新時(shí)期檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的途徑與方法

朱旭

【摘要】對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，從事檔案工作人員的崗位培訓(xùn)屬于檔案工作非常重要的組成部分，是組建高素質(zhì)高水平檔案管理人員隊(duì)伍的一個(gè)極其重要不可忽視的必要條件。本文簡(jiǎn)單的分析了檔案工作人員的培訓(xùn)方面的途徑和方法。

【關(guān)鍵詞】途徑與方法；檔案管理；培訓(xùn)

為了不斷提高檔案管理人員的工作能力和工作效率，提升管理水平和層次，新形式的環(huán)境下展開(kāi)相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)是非常必要的。有目的性的展開(kāi)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，可以很有效的提高專(zhuān)業(yè)從事檔案工作人員的各方面素質(zhì)，提高效率。

一、新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn)

1、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)擴(kuò)展了檔案工作范圍

檔案?jìng)鹘y(tǒng)載體形式拓展主要為：結(jié)合數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等，以現(xiàn)代信息處理為主要載體的數(shù)字化存貯形式，盡量促成檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，及服務(wù)社會(huì)化。檔案用戶范疇是指，把傳統(tǒng)理論下的向全社會(huì)服務(wù)，拓展為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的為全社會(huì)服務(wù)。

2、新技術(shù)豐富了檔案工作方法

大貯量的數(shù)字化信息技術(shù)，使檔案管理工作的信息收集處理手段得到了豐富，并使大量的人力物力和財(cái)力得以節(jié)約。便捷的信息檢索使檔案工作的服務(wù)手段得以豐富，使檔案的服務(wù)效率和利用率得以提高。辦公自動(dòng)化和聯(lián)網(wǎng)辦公使檔案工作的有效管理得以豐富，且縮短工作時(shí)間并擴(kuò)大工作空間，從而改善工作程序提高了工作效率。

3、新時(shí)期的檔案工作的安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅改變檔案工作的基本形式，還為更新了這一技術(shù)的管理系統(tǒng)、并帶來(lái)更高安全性。國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上構(gòu)建檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)，但要面臨不確定性和廣泛性的因素。檔案管理在信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境下，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)備份系統(tǒng)和災(zāi)難性數(shù)據(jù)摧毀有高效恢復(fù)能力的要求。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是新科學(xué)新事物，其對(duì)檔案管理的各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)制度標(biāo)準(zhǔn)，都需建立健全。

二、新時(shí)期檔案工作的對(duì)策

1、加強(qiáng)信息檔案立法

①信息檔案的宏觀立法解決。國(guó)家立法機(jī)關(guān)要快速建立一系列信息產(chǎn)業(yè)，及信息網(wǎng)絡(luò)管理的法律，把數(shù)字信息的管理納入到整個(gè)國(guó)家法制宏觀管理中，解決虛擬的無(wú)政府狀態(tài)，用法制推動(dòng)科技進(jìn)步，及科技的發(fā)展應(yīng)用。

②信息數(shù)字檔案失真立法解決。完善《檔案法》，信息檔案管理法律條款要加強(qiáng)，用法律角度解決信息檔案資料的效率問(wèn)題。

③信息數(shù)字檔案的安全立法解決。安全問(wèn)題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界的難題之一，也是數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)的首要難題。信息數(shù)字檔案安全方面的立法，可很好的預(yù)防針對(duì)信息檔案的犯罪以保證網(wǎng)絡(luò)安全。

④信息數(shù)字檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的立法解決。結(jié)合檔案管理工作和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特點(diǎn)，以立法的形式確定檔案工作人員的從業(yè)資格，最好參照司法考試資格的方式進(jìn)行檔案管理人員的工作資格法定，提高檔案干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)和應(yīng)用信息技術(shù)的能力。

2、加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用

①充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字檔案管理和應(yīng)用更大的效益。對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息檔案工作的網(wǎng)絡(luò)硬件加強(qiáng)建設(shè)。對(duì)各級(jí)檔案部門(mén)信息服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加以完善，打造社會(huì)利用信息資源服務(wù)的物質(zhì)條件。抓好網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)主要體現(xiàn)在，例如，網(wǎng)絡(luò)信息資源采集和組織及開(kāi)發(fā)，尤其是建設(shè)特色檔案館信息資源庫(kù)。

