中職院校人事檔案管理中的問題和對策

林亞男

摘 要：人事檔案的管理工作對企事業(yè)單位來說，都是其發(fā)展中的基礎性工作，尤其是對于中職院校，管理好人事檔案，對中職院校的人力資源開發(fā)有著積極的推動作用。隨著社會經濟的不斷發(fā)展，尤其是當前互聯網技術的普及以及大數據時代的來臨，中職院?，F有的人事檔案的模式已經逐漸的滯后于發(fā)展需要，因此分析當前的主要問題，尋找出路與對策，提升中職院校的人事檔案的管理水平具有重要的實踐意義和緊迫性。本文以中職院校的人事檔案為例，在分析問題的基礎上提出了管理對策。

關鍵詞：人事檔案；風險；管理；安全

管理好中職院校的人事檔案，對于院校的人力資源開發(fā)有著重要的推動作用，但隨著院校人事隊伍的不斷擴大，現有的管理模式已經逐漸滯后于發(fā)展需要，制約了人事管理的發(fā)展，本文就著重探討中職院校中人事檔案的管理問題和對策。

1 中職院校人事檔案管理的突出問題

1.1 管理認知偏離、制度缺失

首先，人事檔案工作在中職院校中仍然沒有得到應有的重視，并沒有將人事檔案的工作列入議事日程，對人事檔案的管理涉及到的人力、物力、財力的投入不足，對人事檔案的“重藏輕用”現象仍然十分普遍，管理層對待人事檔案一直都停留在說起來重要，排起來次要，用起來忘掉”的局面。

其次，檔案的立卷不夠規(guī)范，案卷質量明顯不足，檔案的材料內容容易發(fā)生偏差。對年齡、工齡、黨齡和學歷的記載經常前后不一，有些人事的年齡越填越小，參加工作時間越填越早、文化程度越填越高，造成信息的錯亂。

第三，檔案用紙規(guī)格仍未統(tǒng)一，較早的檔案材料的統(tǒng)一規(guī)定必須要使用16 開辦公用紙，但是大部分的材料已經允許使用A4 打印紙，由于紙張大小的不統(tǒng)一，使得部分材料在裝訂時不便。

第四，檔案材料短缺。集中體現在履歷表缺少、表彰和處分的資料丟失或是未加蓋公章。

最后，由于人事資料的不斷積累，許多信息過于陳舊，并且沒有突出重點，例如就個人履歷、社會關系、政治面貌方面的檔案記錄較多，但是反映出個人素質、技術能力方面的材料不足，這些都影響了檔案的質量，有些院校仍然采用的是傳統(tǒng)的手工管理操作，并沒有引入電子信息化的管理手段，工作效率低下，嚴重滯后于檔案管理的現代化需求、信息化需求和科學化管理水平。

1.2 人事檔案內容失真

無論是什么類型的檔案材料，真實性是其最核心的內容，這對人事檔案來說尤其重要，毫無疑問當人事檔案的內容失真，必然影響到中職院校的人力資源的開發(fā)工作。

現狀突出的問題是許多資料的材料歸檔不明確，有些不該歸檔的歸檔了，有些該歸檔的卻零零碎碎沒有合理回檔或及時歸檔，有些檔案的記錄內容也是十分矛盾，前后一步，公歷和農歷混淆，入團時間和入黨時間混淆，姓名和曾用名混淆等，這些都給檔案管理的材料帶來了較大的麻煩，尤其是對于常用名，經?；煜盏馁Y料檔案，檔案中的考核內容大部分都只記錄優(yōu)點，對缺點未有記錄，只強調業(yè)績，沒有顯示過失。這些問題的根源在于許多人員在填材料時就沒有實事求是，從自身利益出發(fā)，不顧人事檔案管理工作的效益。而人事管理部門也并為就材料的真實性加以審核，沒有及時的發(fā)現問題，導致人事檔案一錯再錯。

1.3 人才流動日趨頻繁，“棄檔不顧”現象

隨著經濟的不斷發(fā)展，近幾年人才市場的流動變得更為頻繁，而人員的大量流動帶來的檔案管理問題也逐漸凸顯。隨著我國教育體制的改革，中職教育進入了快速發(fā)展的階段，使得教師出現了一定的缺口，人才流動頻繁使得許多學校為了競爭得到高素質的人才，對人事檔案工作進行可以的忽略，形成了“棄檔不顧”現象。造成原單位有檔無人，現單位卻有人無檔的人檔分離的局面。

1.4 管理手段不足

隨著互聯網技術的不斷發(fā)展，引入信息化的管理手段是人事檔案管理的發(fā)展趨勢，人事檔案電子化可以有效的提升工作效率，避免了傳統(tǒng)的手工操作的紕漏，提升人事檔案的管理質量。但是就目前來說，中職院校的人事檔案的管理采用信息化手段管理的仍然是少數，一方面投入的資金不足，一方面及時投入了資金，無論是硬件還是軟件都不足以支撐信息化服務。

1.5 忽視檔案的開發(fā)利用

目前檔案利用工作存在著較大的被動性，都是等待領導安排，或是上級來了具體的任務，相關的工作人員才去突擊性的整理調閱文件資料，缺乏檔案資源開發(fā)與利用的管理機制

2 中職院校人事檔案管理的提升措施

2.1 完善檔案管理制度

完善《收集制度》，明確資料收集范圍和要求，充實檔案資料，體現檔案材料的全面性。完善《鑒別歸檔制度》，對材料進行有效的鑒別，查漏補缺，存真去假。完善《保管保密制度》，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全。完善《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。

2.2 重質量，抓管理

高校人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。

2.3 引入信息化技術管理

采用信息化的手段管理人事檔案，建立檔案數據資料庫，完善軟件和硬件的基礎設施支撐，形成人事檔案數據庫系統(tǒng)，使檔案數據化、信息化，實現檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等工作的微機操作，快速、準確、全面提供人事信息，實現人事檔案管理利用先進的計算機技術和科學的檢索系統(tǒng)進行動態(tài)管理，改變過去單靠紙質檔案了解檔案信息的傳統(tǒng)方式，確保檔案信息的真實性和準確性，不斷提高工作效率和質量。

3 結語

隨著我國教育事業(yè)改革的持續(xù)推進，學校人事制度也不斷的改革創(chuàng)新，如何更好的管理人事檔案，為院校提供人才隊伍力量，是檔案管理中的熱點問題。尤其是中職院校，人事檔案反映的是在人事管理中形成的個人的經歷、才能、工作狀況、獎懲情況的一種原始性的文件記錄，對于人事的任免、員工的考核起到重要的依據和參考作用。本文著重探討了人事檔案的管理工作，為解決問題提出了建議和思考。

參考文獻

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