淺析如何加強(qiáng)城建檔案建設(shè)管理

陳小玲

中山火炬開發(fā)區(qū)臨海工業(yè)園規(guī)劃管理所 廣東省中山市 528400

摘要：城建檔案是建設(shè)工程的重要組成部分，是城市建設(shè)的歷史記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要生產(chǎn)要索、無形資產(chǎn)和社會財(cái)富。隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，如何加強(qiáng)城建檔案建設(shè)和管理，積極為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市建設(shè)提供服務(wù)，已經(jīng)是擺在城建檔案工作者面前的一個亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞：城建；檔案；管理

引言

城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動過程中直接星城的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。隨著現(xiàn)代城市建設(shè)的飛速發(fā)展，在城建檔案工作者的努力下，現(xiàn)如今的城建檔案已經(jīng)形成了一套完整的，符合我國實(shí)際情況的理論和實(shí)踐的獨(dú)立學(xué)科。城建檔案在進(jìn)行社會管理、提供公共服務(wù)、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對城市突發(fā)事件等工作中具有非常重要的作用。

1城建檔案管理工作的作用

1.1是城市建設(shè)進(jìn)展的產(chǎn)物

城市主體是由不同的建筑物、道路、自然環(huán)境、構(gòu)筑物和輔助設(shè)備等一些客觀的事物結(jié)合而成，而在城市主體建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種不同的文字、圖案、聲像等記錄形式統(tǒng)稱為城建檔案。然而我國成立之時就把城建檔案與城市建設(shè)活動劃分到一起，從而詳細(xì)地記錄了不同城市各階段的發(fā)展歷程，但在某些問題上也制約著城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。城建檔案的數(shù)量如同繁星般數(shù)不勝數(shù)，但無論城建檔案管理工作形式如何改變都需要以城市建設(shè)為根基。城建檔案與城市建設(shè)兩者之間相輔相成、密不可分。

1.2實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化

城建檔案管理工作嚴(yán)格參照《城市建設(shè)檔案歸屬和流向暫行方法》與經(jīng)歷多次修訂的《城市建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》共同執(zhí)行，展開工作的主要內(nèi)容包含各種工程圖紙的收集、管理和不同施工現(xiàn)象的聲像信息。因此，城建檔案管理隨著時代變遷在快速發(fā)展的城市建設(shè)中應(yīng)運(yùn)而生，尤其是在近幾年尤為突出。如今的信息化時代，隨著生活水平的不斷提高，人們逐漸意識到城市建設(shè)的重要性，而城建檔案管理與城市建設(shè)擁有密不可分的關(guān)系。因此，城建檔案信息化建設(shè)成為城市建設(shè)的必不可少的因素。

1.3提升城市品位

通過觀察或分析城市規(guī)劃可以大致了解到這個城市的發(fā)展情況，其中城建檔案作為城市建設(shè)的核心資源也是城市規(guī)劃發(fā)展中最重要的參考憑證。如果沒有城建檔案，城市規(guī)劃建設(shè)將無從下手，更別提規(guī)劃能力及品位了。城建檔案作為全面了解城市發(fā)展的重要憑證，相當(dāng)于城市建設(shè)和未來發(fā)展的記事簿，在城市建設(shè)文明中具有重要影響力。城建檔案如同擁有著悠長歷史文化的詞典，是我國大力挖掘和開發(fā)城市歷史文化特色信息的關(guān)鍵。

2加強(qiáng)城建檔案建設(shè)管理的措施

2.1增強(qiáng)法制意識

完善的法規(guī)制度是城建檔案管理工作的保障。任何工作的開展都需要相關(guān)法規(guī)制度的保障，有了相應(yīng)的約束和制約，各項(xiàng)工作的開展才會井然有序、有條不紊，城建檔案管理工作亦如此。相對完善的制度加上有效的實(shí)施，能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作按時、按質(zhì)、按量有效完成。加強(qiáng)行政執(zhí)法力度，一方面，要靠執(zhí)行者的自覺性，應(yīng)該認(rèn)清自身的權(quán)利和義務(wù)，依法認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，對檔案工作進(jìn)行強(qiáng)有力的監(jiān)督，盡自身最大的努力，使法規(guī)、制度能夠發(fā)揮作用，嚴(yán)禁違反規(guī)章、制度的現(xiàn)象出現(xiàn)，從而提高執(zhí)法力度，保證執(zhí)行力。另一方面，對那些因不重視城建檔案管理而造成的檔案損毀、丟失，或是沒有按規(guī)定時間進(jìn)行移交檔案，應(yīng)該依法作出相應(yīng)的處罰，如“限期改正、通報(bào)批評、行政處分、賠償損失等，構(gòu)成犯罪的追究刑事責(zé)任”。

