農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)與管理

宗曼華

摘 要：面對(duì)日益增多的農(nóng)業(yè)專利和植物新品種保護(hù)等農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)類文件材料，農(nóng)業(yè)科研檔案部門應(yīng)如何完整收集并將此科學(xué)歸類、規(guī)范整理，形成檔案后又如何有效保管和利用？本文闡述了農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的諸多特點(diǎn)，并從操作實(shí)踐的角度，結(jié)合檔案特點(diǎn)提出了相應(yīng)的科學(xué)管理措施。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案；農(nóng)業(yè)專利；新品種保護(hù)；特點(diǎn)；管理

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，國(guó)家對(duì)科研項(xiàng)目成果管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作的日益重視，農(nóng)業(yè)科研單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)數(shù)量大幅度增加。農(nóng)業(yè)科研人員通過申請(qǐng)專利和新品種權(quán)保護(hù)獲得科研成果的保護(hù)權(quán)，隨之產(chǎn)生了大量的專利和新品種權(quán)保護(hù)的文件材料，其所形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是農(nóng)業(yè)科研單位非常寶貴的財(cái)富。2009年3月，國(guó)家檔案局和知識(shí)產(chǎn)權(quán)局聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的意見》，從戰(zhàn)略的高度確立了知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作的重要性。農(nóng)業(yè)科研檔案部門應(yīng)通過研究和了解農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)，對(duì)文件材料進(jìn)行完整收集、科學(xué)歸類和規(guī)范整理，實(shí)施農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的有效保管和利用。

1 農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)

知識(shí)產(chǎn)權(quán)是指組織或個(gè)人對(duì)其所創(chuàng)作的智力勞動(dòng)成果依法所享有的專有權(quán)利，它是一種無形資產(chǎn)，具有專有性、時(shí)間性、地域性、需要法定程序等特點(diǎn)。農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)是農(nóng)業(yè)科技領(lǐng)域涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的泛指，我國(guó)農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)最主要的保護(hù)形式是植物新品種權(quán)和農(nóng)業(yè)專利。農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為知識(shí)產(chǎn)權(quán)，具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的共同法律特征，但從農(nóng)業(yè)科技自身的角度看，農(nóng)業(yè)科研具有研制周期長(zhǎng)、可控性差等特點(diǎn)，使農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)更具有其特殊性。農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案是農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的真實(shí)記錄和重要載體，其特點(diǎn)是由農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的性質(zhì)和活動(dòng)規(guī)律所決定的。

1.1、從產(chǎn)生的范圍來看，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容多，涉及范圍廣。按照農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的客體，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包括植物新品種保護(hù)檔案、農(nóng)業(yè)專利檔案、農(nóng)產(chǎn)品商標(biāo)檔案、農(nóng)業(yè)商業(yè)秘密檔案、農(nóng)業(yè)科技著作權(quán)檔案、農(nóng)產(chǎn)品地理標(biāo)志檔案等。農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包含了科研檔案、涉及文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等多個(gè)門類。

1.2、從內(nèi)容上看，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有成套性的特點(diǎn)。它包含農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、申請(qǐng)審批和登記、轉(zhuǎn)化、保護(hù)、維權(quán)等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的全部有保存價(jià)值的文件資料，這些工作一環(huán)緊扣一環(huán)，具有系統(tǒng)性，是不可分割的有機(jī)整體。

1.3、從形成的過程來看，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有漸全性的特點(diǎn)。由于農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)的特殊性、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的獲得需要法定程序及有效期時(shí)間跨度大，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案材料有一個(gè)動(dòng)態(tài)不斷增加的過程。

農(nóng)業(yè)是弱勢(shì)產(chǎn)業(yè)，受自然條件的制約和環(huán)境因素的影響太大，農(nóng)業(yè)科研工作的周期長(zhǎng)且可控性差，因此一項(xiàng)科研成果的取得往往要經(jīng)歷漫長(zhǎng)的時(shí)間。一般農(nóng)業(yè)專利的研究需要3-5年以上乃至10多年，而一個(gè)新品種的育成要經(jīng)過數(shù)代乃至10余代的選育和測(cè)定， 則需要更長(zhǎng)的時(shí)間。農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的審定時(shí)間比較長(zhǎng)，從開始申請(qǐng)到獲得一般需要2-5年以上。

