論軌道交通檔案信息化建設的現狀分析及問題對策

徐紅梅

無錫地鐵集團有限公司 江蘇無錫 214023

摘要：近年來隨著我國經濟進一步加快城市化發(fā)展步伐，城市人口劇增及城市范圍的不斷擴大，給城市交通帶來巨大壓力，軌道交通建設成為很多城市緩解交通壓力的首選。對于軌道交通建設行業(yè)，工程檔案是維護軌道交通正常運行的寶貴的信息資源，也擔負著傳承城市快速軌道交通文化，發(fā)揮軌道交通檔案信息資源存史、資鑒和增值的重任。檔案信息化建設如何為社會提供更多有效的資源與服務化的優(yōu)勢，通過分析檔案信息化建設中存在的問題，找出合理的解決對策，強化對軌道交通檔案管理建設信息化的認識，并為今后相關領域的研究提供一定的參考資料。

關鍵詞：檔案；信息化；現狀；問題

引言

隨著計算機技術和網絡技術的突飛猛進，檔案管理也從傳統(tǒng)的手工管理跨越到信息時代，我國的檔案信息化建設發(fā)生了巨大的改變，隨著社會的發(fā)展，檔案信息化也跟進時代，展現出別樣的精彩。但我們也看到，檔案信息化建設中存在的一些問題，如何找出合理解決對策，成為檔案現代化管理的重要任務之一。

1.檔案信息化的概念

檔案信息化是將檔案建立在互聯(lián)網基礎上，全面運用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。在檔案管理活動中換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以往檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。隨著網絡化的來臨，檔案信息化被詮釋的更加先進，檔案信息化已經成為現在檔案管理的直接方法，使檔案管理工作發(fā)生深刻變化，使檔案管理由封閉走向開放。

2.軌道交通行業(yè)檔案信息化建設的現狀

2.1 通常以軌道交通建設項目實體評價工程建設質量。

對于軌道交通建設這樣重大的建設工程來說，其投入的財力、物力和人力往往是巨大的，作為建設過程直接記錄的檔案也是建設工程的重要組織部分，是建設工程的技術成果。因為消耗和占用資源巨大，建設工程的實體成果一般都能得到廣泛重視，從投資方到行政部門，再到普通市民，注意力都集中到了實體成果上面，甚至是只關注建設工程的外在觀感和舒適感，對建設工程檔案關注甚少，知之甚少。甚至有的還認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端，非?，嵥?，只能是被動收集與保管的態(tài)度。

2.2 重視企業(yè)信息化水平，檔案信息化建設整體落后。

全國大多數軌道交通行業(yè)大多采用OA辦公系統(tǒng)，企業(yè)內部各項管理制度和業(yè)務規(guī)范流程，以及軌道交通建設過程中形成的大量的工程檔案、合同檔案、招投標文件、財務、設計圖紙等記載如何與OA辦公系統(tǒng)對接，如何實現電子檔案系統(tǒng)與各門戶辦公系統(tǒng)一體化對接還值得商榷和研究。大多數檔案的收集還停留在半自動化狀態(tài)，各業(yè)務系統(tǒng)所產生的電子文件還不能自行流轉到電子檔案系統(tǒng)內，仍采用紙質文件掃描方式歸入檔案系統(tǒng)，造成重復勞動和資源的浪費。

2.3 檔案管理人員的信息化管理意識薄弱，檔案信息化經費不足。

信息技術日新月異迅猛發(fā)展，而很多檔案人員還認為檔案就是為保管而保管，甚至在認識上出現缺位現象嚴重。現如今以往單一的管理方式已不能滿足現今信息化大發(fā)展的多元化需求。一些企業(yè)認為檔案信息化建設的投入不能見到直接的效益，還不如直接把資金投入到其他方面，檔案信息化可有可無、可快可慢，檔案工作維持正常運轉就可以了，從而使企業(yè)檔案信息化建設進程緩慢。一些企業(yè)由于認識不到位，不能盡快接受新技術、新方法的推廣與使用，甚至一些企業(yè)檔案工作人員認為把檔案信息輸入電腦中，就是實現企業(yè)檔案信息化管理了。因而，在企業(yè)檔案信息化建設實踐過程中，常常遇到不為的抵觸和影響。

3軌道交通行業(yè)檔案信息化建設的問題所在

3.1企業(yè)信息化建設中缺少檔案信息化建設規(guī)劃

一些大型企業(yè)專設信息機構、信息主管，配備適應現代企業(yè)管理運營要求的自動化、智能化、高技術硬件和軟件設備，包括網絡和數據庫。但在信息化規(guī)劃出現中各自為政、各取所需，未形成統(tǒng)籌安排、協(xié)調推進的局面，信息化建設中缺乏對檔案工作的長遠規(guī)劃或近期目標不夠明確，存在著“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現象，檔案信息管理與企業(yè)信息化各搞一套的局面，并給檔案信息的傳輸、接受帶來較大麻煩。檔案資源管理和檔案信息化管理未能實現順暢融合，影響檔案利用的時效性和檔案信息資源的共享性。

