房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題及對(duì)策研究

王愛(ài)萍

【摘要】房產(chǎn)檔案的管理從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)屬于一種信息資料的管理，在網(wǎng)絡(luò)信息科技飛速發(fā)展的今天，房產(chǎn)檔案也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)，有利于提高房產(chǎn)檔案的利用效率，提高自身的信息化建設(shè)是新時(shí)期房產(chǎn)檔案領(lǐng)域遇到的新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，因此必須客觀的分析房產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題，積極找出應(yīng)對(duì)策略，早日實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案；信息化；建設(shè)作用

信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，房產(chǎn)檔案作為一種形式上的資料庫(kù)更需要進(jìn)行信息化的建設(shè)，電子文件的歸檔以及電子檔案的規(guī)范化管理是信息化建設(shè)的目標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)管理、安全性的原則，能夠不斷促進(jìn)房產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)化的進(jìn)步，為人們的使用帶來(lái)了很大的便利，因此房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)即是時(shí)代進(jìn)步的趨勢(shì)也是社會(huì)功能的需求。

一、房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)存問(wèn)題

1、房產(chǎn)檔案管理者的認(rèn)識(shí)問(wèn)題

在現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理工作中許多工作人員對(duì)信息化的含義以及重要性還存在認(rèn)識(shí)不足的情況，因此在日常的管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料隨意堆放的混亂狀態(tài)，不能對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的整理以及歸檔，很大程度上降低了利用效率，再使用時(shí)必須進(jìn)行翻找也存在浪費(fèi)時(shí)間的問(wèn)題，只有改變這種落后的檔案管理思想才能夠從根本上提高信息化的建設(shè)。另一方面，還存在檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)發(fā)展不均衡的狀況，對(duì)于新時(shí)期房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容知識(shí)的學(xué)習(xí)積極性不高，沒(méi)有主動(dòng)去接觸了解的愿望，缺乏一定的接受新事物的創(chuàng)新精神，尤其其中一些中年的管理人員，可能感覺(jué)自己已經(jīng)跟不上潮流，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不是很了解，所以就干脆選擇了放棄，房產(chǎn)企業(yè)也沒(méi)有對(duì)這類(lèi)的員工進(jìn)行過(guò)多的要求，這樣非常不利于檔案建設(shè)信息化發(fā)展，體現(xiàn)出了相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平能力的低下，也在一定程度上反映出了企業(yè)組織管理能力的缺乏。

2、房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)設(shè)備的落后性

很多地方的房產(chǎn)檔案管理部門(mén)的電腦應(yīng)用仍然停留在數(shù)據(jù)處理上，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平均低于其它行業(yè)[1]。房產(chǎn)檔案管理中多數(shù)還是以人工建設(shè)為主，一方面是缺乏相關(guān)的建設(shè)資金，另一方面就是信息設(shè)備使用的不合理導(dǎo)致的問(wèn)題。傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理方式普遍上就是接受檔案、移交檔案、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱資料等內(nèi)容，信息的呈現(xiàn)方式大部分也還是使用紙質(zhì)的檔案類(lèi)型，這種建設(shè)方式在日常的檔案管理中帶來(lái)了很大的不便，隨著時(shí)間的增加，需要儲(chǔ)存的檔案資料將會(huì)越來(lái)越多，需要占用的空間也越來(lái)越大，還需要增加人力物力來(lái)進(jìn)行檔案的整理以及歸檔工作，如果出現(xiàn)處理不及時(shí)的情況，就會(huì)造成資料的積壓，在使用的時(shí)候還必須進(jìn)行逐一的翻找，浪費(fèi)了很多寶貴的時(shí)間。雖然光盤(pán)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)讀取技術(shù)在實(shí)際工作中得到了一定的運(yùn)用，但是使用范圍和領(lǐng)域還十分有限，阻礙了房產(chǎn)檔案應(yīng)有效能的發(fā)揮。