②加強(qiáng)以檔案信息資源檢索為主的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。信息檢索服務(wù)主要包括，數(shù)字化館藏的檢索服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)資源的檢索服務(wù)，成為了網(wǎng)絡(luò)檔案信息便捷查詢的基本方式。信息資源服務(wù)效果要想提高，要在本館或各館共享系統(tǒng)中設(shè)立專(zhuān)門(mén)頁(yè)面并介紹數(shù)字館提供的各種數(shù)據(jù)庫(kù)的使用方法和注意事項(xiàng)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支持下通過(guò)人機(jī)對(duì)話，使利用者既可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息資源導(dǎo)引系統(tǒng)，得知自己所需的信息資源分布情況，又能在此導(dǎo)引系統(tǒng)引導(dǎo)下通過(guò)網(wǎng)絡(luò)確定與獲取想要的信息。

③加強(qiáng)數(shù)字檔案館合作網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。網(wǎng)上信息資源沒(méi)有圍墻的特點(diǎn)是沒(méi)有地域性，超越時(shí)空和館藏，可實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館資源的共享。加強(qiáng)館際合作時(shí)，各檔案館要積極共享，并共建網(wǎng)上的信息資源。利用網(wǎng)絡(luò)與別人的數(shù)據(jù)庫(kù)共享，使大家的資源能互惠互利，既能增加自己可供檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)量，又可創(chuàng)造更好信息利用環(huán)境。

三、新時(shí)期檔案人員崗位培訓(xùn)的途徑和方法

1、檔案人員崗位培訓(xùn)的途徑

①抓領(lǐng)導(dǎo)，促落實(shí)

搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)重視。檔案部門(mén)要通過(guò)各種途徑，加強(qiáng)與有關(guān)部門(mén)的聯(lián)絡(luò)，加強(qiáng)宣傳與溝通，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)檔案培訓(xùn)工作的重要性，對(duì)檔案培訓(xùn)工作予以支持。樓案部門(mén)要抓好培訓(xùn)前期的組織落實(shí)、計(jì)劃落實(shí)，盡快布置，分工負(fù)責(zé)。例如在組織上，建立培訓(xùn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組；在計(jì)劃上做好機(jī)關(guān)檔案干部隊(duì)伍現(xiàn)狀及培訓(xùn)需求調(diào)查，根據(jù)他們的業(yè)務(wù)知識(shí)層次、結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀，制定辦班計(jì)劃。確定培訓(xùn)目標(biāo)，辦班形式、教學(xué)內(nèi)容，培訓(xùn)時(shí)間等。還要對(duì)參訓(xùn)學(xué)員加強(qiáng)管理，反饋給學(xué)員所在單位學(xué)員參訓(xùn)考勤情況，起到督促作用。學(xué)員參訓(xùn)考勤情況，最為檔案員持證上崗和晉升職稱(chēng)的依據(jù)，督促學(xué)員學(xué)習(xí)自主性。

②分層次，多形式

檔案部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，要拓展思路，根據(jù)學(xué)員掌握的基礎(chǔ)知識(shí)、實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)不同等，分層次、多形式地組織業(yè)務(wù)基礎(chǔ)班、提高班、參與實(shí)踐班、經(jīng)驗(yàn)交流班等，對(duì)不同對(duì)象設(shè)置不同課程學(xué)習(xí)方式。比如，對(duì)新檔案員進(jìn)行綜合型的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使其對(duì)檔案工作有基本了解并初步掌握實(shí)際工作技能；對(duì)老檔案員，可以圍繞業(yè)務(wù)工作中心，結(jié)合實(shí)際需要，進(jìn)行務(wù)種類(lèi)型的、實(shí)用性強(qiáng)的、專(zhuān)題型的、鞏固與提高式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)、研討等，使他們學(xué)以致用，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)能力。

