淺析醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與對(duì)策

黃艷

摘要：本文分析當(dāng)前我院科研檔案管理的現(xiàn)狀，針對(duì)科研檔案管理存在問題和不足，提出相應(yīng)的對(duì)策、建議。

1、泉州市科技項(xiàng)目Z[2014]0082

2、泉州市衛(wèi)生科研資助項(xiàng)目

醫(yī)院科研檔案是在醫(yī)療實(shí)踐和醫(yī)院科學(xué)研究活動(dòng)中形成的文字、圖標(biāo)、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的材料，是醫(yī)學(xué)研究中的真實(shí)反映，是醫(yī)院科研水平的重要體現(xiàn)，具有保存價(jià)值和開發(fā)、利用價(jià)值。隨著我院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和醫(yī)療水平的迅速發(fā)展，醫(yī)學(xué)課題、科研成果等數(shù)量逐年增加，這給醫(yī)院科研管理增加了新的工作內(nèi)容。

一、目前我院科研檔案管理的現(xiàn)狀

1、領(lǐng)導(dǎo)重視

我院是一所大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視科研檔案的管理。由科研教學(xué)科具體負(fù)責(zé)醫(yī)院科研形成過程中材料的收集、整理和科研檔案的歸檔，為醫(yī)學(xué)檔案提供有效的檔案服務(wù)。

2、工作要求

我院從2003年至今科研成果檔案共37項(xiàng)，由科研教學(xué)科收集后整理歸檔上交我院綜合檔案室管理集中管理，然而目前科研教學(xué)科只對(duì)有科研成果獎(jiǎng)的項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理，而市檔案局明確要求對(duì)申報(bào)課題、科研立項(xiàng)、科研研究但未出科研成果的，均應(yīng)收集作為留存資料備查；有科研立項(xiàng)、有科研研究、有科研成果或者有獲獎(jiǎng)的課題只要經(jīng)過結(jié)題確認(rèn)，在項(xiàng)目結(jié)題后2個(gè)月內(nèi)就應(yīng)整理后收集好上交醫(yī)院綜合室歸檔。

二、科研檔案規(guī)范管理的必要性

1、信息資源豐富

科研檔案是科技知識(shí)的重要載體，最原始地記載了研究的詳細(xì)內(nèi)容和過程，對(duì)科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著非常重要的作用，也是科研服務(wù)、申請(qǐng)專利、成果推廣的重要憑證。它包含著大量的科研成果和高新技術(shù)，因此應(yīng)該充分發(fā)揮它的作用，為醫(yī)學(xué)科研的發(fā)展提供有效的服務(wù)。

科研成果檔案包含了科研立項(xiàng)申請(qǐng)書、獲獎(jiǎng)證書、科研論文等，包含著豐富的信息資源。醫(yī)學(xué)科研檔案作為等級(jí)醫(yī)院評(píng)審的條件之一，是醫(yī)院科研水平的集中體現(xiàn)，具有大量高新技術(shù)等科技信息。

2、具有參考價(jià)值

醫(yī)院科研檔案對(duì)科研人員申報(bào)科研項(xiàng)目、專利、高新技術(shù)等具有一定參考價(jià)值，因此，在堅(jiān)持鼓勵(lì)我院醫(yī)護(hù)人員申報(bào)科研的同時(shí)，筆者作為科研檔案的收集整理人員之一，會(huì)主動(dòng)將科研成果檔案提供給醫(yī)護(hù)人員參考，有效的開發(fā)利用科科研檔案資源。

三、醫(yī)學(xué)科研檔案的特征

1、內(nèi)容的專業(yè)性

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)療實(shí)踐的載體，最真實(shí)的反應(yīng)了醫(yī)療科研過程中的知識(shí)，具有非常專業(yè)的特點(diǎn)?？蒲袡n案的專業(yè)性突出，成套性強(qiáng)，醫(yī)學(xué)研究均以一個(gè)研究為研究對(duì)象，每個(gè)專題都是一個(gè)完整的科研過程，所形成的檔案專題性強(qiáng)。

2、專業(yè)性強(qiáng)

醫(yī)院科室的設(shè)置時(shí)按學(xué)科專業(yè)劃分的，不同科室專業(yè)內(nèi)容，規(guī)模大小雖有所不同，卻都是進(jìn)行科研活動(dòng)的基本單位，且具有各自不同的學(xué)科專業(yè)性特征。

3、內(nèi)容新穎性

每一份醫(yī)學(xué)科研檔案都反映了課題的創(chuàng)新性，內(nèi)容都經(jīng)過查新證實(shí)，由于醫(yī)學(xué)研究的復(fù)雜性，不同學(xué)科研究方法不同，同一學(xué)科中不同科研課題所使用的技術(shù)方法也不相同，因而科研檔案的載體也各種各樣。

4、形成周期長

科研一般項(xiàng)目的完成年限是三年左右，重大專項(xiàng)項(xiàng)目通常需要五年左右。因而，科研檔案的形成時(shí)間具有連續(xù)性、周期性。科研檔案形成周期與科研完成的周期息息相關(guān)。

四、醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

1、科研檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)