3.2缺少企業(yè)數字檔案館建設的標準與規(guī)范

國家檔案局在2010年就制訂了《數字檔案館建設指南》，對數字檔案館的建設目標與原則、基本功能等方面都給予了方向性的界定。但軌道交通大型國有企業(yè)檔案業(yè)務復雜，對涉及專業(yè)和檔案門類眾多的情況還沒有具體的指導方案。如何在電子政務的廣泛使用，電子文件的大量產生的同時做好檔案信息化工作，企業(yè)還由于缺少相應的管理規(guī)范和標準，導致電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導不到位，致使歸檔電子文件不完整、不及時。因此，需要軌道交通行業(yè)互相進行探索進一步規(guī)范的電子文檔管理標準和制度。

3.3.檔案信息化專門人才總體比較缺乏

檔案信息化工作技術強，不僅需要扎實的檔案管理知識以外，還需要掌握現代信息技術知識。全國軌道交通行業(yè)雖然有一些檔案信息化方面的專門人才，但從地區(qū)和區(qū)域比較差異較大，總體來說還相當缺乏，部分企業(yè)檔案信息化工作至今還未展開，檔案信息化建設面臨嚴峻的考驗，也無法形成足夠深入的滲透力。傳統(tǒng)的檔案人才隊伍已不適應以信息技術為手段的檔案事業(yè)發(fā)展需要，特別是信息化建設與發(fā)展中所需要的復合型管理人才、技術人才嚴重匱乏，制約了發(fā)展的步伐。

4.加強軌道交通行業(yè)檔案信息化建設的策略

4.1更新觀念，提升意識。

企業(yè)要發(fā)展，人才是關鍵。檔案信息化涉及建設與管理兩個方面，這兩個方面都需要人才的支撐。一是檔案信息化建設人才，通過他們良好的檔案意識把檔案信息融入于社會信息系統(tǒng)的具體行動中，通過他們在檔案信息化建設過程中，將檔案工作實際規(guī)劃和設計建設項目的目標、任務、內容、規(guī)模相呼應，需要他們在建設過程中組織好各項工作，把握好項目的技術應用與質量控制等問題，這樣才能確保檔案信息化建設的成功實施。二是檔案信息管理人才，通過創(chuàng)新的科學管理方法，推動應用系統(tǒng)的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。

4.2明確檔案信息建設的標準和規(guī)范。

參照《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》和國家檔案局在2010年制訂的《數字檔案館建設指南》等標準，根據企業(yè)自身發(fā)展的需求和特點來制定檔案信息化管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。對檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際操作。對文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還應當對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統(tǒng)一規(guī)范，為實現數據的共享做好鋪墊。構建信息數據庫，確保資檔案資源共享及信息交換，推動檔案信息化建設持續(xù)穩(wěn)固向前發(fā)展。

4.3建設依托信息化基礎設施，建立企業(yè)數字檔案系統(tǒng)管理網絡平臺。

首先，依托企業(yè)自身信息化基礎設施建設環(huán)境，充分利用企業(yè)內部網絡平臺技術、海量存儲和非結構數據庫建設及智能檢索技術，以先進的信息技術為手段，建設適應公司發(fā)展的數字檔案管理需要的網絡平臺，逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理，實現檔案信息資源共享服務。其次，建設企業(yè)數字檔案體系，包括電子文件接收，傳統(tǒng)載體檔案數字化轉換等各類資源，實現企業(yè)館藏資源數字化，增量檔案電子化，逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理。

結論

綜上所述，本文闡述全國軌道交通行業(yè)所面臨的檔案信息化建設的現狀，并且找出檔案信息化建設所面臨的問題，依照問題提供足夠的策略，是新時期檔案工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)。信息技術時代，檔案管理工作發(fā)生了本質性轉變，讓檔案管理步入了發(fā)展的新階段，同時也為檔案事業(yè)迎來了新的發(fā)展機遇。檔案信息化建設任重而道遠，作為新時期的檔案工作者，應當牢記時代賦予的光榮使命與責任，勇于迎接挑戰(zhàn)、緊緊抓住機遇，把檔案信息化建設作為檔案事業(yè)發(fā)展的有利契機，推動軌道交通行業(yè)檔案信息化建設與社會進步的同步發(fā)展。

參考文獻：

[1]王春艷，提高檔案管理現代化水平強化檔案管理工作能力，2009.06.30

[2]何玲，檔案信息化建設相關問題的探討，檔案學通訊，2004

[3]國家檔案局 《數字檔案館建設指南》，2010.6