探究建筑企業(yè)辦公室工作效率提高的措施

黃瀟霄

廣西建工集團(tuán)基礎(chǔ)建設(shè)有限公司 530001

摘要：企業(yè)辦公室是企業(yè)進(jìn)行綜合管理的主要部門(mén)，擔(dān)負(fù)著包括企業(yè)管理、協(xié)調(diào)以及外聯(lián)的重要任務(wù)，不僅體現(xiàn)內(nèi)部上下級(jí)信息傳達(dá)的重要職能，更是企業(yè)形象的直接體現(xiàn)。因此，建筑企業(yè)辦公室工作效率的水平直接影響了企業(yè)政策的制定、執(zhí)行以及效率。據(jù)此，本文在科學(xué)認(rèn)識(shí)辦公室工作職能的基礎(chǔ)之上，對(duì)我國(guó)建筑企業(yè)的辦公室工作問(wèn)題進(jìn)行了有效的分析，以改正并提高的原則制定了相應(yīng)的措施，希望可以為建筑企業(yè)提高辦公室的工作效率形成一定的幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室；工作效率；措施；建筑企業(yè)

建筑企業(yè)的辦公室工作內(nèi)容所涉及范圍加大，綜合性也很強(qiáng)，尤其在面對(duì)繁雜事務(wù)和任務(wù)中，發(fā)揮非常重要的作用，對(duì)于整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。尤其是我國(guó)在進(jìn)入市場(chǎng)化改革的深層次階段之后，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的復(fù)雜性和激烈程度都被進(jìn)一步擴(kuò)大，競(jìng)爭(zhēng)的領(lǐng)域也有傳統(tǒng)的技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)不斷擴(kuò)大到了企業(yè)理念、管理制度以及組織體系等許多方面，然而作為建筑企業(yè)運(yùn)行樞紐的辦公室工作也因此需要做出更高的工作水平來(lái)應(yīng)對(duì)來(lái)自于市場(chǎng)的要求，然后在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)占據(jù)有利的地位。一個(gè)運(yùn)作良好的建筑企業(yè)能夠抓住機(jī)遇，能夠合理處理上級(jí)跟員工的關(guān)系，能夠設(shè)計(jì)并推廣客戶需求的建筑產(chǎn)品，但是這些能否做到，關(guān)鍵要看建筑企業(yè)辦公室是否起到了應(yīng)有的作用。

一、辦公室在建筑企業(yè)運(yùn)行中的地位和作用

（一）辦公室是建筑企業(yè)運(yùn)行的紐帶

在建筑企業(yè)不斷革新的時(shí)代，建筑企業(yè)的辦公室職能也在不斷的變化和發(fā)展，其對(duì)于企業(yè)發(fā)展方針和改革政策的貫徹執(zhí)行具有重要的意義。而且，建筑企業(yè)辦公室所應(yīng)當(dāng)具備的工作職能也不再局限于原來(lái)的信息交互，而是發(fā)展到了對(duì)于企業(yè)其他部門(mén)的職能協(xié)調(diào)和功能完善之上，雖然其處于平級(jí)關(guān)系，但其所需要處理的范圍和職能作為卻是其他部門(mén)無(wú)法比擬的，尤其是在辦公室的橫向協(xié)調(diào)作用。

（二）辦公室是建筑企業(yè)的窗口

建筑辦公室除了需要處理企業(yè)內(nèi)部的信息交互之外，也是對(duì)外信息披露的重要關(guān)口，是企業(yè)外部信息的交流中心以及聯(lián)絡(luò)站。因此，企業(yè)辦公室的精神、文化和思想便是整個(gè)企業(yè)的重要代表，辦公室工作效率和工作形象直接影響到建筑企業(yè)在行業(yè)、市場(chǎng)以及社會(huì)中的形象。

二、目前我國(guó)建筑企業(yè)辦公室存在的問(wèn)題

就我國(guó)目前建筑企業(yè)的現(xiàn)在來(lái)看，其辦公室主要承載的是一個(gè)檢察和督促的作用，并且對(duì)各級(jí)的信息進(jìn)行傳達(dá)和溝通，體現(xiàn)了管理層的指揮職能，也體現(xiàn)了其自身的協(xié)調(diào)和聯(lián)絡(luò)的樞紐作用。但是，就其現(xiàn)狀而言，我國(guó)建筑企業(yè)的辦公室管理工作還存在不少的問(wèn)題，雖然取得了一定的工作成效，但是其還存在不少的問(wèn)題。