《檔案法》和《科學(xué)技術(shù)研究管理暫行規(guī)定》規(guī)定，每項(xiàng)科研檔案完成或者某階段性研究工作結(jié)束后，對(duì)所形成的科研材料需要加以系統(tǒng)整理整理，經(jīng)審查驗(yàn)收后歸檔。但是，目前醫(yī)院普遍存在科研檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，沒有意識(shí)到科研檔案資料的重要性，尤其是許多人員將自己科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴材料，如獲獎(jiǎng)證書、專利證書、論著等材料不愿上交或者推遲上交；有些科研人員則認(rèn)為自己的科研成果是專門用來申報(bào)專業(yè)職稱所用，不愿意將原件存檔，導(dǎo)致所收集的科研檔案不完整、不穩(wěn)定。

2、科研檔案管理人員專業(yè)性不高

目前，醫(yī)院的科研檔案管理人員很多由行政人員兼任，沒有專職的檔案管理人員。一方面，負(fù)責(zé)科研檔案工作的人員難以顧及科研檔案工作的管理，無法及時(shí)做好科研資料的歸檔工作。另一方面，負(fù)責(zé)科研檔案的工作人員沒有受過檔案工作專業(yè)知識(shí)內(nèi)容培訓(xùn)，對(duì)檔案管理缺乏整體認(rèn)識(shí)，對(duì)做好檔案工作不夠到位。這影響了醫(yī)院科研檔案的收集與整理工作，以及科研檔案自身價(jià)值的開發(fā)和信息資源的利用。

3、科研檔案管理人員缺乏對(duì)科研檔案長期規(guī)劃

醫(yī)院的科研檔案資料是由科研管理部門收集和管理，未能很好的利用科研檔案，沒有充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。我科只是負(fù)責(zé)收集檔案，對(duì)科研課題檔案進(jìn)行歸檔，缺乏長期連續(xù)性發(fā)展的規(guī)劃。

4、科研檔案開發(fā)利用率低

目前，我院科研檔案現(xiàn)狀是由科教科收集后上交院部綜合檔案室，一般是存放保管，科研人員很少去借鑒，只有上級(jí)來檢查時(shí)才發(fā)揮材料的作用。究其原因主要有以下幾點(diǎn)：科研檔案的資料不全或者質(zhì)量不高；科研檔案的專業(yè)性不強(qiáng)，科研人員值得借鑒的內(nèi)容有限；科研檔案管理人員對(duì)科研檔案管理缺乏專業(yè)性，檢索手段落后；設(shè)備不全；場(chǎng)所不足等原因。

五、加強(qiáng)科研檔案管理的對(duì)策

1、提高科研檔案的管理意識(shí)

我院科研檔案管理人員專職人員較少，大多是由科教科和院辦的行政人員兼職完成，對(duì)檔案的收集和保管缺乏熱情和主人翁的意識(shí)。應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)科研服務(wù)意識(shí)，讓他們逐步提高科研檔案管理的服務(wù)態(tài)度，進(jìn)而全面提高科研檔案的管理質(zhì)量。

2、明確科研檔案的所有權(quán)

很多科研檔案人員認(rèn)為科研成果是自己的勞動(dòng)果實(shí)，形成的科研材料屬于自己的，不愿意把科研材料上交或者上交不全。筆者認(rèn)為，醫(yī)院科研檔案屬于檔案的一種，當(dāng)然適用我國《檔案法》的規(guī)定。《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！薄吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施辦法》對(duì)《檔案法》第二條做了補(bǔ)充，該《實(shí)施辦法》第二條規(guī)定：“《檔案法》第二條所稱對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案，屬于國家所有的，由國家檔案局會(huì)同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍?！笨梢姡稒n案法》及其實(shí)施細(xì)則并沒有明確檔案所有權(quán)的歸屬，更遑論科研檔案的所有權(quán)?？蒲袡n案所有權(quán)的問題非常重要，直接關(guān)系到檔案所有權(quán)的權(quán)利主體問題?！段餀?quán)法》實(shí)施至今已近7年，《檔案法》或相關(guān)的司法解釋也應(yīng)該就此問題作出明確的規(guī)定，以定紛止?fàn)?，在所有?quán)歸屬依法確定的前提下，無論是醫(yī)院還是個(gè)人的科研檔案所有權(quán)都應(yīng)該得到平等的保護(hù)，這一方面有利于對(duì)依法取得的科研檔案?jìng)€(gè)人所有權(quán)進(jìn)行有效的保護(hù)，同時(shí)防止因歸屬不明導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案的流失，甚至有礙醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步。

3、加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

加強(qiáng)科研檔案人員自身素質(zhì)的培訓(xùn)，提高專業(yè)水平，做好科研檔案的收集和管理工作。學(xué)習(xí)檔案學(xué)、檔案管理學(xué)等基本理論；掌握外語和計(jì)算機(jī)知識(shí)；有條件的情況下，安排科研檔案人員經(jīng)常外出參加檔案學(xué)術(shù)會(huì)議和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4、完善科研檔案管理制度

加強(qiáng)管理力度，制定并完善管理制度、管理辦法和相應(yīng)的制約手段，做到有章可循，落實(shí)科研檔案質(zhì)量管理崗位責(zé)任制，明確科研檔案產(chǎn)生各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)、利，使科研檔案的管理更加規(guī)范。

參考文獻(xiàn)：

1、劉燕清 醫(yī)學(xué)科研檔案管理存在的問題與對(duì)策[J]，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)；

2、胡桂周等 醫(yī)院科研檔案管理存在的問題與建議[J]，中國病案；

3、夏濤 高?？蒲袡n案管理存在的問題及對(duì)策[J]，云南檔案；

4、杜為紅 如何提高科研檔案質(zhì)量[J]，中國衛(wèi)生質(zhì)量管理