關(guān)于提高高校報(bào)賬效率的思考

郭馨澤　高宇馳

摘 要：隨著高校經(jīng)費(fèi)支出日益增多，報(bào)賬也變得日益困難，從財(cái)務(wù)制度構(gòu)建，前臺(tái)接單報(bào)銷審核，財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)配合，促進(jìn)信息溝通，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員知識(shí)儲(chǔ)備，優(yōu)化報(bào)賬程序等方面，改善高校財(cái)務(wù)報(bào)賬難的困境。

關(guān)鍵詞：高校；報(bào)賬難；改善

近年來(lái)各高校教學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，資金來(lái)源途徑呈多樣化趨勢(shì)，教學(xué)經(jīng)費(fèi)科研經(jīng)費(fèi)等大幅增加，高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作量也隨之增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下的財(cái)務(wù)工作，報(bào)賬工作作為高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，應(yīng)采取更科學(xué)規(guī)范的制度應(yīng)對(duì)大量頻繁的業(yè)務(wù)需求。財(cái)務(wù)報(bào)賬模式有待改觀，提高報(bào)賬速度，工作質(zhì)量，為師生解決報(bào)賬難題，助力高校發(fā)展。

一、報(bào)賬難的成因

1、經(jīng)費(fèi)量大，財(cái)務(wù)人員工作任務(wù)繁重

隨著國(guó)家對(duì)高等教育愈發(fā)重視，高校經(jīng)費(fèi)也迅速增長(zhǎng)，這是導(dǎo)致報(bào)賬難的重要原因，而與此矛盾的是前臺(tái)報(bào)銷審核人員數(shù)量卻沒有相應(yīng)增長(zhǎng)。以筆者接觸的學(xué)校為例：2010年，學(xué)校制單量為63540筆，分錄269057條，2014年，總制單量為98060筆，會(huì)計(jì)分錄為414314條。由此可以總結(jié)：這五年，憑證數(shù)量增加了1.54倍，而面對(duì)面接單審核人員沒有實(shí)質(zhì)性的變化，這直接導(dǎo)致師生長(zhǎng)時(shí)間排隊(duì)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員工作任務(wù)繁重，工作中難免有負(fù)面情緒，難以保證高效率服務(wù)。

2、信息不對(duì)稱，溝通不及時(shí)

現(xiàn)今財(cái)務(wù)政策更新頻繁，報(bào)賬手續(xù)越來(lái)越正規(guī)，但是財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)賬制度和報(bào)賬流程宣傳并不到位，師生往往是根據(jù)自己以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行報(bào)賬，對(duì)最新變化的財(cái)務(wù)政策和高校規(guī)章制度沒有及時(shí)進(jìn)行了解，對(duì)增加的手續(xù)也不愿主動(dòng)接受，造成需要多次往返財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)備手續(xù)，大大降低了效率。對(duì)財(cái)務(wù)制度的不理解也使師生產(chǎn)生不滿情緒，對(duì)財(cái)務(wù)部門的滿意度也大打折扣。

3、報(bào)賬時(shí)間集中

由于高校特殊環(huán)境，師生往往選擇在上課或下課時(shí)段來(lái)報(bào)賬，造成時(shí)忙時(shí)閑，未能有效利用工作時(shí)間。

另外，師生平日忙于做科研項(xiàng)目未急于前往財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)賬，積攢了大量單據(jù)，年末項(xiàng)目結(jié)題之前集中報(bào)銷也是報(bào)賬難的原因之一?？蒲许?xiàng)目年底結(jié)題、收入分配、年末發(fā)放職工福利等大大增加財(cái)務(wù)部門年末的工作量，繁重的工作壓力，排隊(duì)等候急躁的情緒，嚴(yán)重降低報(bào)賬效率，年末報(bào)賬難上加難。

4、審批簽字難

高?？蒲薪?jīng)費(fèi)報(bào)賬需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字，各學(xué)院經(jīng)費(fèi)需要學(xué)院負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋學(xué)院公章，涉及到大額支付時(shí)，例如單筆支出金額10萬(wàn)元以上，20萬(wàn)元以下由財(cái)務(wù)處審核人填寫《大額資金支付審批單》，由分管科長(zhǎng)和分管副科長(zhǎng)雙簽審批，20萬(wàn)以上50萬(wàn)以下經(jīng)分管科長(zhǎng)審核簽字后報(bào)分管處長(zhǎng)審批。在準(zhǔn)備報(bào)銷手續(xù)的過(guò)程中很可能需要多位領(lǐng)導(dǎo)審批，但是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常外出經(jīng)常不能一次性全部簽全，耗時(shí)耗力，使師生不勝其煩。