（一）工作缺乏對(duì)于自身職責(zé)的理解

辦公室是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決議傳達(dá)的重要途徑，其長(zhǎng)期處理管理層的領(lǐng)導(dǎo)之下，導(dǎo)致不少的辦公室人員錯(cuò)誤理解自身的職責(zé)，過(guò)于突出企業(yè)管理層的領(lǐng)導(dǎo)作用，忽略自身的自主性，其工作出現(xiàn)了懈怠情緒，過(guò)于依靠來(lái)自于管理層的引導(dǎo)和指示，導(dǎo)致了辦公室工作缺乏主動(dòng)性，長(zhǎng)期被動(dòng)工作也讓企業(yè)辦公室的部分職能缺失，尤其是處理突發(fā)問(wèn)題的能力。長(zhǎng)久下去，一旦發(fā)生突發(fā)事件，必然會(huì)因?yàn)槎唐陔y以處理而引發(fā)連鎖性負(fù)面影響，這也是大多數(shù)建筑企業(yè)所不愿意看到的問(wèn)題。

（二）缺少有效的監(jiān)管

建筑企業(yè)的辦公室工作往往具有很大的自主性，也需要這種自主性來(lái)突出人員對(duì)于問(wèn)題的解決能力。但是，部分人員錯(cuò)誤理解了這種自主性的根本所在，因此，借此機(jī)會(huì)來(lái)放松自己，疏于職守，導(dǎo)致正常的辦公室工作難以高效運(yùn)行，加大了成本投入，影響了整個(gè)企業(yè)的工作效率，甚至是企業(yè)的風(fēng)氣和對(duì)外形象。

（三）管理手段相對(duì)落后

建筑企業(yè)由于自身的特殊性，所以往往在施工技術(shù)和工藝加大投入。然而，正是由于對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)施工的重視往往會(huì)造成管理的放松，體現(xiàn)在其辦公室的管理之中則是管理模式和管理手段過(guò)于落后。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)發(fā)展到信息管理的程度，以云技術(shù)和大數(shù)據(jù)為主導(dǎo)的功能正不斷刷新著管理的模式，如果企業(yè)的辦公室管理無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，必將落后于行業(yè)的發(fā)展水平，弱化自身的競(jìng)爭(zhēng)力，影響企業(yè)的生產(chǎn)的發(fā)展。

三、提升我國(guó)建筑企業(yè)辦公室工作效率的措施

（一）制度化

俗話說(shuō)：無(wú)規(guī)矩不成方圓。新世紀(jì)的企業(yè)辦公室工作也需要進(jìn)行強(qiáng)制度化的建設(shè)，建立全方位多層次的制度管理體系。首先，制度的建立需要結(jié)合良好的實(shí)際基礎(chǔ)，需要具有針對(duì)性和實(shí)用性，建筑企業(yè)是一個(gè)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)施工的企業(yè)，任何工作都在現(xiàn)場(chǎng)工作的基礎(chǔ)上開(kāi)展的。因此，建筑辦公室工作要適應(yīng)該行業(yè)的熱點(diǎn)，其制度的建設(shè)也必須要依照這一種特性，并以此不斷完善其運(yùn)行的機(jī)制。第一是建立日常工作制度。由于辦公室工作所針對(duì)的事情是復(fù)雜而且混亂的，因此在開(kāi)展辦公室工作的過(guò)程中必須對(duì)這項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真的梳理，將所涉及各項(xiàng)工作的內(nèi)容和要求都進(jìn)行制度化的約束和劃分，明確其責(zé)任和權(quán)益的分配，防止多頭管理、交叉管理以及管理空白等問(wèn)題的出現(xiàn)。不斷的完善制度，杜絕推諉和扯皮現(xiàn)象的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)各成員的寫(xiě)作能力。第二是認(rèn)真落實(shí)制度的執(zhí)行。這需要企業(yè)各基層各單位員工進(jìn)行認(rèn)真的制度培訓(xùn)，尤其在新員工入職時(shí)的培訓(xùn)，以此對(duì)員工的規(guī)則意識(shí)進(jìn)行提高，保障其工作和行為的標(biāo)準(zhǔn)型。第三還需要對(duì)于員工進(jìn)行必要監(jiān)督。不僅是上下級(jí)的監(jiān)督，還有評(píng)級(jí)監(jiān)督、部門(mén)監(jiān)督以及社會(huì)監(jiān)督，如果建立的體制得不到有效的執(zhí)行，那將是一紙空言。第四是激勵(lì)機(jī)制的建立和完善。賞罰分明有助于體現(xiàn)企業(yè)的公正性、透明性，也有利于提升員工的積極性，有效提高建筑企業(yè)辦公室的工作效率。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化