農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得后，它只有在法定的期限內(nèi)才是有效的，農(nóng)業(yè)科研專利是以發(fā)明專利為主，發(fā)明專利的有效期為20年，而其它專利的有效期為10年。新品種保護(hù)的有效期一般作物為15年， 果樹、林木等為20年。在這期間，每年定時(shí)都需續(xù)繳年費(fèi)。農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)取得后的轉(zhuǎn)化過程及維權(quán)事物中都會(huì)形成新的檔案，而且時(shí)間上會(huì)不斷地延續(xù)下去。

1.4、從管理和利用方式來看，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案具有專有性特點(diǎn)。農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案都屬于科研人員的職務(wù)發(fā)明，是農(nóng)業(yè)科研單位的重要及核心資產(chǎn)，一旦泄密必將使國(guó)家和單位的合法權(quán)益受到嚴(yán)重侵害。因此農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案有保護(hù)性要求，檔案部門要正確處理好利用服務(wù)和保密的關(guān)系，做好檔案的保護(hù)工作。

2 農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的措施

長(zhǎng)期以來由于眾多因素的影響， 農(nóng)業(yè)科研單位一直重成果而不重知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)， 近些年來， 農(nóng)業(yè)科研專利和新品種保護(hù)工作迅速地發(fā)展起來了。如江西省農(nóng)科院自1985年我國(guó)專利法實(shí)施以來， 到 2000 年16年沒有申請(qǐng)專利，2001-2005年5年申請(qǐng)了2個(gè)專利，2006-2010年申請(qǐng)了17個(gè)專利。而2011年、2012年各為15個(gè)、16個(gè)，一年的專利申報(bào)數(shù)量就接近‘十一五的總和，近兩年我院專利申報(bào)更為迅猛，2013年共申請(qǐng)40項(xiàng)，2014年申請(qǐng)專利45項(xiàng)。新品種保護(hù)條例是1997年開始實(shí)施， 我院1997-2001年5年沒有申請(qǐng)一個(gè)新品種保護(hù)，2002年才開始申請(qǐng)， 至2014年共申請(qǐng)新品種保護(hù)34個(gè)，已獲得授權(quán)的新品種保護(hù)有12個(gè)?？梢?， 農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作發(fā)展之迅速。而檔案部門面對(duì)逐年增加的農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，分析其特點(diǎn)，加強(qiáng)科學(xué)管理顯得尤為重要。

2.1、立足農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的漸全性特點(diǎn)，實(shí)施貫穿于知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的全過程的農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件收集管理。首先，為本單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)分門別類地制定出文件材料的歸檔范圍，并據(jù)此將知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔；其次，在科研立項(xiàng)時(shí)檔案人員要提前介入、及時(shí)要求，屬于合作研發(fā)及技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目的應(yīng)將文件的歸檔要求寫入相關(guān)合同；在項(xiàng)目實(shí)施過程中，密切關(guān)注，跟蹤管理；在項(xiàng)目結(jié)束后，督促、協(xié)助課題組做好文件材料的整理歸檔；再者，在科研成果產(chǎn)權(quán)化與成果轉(zhuǎn)讓、維權(quán)工作中，取得知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門的配合，及時(shí)收集形成的文件材料，補(bǔ)充歸檔。

2.2、基于農(nóng)業(yè)科研的特殊性，區(qū)分知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的不同階段，實(shí)行農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料的科學(xué)歸類。一般來講，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包括三個(gè)階段內(nèi)容：第一，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)形成之前即科研課題開始研究階段至科研成果鑒定報(bào)獎(jiǎng)階段形成的文件材料，主要指課題合同、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、原始記錄、技術(shù)總結(jié)等文件材料；第二，知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)、受理、審查與批準(zhǔn)階段形成的文件材料，包括：請(qǐng)求書、說明書、照片、受理通知、審查的批復(fù)文件、授權(quán)證書、費(fèi)用通知等等；第三，知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用、轉(zhuǎn)讓以及在維權(quán)過程形成的文件材料，包括：自己使用相關(guān)文件、許可使用文件、轉(zhuǎn)讓合同以及包括在制止他人侵犯本單位權(quán)益的宣傳材料和相關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料等等。第一階段的文件材料作為科研檔案類管理，是知識(shí)產(chǎn)權(quán)材料的核心部分，其保管期限由課題的保管價(jià)值決定；第二、三階段的文件材料則另立一類知識(shí)產(chǎn)權(quán)類檔案進(jìn)行管理，其保管期限主要是由知識(shí)產(chǎn)權(quán)有效期所決定的。此種歸類法將農(nóng)業(yè)科研單位所有的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，包括非科研過程形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，統(tǒng)一排放、管理，且對(duì)保管、保密比較有利。第二、三階段的文件材料在歸檔時(shí)必須在備考中注明與其關(guān)聯(lián)的科研檔案案卷題名及檔案號(hào)等相關(guān)信息。