5、財(cái)務(wù)人員工作量大，晉升空間有限

伴隨著報(bào)賬難日益嚴(yán)重，財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)也愈發(fā)沉重，工作量大，工作環(huán)境混亂嘈雜，前來(lái)報(bào)賬的師生也心煩氣躁，導(dǎo)致前臺(tái)財(cái)務(wù)人員不僅負(fù)擔(dān)大量的工作任務(wù)，舒暢的工作心情也無(wú)法保證。在巨大的工作壓力下，財(cái)務(wù)人員與前來(lái)報(bào)賬的師生沖突時(shí)有發(fā)生。這不僅不利于師生報(bào)賬程序的順利進(jìn)行，也對(duì)財(cái)務(wù)部門年末考核帶來(lái)不利影響。與工作量不成正比的是財(cái)務(wù)人員的晉升空間，所得待遇也不高，這直接導(dǎo)致工作激情不高，態(tài)度不端正，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)部門的形象和報(bào)銷工作的順利進(jìn)展。

6、報(bào)賬流程復(fù)雜

雖然現(xiàn)在高?；緦?shí)現(xiàn)電算化，但是報(bào)賬流程有待提升?，F(xiàn)今普遍的報(bào)銷流程如下：①報(bào)銷人員整理票據(jù)②填寫報(bào)銷單、粘貼票據(jù)③項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批④到財(cái)務(wù)處前臺(tái)排隊(duì)報(bào)銷⑤財(cái)務(wù)人員審核票據(jù)⑥財(cái)務(wù)人員錄入憑證⑦財(cái)務(wù)人員打印憑證⑧復(fù)核憑證⑨出納付款。在整個(gè)流程中，很多報(bào)銷人員報(bào)銷單填寫不準(zhǔn)確，票據(jù)粘貼不標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)審批耗費(fèi)時(shí)間，另外，前來(lái)報(bào)銷的師生眾多，排隊(duì)也是常有的現(xiàn)象。越來(lái)越嚴(yán)格復(fù)雜的報(bào)銷制度增加了審核工作難度。

二、解決辦法

1、各院設(shè)置報(bào)賬專門崗位

在不改變?cè)胸?cái)務(wù)管理體制的情況下，在各院系設(shè)置專職財(cái)務(wù)報(bào)賬員，聘請(qǐng)有豐富財(cái)務(wù)報(bào)賬經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)搜集學(xué)習(xí)不斷不變更的財(cái)務(wù)制度，幫助師生熟悉報(bào)賬流程，將報(bào)銷單據(jù)在送交財(cái)務(wù)部門前對(duì)發(fā)票粘貼，單據(jù)填寫，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核，項(xiàng)目預(yù)算余額等方面進(jìn)行預(yù)先審核，省去師生因手續(xù)問(wèn)題來(lái)回折騰，提高效率。專職報(bào)賬人員因其專業(yè)性能夠?qū)ω?cái)務(wù)制度更快速的掌握，與財(cái)務(wù)部門的溝通也會(huì)更加順暢。財(cái)務(wù)部門也應(yīng)主動(dòng)與報(bào)賬員聯(lián)系，及時(shí)傳達(dá)更新的制度和政策，以及報(bào)賬程序，使師生能夠及時(shí)充分理解最新財(cái)務(wù)信息，即為師生提供方便，也減輕了財(cái)務(wù)部門的工作壓力。

2、引進(jìn)無(wú)現(xiàn)金打卡，網(wǎng)上投遞

無(wú)現(xiàn)金打卡即通過(guò)銀校互聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)算，無(wú)需收支現(xiàn)金，減少差錯(cuò)，提高財(cái)務(wù)部門工作效率 單筆金額3000以上需對(duì)公轉(zhuǎn)賬，3000元以下可以達(dá)到師生與財(cái)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的銀行卡里。