2.2加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

城市建設(shè)檔案管理部門應(yīng)該將檔案資源建設(shè)提升為戰(zhàn)略性高度，采用積極的策略進(jìn)行城市建設(shè)檔案的資源建設(shè)，建立新型的資源保障體系，形成現(xiàn)代化的檔案資源理念，采取措施不斷擴(kuò)大城市建設(shè)檔案資源，提高城鄉(xiāng)建設(shè)檔案資源的利用率，擴(kuò)大城市建設(shè)檔案資源的范圍，做到對城市建設(shè)檔案工作的不斷創(chuàng)新。在開展城建檔案基本利用服務(wù)工作的同時，重視對檔案信息資源的深度開發(fā)，加強(qiáng)對聲像、電子等其他載體檔案的收集、整理、編研，形成一定的載體體系，使不同載體的城建檔案都能夠得到充分的利用，以實(shí)現(xiàn)城建檔案價值的最優(yōu)化和最大化。

2.3提升城建檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

為了培養(yǎng)更多的專業(yè)人才來參與城建的檔案管理工作，各級檔案行政部門和黨政機(jī)關(guān)部門應(yīng)廣開選人渠道，招攬一批優(yōu)秀的檔案人才，充分發(fā)揮其才智和能力。相關(guān)單位要重視對檔案工作人員的前期培訓(xùn)工作，針對不同的工作崗位需求進(jìn)行不同的培訓(xùn)：首先，使檔案管理工作人員的思想政治水平得到提升，樹立以檔案事業(yè)為關(guān)鍵，以全心全意為人民服務(wù)為工作宗旨；其次，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，通常檔案管理工作人員的工作能力包括檔案的編目能力、編研水平能力、觀察了解能力和深入挖掘能力及信息服務(wù)能力等；最后，提高檔案管理工作人員的工作意識和創(chuàng)新能力。檔案工作人員也要結(jié)合城建檔案管理工作的特點(diǎn)和需求，進(jìn)行自覺的學(xué)習(xí)，充實(shí)自己，以適應(yīng)城建檔案管理工作的開展。

2.3城建檔案數(shù)字化管理

首先，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)城建檔案儲存方式。數(shù)字化城建檔案主體具有獨(dú)特的性質(zhì)，因此對它的保管工作應(yīng)注意檔案設(shè)施安全與信息可靠兩方面的問題。設(shè)施安全要在設(shè)備生產(chǎn)、系統(tǒng)安全及其軟件配置使用的時候進(jìn)行全面考慮，有效預(yù)防自然災(zāi)害或應(yīng)對突發(fā)事件；信息可靠則需要采用各種措施來確保數(shù)字檔案的可讀性及使用性，對設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行追蹤，在不兼容或者不能讀取等問題即將要發(fā)生時就應(yīng)當(dāng)及時把舊主體上的信息全部轉(zhuǎn)移到新主體上。其次，改變城建檔案使用的方法。安全的使用城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有利于城建檔案數(shù)字化更好的發(fā)展，此外也便于為城建檔案信息提供優(yōu)良的服務(wù)。城建檔案的未來發(fā)展前景不再是單一的使用信息存儲方式，而是讓最終用戶充分利用互聯(lián)網(wǎng)將城建檔案中的所有內(nèi)容進(jìn)行儲存。再者，檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。城建檔案管理工作十分繁瑣，只要在任何一個工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)失誤或出現(xiàn)工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況，就將會出現(xiàn)重復(fù)工作，從而無形中加大了工作強(qiáng)度。采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理方法進(jìn)行檔案管理，則能夠大大提升工作效率還能起到一本萬利的效果。在高科技背景下的城建檔案管理可以通過資料的前后順序進(jìn)行排列印制，不僅能夠減少人為因素在文件存檔工作中的影響，同時還很大程度地體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢，不僅節(jié)約了人力還提升了工作的效率。

2.4充分發(fā)揮城建檔案的作用

開展城建檔案管理工作的緣由即充分發(fā)揮城建檔案的作用，便于城市建設(shè)更好地發(fā)展。城建檔案的利用工作即城建檔案能充分體現(xiàn)自身價值，便于為城市建設(shè)提供真實(shí)、可靠的信息資源。對城建檔案進(jìn)行全面開發(fā)有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享。城建檔案的工作人員不僅要對城建檔案進(jìn)行收集、整理、保管等工作，更要做好城建檔案的編目、搜索、編研等工作。同時需要相關(guān)技術(shù)人員制作與之相關(guān)的搜索工具，更要創(chuàng)建與之相關(guān)的參考資料，以滿足城建檔案的工作需求。與此同時，還應(yīng)提升城建檔案人員對檔案的保管意識，能及時找到使用者所需的城建檔案，同時也要對城建檔案進(jìn)行有效備份，并將城建檔案原件進(jìn)行收藏，使城建檔案的數(shù)據(jù)庫更加完善，提升數(shù)據(jù)庫的防護(hù)意識。只有充分發(fā)揮城建檔案的真正作用，才能有利于城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。

3、結(jié)束語

隨著城市建設(shè)工程的增加，城建檔案的數(shù)量也越來越多，我們要跟隨時代的腳步，在城建檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高城建檔案管理的水平。

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