2.3、遵循知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律，保持檔案的成套性和完整性，完成農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料的規(guī)范整理。雖然同一知識(shí)產(chǎn)權(quán)的文件材料按其形成階段總體歸為兩類（科研類和知識(shí)產(chǎn)權(quán)類），但各自的文件材料都應(yīng)集中在一起按形成時(shí)間的先后順序或重要程度排列，從而保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案與知識(shí)產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的一致性。

由于同一農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的檔案材料內(nèi)容比較規(guī)范， 檔案的全過程一般都是開題→試驗(yàn)→推廣應(yīng)用→結(jié)題（驗(yàn)收） →鑒定報(bào)獎(jiǎng)，而且每一個(gè)過程中形成的材料內(nèi)容都比較固定， 如試驗(yàn)階段形成的主要的文字材料有計(jì)劃、原始數(shù)據(jù)及匯總、總結(jié)、論文等，其編目和立卷比較容易用文字表述清楚，所以農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)形成之前的科研文件材料一般以“卷”為單位進(jìn)行整理裝訂。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)申請(qǐng)后的材料形成時(shí)間長(zhǎng)， 數(shù)量不多、陸續(xù)產(chǎn)生， 非常零散， 則以“件”為單位歸檔，形成的文件材料不僅可以隨時(shí)補(bǔ)充歸檔，而且也有利于提供利用。歸檔時(shí)，按每件形成時(shí)間的先后順序排列歸檔，并在備考表上注明材料形成時(shí)間和歸檔件數(shù)， 以后逐年加入有關(guān)材料。

2.4、農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的屬科研單位專有，正確處理保密與利用的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案的有效保管和利用。首先加大宣傳，增強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研人員的保密意識(shí)。檔案部門要通過講座、培訓(xùn)等多種形式，使科研人員認(rèn)識(shí)到凡屬職務(wù)發(fā)明的研究成果，其產(chǎn)權(quán)都屬于單位所有，應(yīng)自覺保護(hù)單位的科研成果，增強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保密意識(shí)。第二，完善農(nóng)業(yè)科研單位檔案的保密規(guī)章制度。將知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的保密管理措施寫入單位檔案管理制度，包括檔案密級(jí)的劃分，借閱的范圍、權(quán)限和時(shí)間，查閱、利用的各項(xiàng)審批程序和手續(xù)。第三，妥善處理保密與利用的關(guān)系。明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案規(guī)范管理的目的是為了更好地利用，應(yīng)將保密和利用有機(jī)地結(jié)合起來，做到該保密的不能內(nèi)外不分，不該保密的不能借故保密影響利用。第四，對(duì)超過實(shí)效期限的檔案應(yīng)及時(shí)鑒定。由于農(nóng)業(yè)科研的公益性特點(diǎn)，農(nóng)業(yè)科技成果的推廣應(yīng)用存在著較多的政府行為，農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案保密的等級(jí)、范圍等在不斷發(fā)生變化，應(yīng)對(duì)超過實(shí)效期限的檔案及時(shí)降低或取消密級(jí)，以減少繁瑣的利用、審核手續(xù)，方便檔案利用者的正常利用。

2.5、建立農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷完善檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，確保檔案數(shù)字信息的安全使用。為更好地為農(nóng)業(yè)科研單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理提供服務(wù)，在做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)紙質(zhì)檔案管理同時(shí)， 應(yīng)建立本單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案信息數(shù)字化管理。首先應(yīng)建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率；其次，可選擇常用的、非密的開發(fā)檔案作為首批全文數(shù)字化檔案，以滿足利用需求，在本單位建設(shè)已經(jīng)較為成熟后，再加工部分利用程度較高的低密級(jí)檔案，通過內(nèi)外網(wǎng)的物理隔離、設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限、防復(fù)制、數(shù)字簽名等安全措施來確保信息資源的安全。

隨著國(guó)家對(duì)科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)政策法規(guī)的健全完善，知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案工作在農(nóng)業(yè)科研單位的檔案工作中將占據(jù)越來越重要的位置。為了更好地加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理和維護(hù)，充分發(fā)揮知識(shí)產(chǎn)權(quán)的作用，檔案人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，立足農(nóng)業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的特點(diǎn)，把握其規(guī)律性，不斷探索加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案管理的有效途徑和必要手段，建立規(guī)范的檔案工作程序，更好地服務(wù)于現(xiàn)代農(nóng)業(yè)和推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新事業(yè)的發(fā)展。

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