網(wǎng)投遞的引進(jìn)可明顯減輕排隊(duì)等待的現(xiàn)象。師生可以無(wú)論時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)入本校財(cái)務(wù)網(wǎng)站，登陸賬號(hào)密碼，按規(guī)定步驟輸入相關(guān)信息，填寫完畢后保存打印，系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)約號(hào)，交由財(cái)務(wù)處接單人員初步審核即可離開，不必等待錄入憑證，審核，銀行打卡等這些過(guò)程，提高了工作效率，為報(bào)賬師生提供方便，財(cái)務(wù)人員也能更加合理的利用工作時(shí)間。系統(tǒng)按照財(cái)務(wù)制度對(duì)科目進(jìn)行預(yù)設(shè)，簡(jiǎn)化了憑證錄入審核工作，緩解工作壓力，規(guī)范業(yè)務(wù)流程。

3、對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高素質(zhì)

財(cái)務(wù)人員的能力和素質(zhì)直接關(guān)系到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬效率和質(zhì)量，因此，加強(qiáng)對(duì)報(bào)賬人員的素質(zhì)教育很必要。財(cái)務(wù)處應(yīng)定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，及時(shí)將更新的財(cái)務(wù)政策和平時(shí)遇到的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行溝通傳達(dá)。每位前臺(tái)報(bào)賬工作員都應(yīng)對(duì)報(bào)賬流程，財(cái)務(wù)政策程序等有十分的把握，以此保證整個(gè)工作流程的規(guī)范性。同時(shí)，財(cái)務(wù)處作為向全校師生提供服務(wù)的部門，財(cái)務(wù)人員的服務(wù)態(tài)度也有待提高，采取積極的溝通方式，緩解報(bào)賬人員排隊(duì)等待的焦躁心情，更加耐心，細(xì)心，周到。對(duì)未通過(guò)審核的單據(jù)，應(yīng)將不合規(guī)的地方一一指出，減少師生往返的次數(shù)。

4、借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及時(shí)發(fā)布財(cái)務(wù)信息

造成師生報(bào)賬難的重要原因是信息溝通不順暢，高校財(cái)務(wù)部門通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及時(shí)公布財(cái)務(wù)制度及報(bào)賬流程，減少信息不對(duì)稱造成的時(shí)間和精力浪費(fèi)，推出投遞報(bào)銷形式時(shí)，可采用圖文并茂的方式，更形象的對(duì)每個(gè)操作步驟進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，對(duì)需要重點(diǎn)關(guān)注的信息進(jìn)行特別說(shuō)明，保證師生可以自行學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)流程，減少財(cái)務(wù)人員解說(shuō)的人力成本。同時(shí)，可選派有豐富經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員定期到各院系進(jìn)行指導(dǎo)講解，收集各位教職工的意見建議，為進(jìn)一步優(yōu)化財(cái)務(wù)制度，更好的為師生提供服務(wù)提供良好的理論基礎(chǔ)。

5、建立內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制

在高強(qiáng)度的工作壓力下，如果無(wú)論工作表現(xiàn)是否突出，最終待遇都差別不大，很容易產(chǎn)生互相推諉，工作拖拉的現(xiàn)象，再此基礎(chǔ)上，內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制就體現(xiàn)的尤為重要。激勵(lì)方式有很多，例如：精神激勵(lì)，物質(zhì)激勵(lì)，提供更多競(jìng)聘機(jī)會(huì)競(jìng)聘空間等。對(duì)表現(xiàn)突出的員工應(yīng)予以公正公平的業(yè)績(jī)獎(jiǎng)勵(lì)，起到帶頭模范作用。

總之，新出臺(tái)的高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度對(duì)財(cái)務(wù)部門提出越來(lái)越高的要求，國(guó)家對(duì)高校各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的管控也越來(lái)越細(xì)致嚴(yán)格，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做到的就是在不斷改進(jìn)傳統(tǒng)高校報(bào)賬模式詬病的基礎(chǔ)上，對(duì)新制度新要求快速適應(yīng)，不斷調(diào)整本校財(cái)務(wù)規(guī)章制度，并向廣大師生進(jìn)行及時(shí)傳達(dá)。前臺(tái)報(bào)賬窗口直接面向廣大師生，其服務(wù)態(tài)度服務(wù)質(zhì)量直接反應(yīng)整個(gè)部門的精神面貌和高校的管理水平，因此需要報(bào)賬人員多站在報(bào)賬人員的角度思考，營(yíng)造良好的報(bào)賬環(huán)境，為高校發(fā)展添磚加瓦。（作者單位：遼寧大學(xué)）