企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

唐璽

摘 要：企業(yè)檔案的信息化建設(shè)作為企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化中不可或缺的一部分，對提高企業(yè)檔案的管理效率、發(fā)掘檔案潛在價(jià)值有著重要的影響。然而現(xiàn)在的企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，仍然存在各種各樣的問題，這便需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行深層次的探索，以提高企業(yè)檔案的信息化管理，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案信息化；建設(shè)

自我國加入世貿(mào)組織以來，經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展，市場競爭也越發(fā)的激烈，企業(yè)的生存和發(fā)展正面臨著國際化市場和高科技時(shí)代的巨大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)基本工作，面臨著現(xiàn)代市場所帶來的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案工作在發(fā)展過程中需要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高自身的管理水平，以高質(zhì)量的檔案服務(wù)來促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1.企業(yè)檔案實(shí)行信息化建設(shè)的意義

1.1有利于塑造企業(yè)文化

企業(yè)信息化建設(shè)是對企業(yè)信息資源的整理與分析，對企業(yè)的文化塑造有著積極的影響。檔案信息化可以真實(shí)的記錄企業(yè)運(yùn)行的細(xì)節(jié)，并對其進(jìn)行歸納和整理，有助于企業(yè)工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營中出現(xiàn)的問題和優(yōu)勢，其優(yōu)勢部分通過整理便可作為企業(yè)文化的一部分。

1.2有利于企業(yè)市場競爭力的提高

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目的是為了適應(yīng)企業(yè)的信息化發(fā)展，使企業(yè)檔案信息能夠更好地為企業(yè)的生產(chǎn)和管理進(jìn)行服務(wù)。企業(yè)檔案信息是企業(yè)重要資料的主要匯集之地，它能夠?qū)ζ髽I(yè)各部門的運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)際檢測，并能夠以企業(yè)全局為出發(fā)點(diǎn)，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出正確的決策。企業(yè)檔案部門要想做好企業(yè)信息的收集、整理和開發(fā)利用，就必須及時(shí)改進(jìn)服務(wù)策略，努力提高服務(wù)的質(zhì)量。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)以促進(jìn)企業(yè)科技創(chuàng)新為中心，運(yùn)用各種方式對企業(yè)內(nèi)外的信息進(jìn)行廣發(fā)且深層的挖掘，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，進(jìn)而增強(qiáng)對企業(yè)檔案資源的利用。除此，企業(yè)檔案信息化的建設(shè)還能夠?yàn)槠髽I(yè)的技術(shù)部門提供有利的支持，提高企業(yè)的市場競爭力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

1.3促使企業(yè)內(nèi)部工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)

檔案的信息化建設(shè)不僅能夠提高檔案部門的工作效率，還能夠節(jié)約其他部門進(jìn)行檔案借閱的時(shí)間。如企業(yè)數(shù)字檔案的信息化建設(shè)可以令檔案工作人員隨時(shí)對各個(gè)數(shù)據(jù)與報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)打印，在檔案業(yè)務(wù)中實(shí)現(xiàn)辦公自動化。各部門人員在借閱檔案時(shí)可提前在軟件上進(jìn)行留言，檔案工作人員在接到留言后快速進(jìn)行檢索，然后將電子檔案發(fā)送給該部門，這樣一來便能夠避免工作人員在部門之間的來回奔波，大大節(jié)省了借閱檔案的時(shí)間，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1企業(yè)對檔案信息化的建設(shè)不夠重視

大部分的企業(yè)往往容易忽視對企業(yè)檔案的管理，致使企業(yè)的檔案管理缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐，企業(yè)檔案網(wǎng)站在建設(shè)的質(zhì)量上也存有良莠不齊的現(xiàn)象。如何更好的實(shí)現(xiàn)資源共享是一個(gè)企業(yè)必須認(rèn)真思考的問題。同時(shí)，如何對企業(yè)信息化資源進(jìn)行有效的利用，又是眾多企業(yè)在檔案建設(shè)中共同面臨的難題。

2.2缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)規(guī)范

有的企業(yè)的檔案信息化建設(shè)時(shí)缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的規(guī)劃，而影響了其他企業(yè)對檔案信息化的建設(shè)。由多個(gè)部分組成的檔案信息化在進(jìn)行建設(shè)時(shí)，必須要有相應(yīng)的建設(shè)規(guī)范和統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。國家對此也制定出了規(guī)定，如在2009年頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中就對檔案性信息化的原則和目標(biāo)、載體檔案的數(shù)字化、檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)于管理等方面做出了相關(guān)規(guī)定。然而大部分企業(yè)在檔案實(shí)施信息化建設(shè)時(shí)都沒有做到以上原則，致使在實(shí)踐中，工作的效率低下，工作人員缺乏應(yīng)有的積極性，進(jìn)而影響了預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.3檔案信息化成果的利用率較低

提高檔案資源的利用率是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要目的之一，但是，有些企業(yè)的檔案信息化建設(shè)卻背離了這一目的。部分企業(yè)在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時(shí)，過于注重對信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，而忽略了對其資源的有效利用，大大降低了信息化資源的錄用率，令檔案信息化建設(shè)在企業(yè)發(fā)展服務(wù)中的優(yōu)勢遭到了埋沒。

3.加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)的有效措施

3.1加強(qiáng)檔案信息化管理平臺的統(tǒng)一規(guī)范

企業(yè)檔案信息化在建設(shè)時(shí)要做到整體規(guī)劃、統(tǒng)一管理。在進(jìn)行管理時(shí)，要對信息采集的標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用軟件的要求等制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息化平臺的規(guī)范管理。這樣不僅保證了數(shù)據(jù)在采集過程中的及時(shí)性與完整性，還確保了采集到的數(shù)據(jù)的真實(shí)有效。

3.2堅(jiān)持檔案信息化建設(shè)為企業(yè)服務(wù)的宗旨

堅(jiān)持為企業(yè)服務(wù)既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，也是其落腳點(diǎn)。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)要以圍繞企業(yè)的各項(xiàng)工作而進(jìn)行有效的開展。企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，選擇影響范圍廣、利用效率高和重點(diǎn)突出的檔案資源進(jìn)行優(yōu)先數(shù)據(jù)化。在對已經(jīng)數(shù)據(jù)化的信息要加以宣傳，以提升檔案資源的利用率；同時(shí)還要及時(shí)收集各部門利用資源后的反饋信息，促使網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的不斷完善，以便為企業(yè)提供更好的信息資源服務(wù)。

3.3加強(qiáng)對信息化建設(shè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)

企業(yè)的檔案信息化離不開信息技術(shù)人才的建設(shè)與管理。然而現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理中極度缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，極大的影響了企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，也使企業(yè)的信息化設(shè)備難以發(fā)揮出應(yīng)有的功效。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)對信息化技術(shù)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，進(jìn)而完善檔案管理的體制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

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