3、房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)與住房制度改革不同步

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，住房制度也產(chǎn)生了相應(yīng)的變革，房屋的管理形式已經(jīng)由原來(lái)的分配福利型逐步向社會(huì)化、商品化的房屋模式轉(zhuǎn)變，房屋的使用變化逐漸頻繁，房產(chǎn)檔案作為記錄房屋變化的原始記錄資料，也應(yīng)該隨著房屋使用權(quán)以及管理方式的變化而做出改變。房屋的買(mǎi)賣(mài)、繼承等因素都會(huì)造成房屋產(chǎn)權(quán)的變更，這些變更也都需要在房產(chǎn)檔案中體現(xiàn)出來(lái)，力圖在每個(gè)細(xì)節(jié)處都真實(shí)而具體的反映出房屋管理變化的整個(gè)過(guò)程涉及的內(nèi)容，這樣才能夠一直保持房產(chǎn)檔案在房屋交易的過(guò)程中具有重要的使用以及保存價(jià)值。但是在實(shí)際的管理中，房屋的制度變革實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)科技的有效運(yùn)用，房產(chǎn)檔案信息化卻不能達(dá)到這一要求，比如有的企業(yè)需要利用網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷(xiāo)房屋交易，但是房產(chǎn)檔案的具體信息卻不能進(jìn)行搜索查看，就很難得到客戶的信任，阻礙了房屋買(mǎi)賣(mài)或者贈(zèng)予的安全性發(fā)展。

二、房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策分析

1、不斷改善房產(chǎn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

房產(chǎn)檔案管理人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，應(yīng)當(dāng)多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念利用計(jì)算機(jī)等通信設(shè)備以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行房產(chǎn)檔案管理[2]。管理人員的素質(zhì)提升能夠使房產(chǎn)檔案信息的加工整理等工作完成的更加迅速和高效，從而能夠?qū)崿F(xiàn)房產(chǎn)檔案建設(shè)的信息化和自動(dòng)化，很多員工在思想上沒(méi)有做好接受新事物的準(zhǔn)備，所以在日常的信息化建設(shè)中表現(xiàn)的不積極，固守在原有的管理工作中，這對(duì)這一情況房產(chǎn)企業(yè)可以對(duì)其進(jìn)行相關(guān)技術(shù)知識(shí)的教育，增強(qiáng)員工的信心，管理人員也應(yīng)該提升自身的主動(dòng)性，增加自己科學(xué)文化知識(shí)的儲(chǔ)備，借鑒國(guó)內(nèi)外的房產(chǎn)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高自身的管理水平，促進(jìn)我國(guó)房產(chǎn)檔案的規(guī)范化發(fā)展。

2、增加信息技術(shù)的有效運(yùn)用

房產(chǎn)檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要一定的資金和高新技術(shù)作保障，配置相適應(yīng)的軟、硬件，要根據(jù)實(shí)際情況和條件，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，量力而行[3]。如果房產(chǎn)單位的管理人員以及投入經(jīng)費(fèi)都存在不足的情況，那么可以采取單機(jī)管理的方式，能夠節(jié)省資料獲取查詢的時(shí)間。在具備一定的經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及技術(shù)條件的時(shí)候就可以建立一個(gè)專(zhuān)屬于房產(chǎn)檔案管理的局域網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)窗口以及檔案館內(nèi)部配備數(shù)碼相機(jī)和掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，從房屋產(chǎn)權(quán)歸屬的登記開(kāi)始就對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描錄入，確保檔案的變化能夠同時(shí)體現(xiàn)在資料以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)之中，這樣有利于形成檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)信息庫(kù)，在不斷地改進(jìn)中使房產(chǎn)檔案資源對(duì)整個(gè)建設(shè)中的檔案信息的需求達(dá)到滿意的程度。

3、建立房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家檔案局已就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，為我國(guó)檔案信息化管理提供了規(guī)范，房地產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)制定一套相關(guān)的行政法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范[4]。相關(guān)管理部門(mén)為了確保保障性住房分配能夠按照國(guó)家和省市政策進(jìn)行有序的管理，就應(yīng)該嚴(yán)格核實(shí)申請(qǐng)人的實(shí)際住房情況，這一過(guò)程需要調(diào)動(dòng)查閱大量的房產(chǎn)檔案，信息化的建設(shè)為國(guó)家房產(chǎn)檔案的管理提供了一個(gè)有效的手段，增強(qiáng)了核查的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案管理的公平性、合理性，得到了社會(huì)上的廣泛認(rèn)同。另外，信息化建設(shè)的成功還將會(huì)形成包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的房產(chǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，使房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)從一開(kāi)始就能夠在法制化的道路上運(yùn)行和發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)是現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理手段的有效結(jié)合，是我國(guó)檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化改革建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)，人們首先要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要意義以及在房產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮的積極作用，才能進(jìn)一步的對(duì)提高信息化管理進(jìn)行思考，通過(guò)正確的改善途徑建立完善的信息管理制度，是房產(chǎn)檔案的發(fā)展途徑。

參考文獻(xiàn)

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