tǒng)處理等知識。同時，這些人才可以短時間內(nèi)快速提高檔案管理信息化建設(shè)水平，給事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)注入新的血液。其次，還需要對內(nèi)進行有效培訓(xùn)。已經(jīng)開始從事檔案管理的員工，可能并不具備信息化操作的能力，但隨著培訓(xùn)力度的加大，很多難以克服的操作問題仍然可以在短期內(nèi)得以解決。主管單位還可以配備相應(yīng)的信息化建設(shè)管理平臺，以及時回應(yīng)事業(yè)單位檔案管理人員遇到的檔案管理信息化問題，并對多發(fā)性問題進行及時文件解答或者系統(tǒng)優(yōu)化。

3. 增強事業(yè)單位檔案管理過程中的安全保障水平

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中尤其需要注重增強事業(yè)單位檔案管理的安全保障水平，以防止信息泄露、國家安全受到侵害的事件發(fā)生。安全保障是事業(yè)單位檔案管理時需要重點考察的問題，事業(yè)單位的某些檔案涉及到國家安全、衛(wèi)生、醫(yī)療等基礎(chǔ)性問題，一旦信息遭到泄露，極容易造成民眾恐慌，并給不法分子以可乘之機。提高事業(yè)單位檔案管理的安全水平，首先需要從優(yōu)化信息系統(tǒng)建設(shè)開始，信息系統(tǒng)優(yōu)化需要有專業(yè)的系統(tǒng)設(shè)計人員進行，并對系統(tǒng)的安全性進行有效監(jiān)測。另外，在系統(tǒng)建設(shè)之后，還需要跟進維護，對某些項目進行優(yōu)化、對安全漏洞給予補丁。而對于進行事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的使用人員也需要加強培訓(xùn)，防止因操作不慎造成的信息泄露。系統(tǒng)使用人員首先需要確保在錄入信息時網(wǎng)絡(luò)接入無誤，防止因在外網(wǎng)環(huán)境下進行操作而導(dǎo)致的難以防止黑客攻擊等情況的出現(xiàn)。其次需要確保信息的錄入無誤，防止某些重要信息在掃描或者錄入時發(fā)生交錯偏差。只有在信息系統(tǒng)和信息系統(tǒng)使用者都按照規(guī)則及相關(guān)要求謹(jǐn)慎行事，才能確保檔案管理信息化的安全性。

四、結(jié)語

事業(yè)單位加強檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展是我國經(jīng)濟社會進步及科學(xué)水平提高的重要表現(xiàn)，因此事業(yè)單位需要結(jié)合現(xiàn)有人力物力，同時采用高水平先進信息化技術(shù)，最終做到加強檔案管理水平、增強檔案信息處理能力。

參考文獻：

[1].王紅.淺論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].蘭臺世界.2013（S2）

[2].尤麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案.2014（06）