③強(qiáng)師資，保質(zhì)量

檔案培訓(xùn)工作與師資隊(duì)伍的建設(shè)密不可分，對(duì)培訓(xùn)質(zhì)量和效果有直接影響。檔案部門(mén)在實(shí)施培訓(xùn)中，首先建設(shè)好師資隊(duì)伍，建立一支在資歷上具有中高級(jí)技術(shù)職務(wù)，理論上能認(rèn)真鉆研，有豐富工作經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的表達(dá)能力的師資隊(duì)伍，為保證培訓(xùn)質(zhì)量，提高培訓(xùn)效果奠定堅(jiān)基礎(chǔ)。還要加強(qiáng)對(duì)教員的培訓(xùn)，有組織有計(jì)劃地為教員外出聽(tīng)課、培訓(xùn)創(chuàng)造條件。對(duì)提高師資水平有很大幫助，并能提高教學(xué)技能。

④選教材，編講義

檔案部門(mén)要精選培訓(xùn)教材，及時(shí)淘汰過(guò)時(shí)觀點(diǎn)陳舊的教材，更新、豐富教學(xué)資料。建議上級(jí)有關(guān)部門(mén)根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，統(tǒng)一編寫(xiě)新的教材，供基層培訓(xùn)教學(xué)選用?；鶎訖n案部門(mén)在培訓(xùn)中，要根據(jù)培訓(xùn)特點(diǎn)，配會(huì)教學(xué)需要，編寫(xiě)一些適用于當(dāng)?shù)嘏嘤?xùn)、又具有針對(duì)性和實(shí)用性的培訓(xùn)教學(xué)講義。

2、科學(xué)設(shè)計(jì)培訓(xùn)方法

通過(guò)工作崗位培訓(xùn)需求的分析，編輯制定培訓(xùn)方面的課程，使用培訓(xùn)課程然后進(jìn)行培訓(xùn)課程的評(píng)估并且在現(xiàn)代化崗位培訓(xùn)理論的指導(dǎo)下來(lái)達(dá)到崗位培訓(xùn)的目的是目前檔案工作人員崗位培訓(xùn)所采用的模式。其中，需求分析是培訓(xùn)具有有效性和針對(duì)性的保證，培訓(xùn)需求分析，其基本公式可這樣概況“要求具備→現(xiàn)在已有→還需要的”；課程編制決定著培訓(xùn)的具體內(nèi)容，及水平高低。目前檔案人員崗位資格培訓(xùn)已形成了一些課程，而且都比較固定，但這些課程很多都是從檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)歷教育照搬過(guò)來(lái)的，從崗位培訓(xùn)角度來(lái)講，進(jìn)行編排設(shè)計(jì)的水平還有一定的差距；實(shí)際培訓(xùn)實(shí)施中，合理的培訓(xùn)方法直接影響培訓(xùn)效果。目前，檔案人員崗位培訓(xùn)的方法，通常都采取課堂講授法，這種培訓(xùn)方式優(yōu)點(diǎn)很多，例如，一次性傳授的內(nèi)容多，授課自由度較高，傳授全面，對(duì)培訓(xùn)設(shè)施條件要求不高等諸多優(yōu)點(diǎn)，但也有一些缺點(diǎn)，要想取得理想的培訓(xùn)效果，應(yīng)當(dāng)根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象的差異和培訓(xùn)內(nèi)容的特點(diǎn)因材施教，靈活運(yùn)用課堂教授、案例分析和專(zhuān)題研討以及實(shí)踐練習(xí)等多種培訓(xùn)方法穿插或同時(shí)進(jìn)行。

結(jié)論

檔案管理工作的崗位培訓(xùn)工作是非常重要的，對(duì)從事檔案管理工作的人員的業(yè)務(wù)能力，工作水平，處理當(dāng)下工作，適應(yīng)未來(lái)工作調(diào)整和挑戰(zhàn)都有非?，F(xiàn)實(shí)的意義。而培訓(xùn)過(guò)程的完善，科學(xué)化和規(guī)范化及制度化，都是提高培訓(xùn)效果的重要途徑。

參考文獻(xiàn)

[1] 張艷麗.淺談檔案信息電子化[J].科技信息.2011