建筑企業(yè)辦公室標(biāo)準(zhǔn)化則是指形成一套可以共同使用的規(guī)則規(guī)范辦公室內(nèi)部的工作。以往辦公室工作正是由于缺乏這一部分的標(biāo)準(zhǔn)，而是依靠傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)完成對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的傳述，人為因素巨大，這也是工作穩(wěn)定性難以保障和質(zhì)量效率雙重性底下的重要原因。開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)化管理則可以對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，正是基于工作實(shí)際的改進(jìn)才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于工作效率的提升。首先要明確具體的事項(xiàng)。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化作業(yè)是一項(xiàng)十分系統(tǒng)的要求，需要建立在對(duì)建筑企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作全面梳理的基礎(chǔ)之上，規(guī)范每個(gè)細(xì)致的工作流程，保障各個(gè)流程在各個(gè)方面都可以有規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)可以依照，每個(gè)人員每個(gè)崗位都規(guī)范可以依靠，保障相關(guān)崗位之間的協(xié)調(diào)性，完善其信息交流的過(guò)程，相關(guān)從業(yè)人員外部激勵(lì)機(jī)制等得到明晰。第二是具有可操作性。標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)是為了工作可以高效、高質(zhì)量的開(kāi)展，因此，標(biāo)準(zhǔn)化要求的制定也需要按照工作的實(shí)際情況來(lái)制定，具有明確的導(dǎo)性和可實(shí)施性。第三則是需要所有人員參與。這也是標(biāo)準(zhǔn)化的根本要求，因?yàn)檗k公室工作的實(shí)質(zhì)便是要求各個(gè)崗位的工作人員進(jìn)行有效的參與，加強(qiáng)其各部分之間的協(xié)調(diào)性，讓其在認(rèn)清自身崗位責(zé)任和要求的同時(shí)，制定標(biāo)準(zhǔn)并在實(shí)踐的過(guò)程中不斷的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷的改進(jìn)體制，最終實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

（三）信息化

21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，是信息的時(shí)代，是大數(shù)據(jù)的時(shí)代，更是高新技術(shù)成果不斷應(yīng)用到實(shí)踐工作中來(lái)的時(shí)代。也正是這些技術(shù)應(yīng)用所引發(fā)的信息革命給全球市場(chǎng)帶來(lái)了巨大的發(fā)展動(dòng)力，但也促進(jìn)相互之間的競(jìng)爭(zhēng)加劇，在對(duì)傳統(tǒng)的辦公和生活方式產(chǎn)生了巨大沖擊的同時(shí)，更促進(jìn)了新模式的產(chǎn)生和新行業(yè)的產(chǎn)生。然而，建筑企業(yè)辦公室作為整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的中心樞紐，不僅僅是企業(yè)信息交流的中心，也應(yīng)當(dāng)是這部分改進(jìn)和完善的排頭兵。不應(yīng)該墨守成規(guī)、因循守舊，這只會(huì)企業(yè)的功能落后于先進(jìn)的信息發(fā)展浪潮。因此，建筑企業(yè)的辦公室應(yīng)當(dāng)不斷的強(qiáng)化信息化建設(shè)，以此促進(jìn)建筑企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)性、信息交互性以及管理職。其結(jié)果不僅僅是體現(xiàn)了效率的提升，還包括了工作成本的節(jié)約，更重要的是以此促進(jìn)了信息化建設(shè)，以革命性的技術(shù)提高了信息處理效率的革新，在提高服務(wù)質(zhì)量，也促進(jìn)企業(yè)辦公室科學(xué)的發(fā)展。第一是優(yōu)化信息的獲取和傳播。因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展和經(jīng)營(yíng)在信息時(shí)代都變成無(wú)數(shù)短暫、稍縱即逝機(jī)遇累積的結(jié)果。辦公室作為建筑企業(yè)運(yùn)行的中心和樞紐，首要便是加強(qiáng)信息化的建設(shè)，以視頻網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)輸局等手段促進(jìn)企業(yè)信息的收集，大量數(shù)據(jù)的分析和報(bào)告，管理層的快速?zèng)Q策，為決策提供科學(xué)、有效、真實(shí)的信息，并將領(lǐng)導(dǎo)決策快速的下達(dá)到企業(yè)各部門(mén)、各駐外子公司以及相關(guān)員工，保證執(zhí)行者有充足時(shí)間來(lái)實(shí)施。

結(jié)束語(yǔ)：

在市場(chǎng)化經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，建筑企業(yè)只有不斷的改進(jìn)辦公室工作所存在的問(wèn)題，不斷提升其對(duì)于整體工作的協(xié)調(diào)和溝通職能，才能擁有良好、健康和積極向上的辦公環(huán)境，才能更好地協(xié)調(diào)和管理企業(yè)，才能處理好各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，為企業(yè)的發(fā)展奠定內(nèi)部基礎(chǔ)，才能在日以激勵(lì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利的地位，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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