發(fā)電企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展對(duì)策

鄔海燕

摘 要：隨著我國(guó)當(dāng)前電力項(xiàng)目建設(shè)的逐漸增多，加強(qiáng)與之相關(guān)的檔案管理工作也逐漸被提上日程。本文以發(fā)電企業(yè)為例，通過對(duì)我國(guó)目前檔案管理工作現(xiàn)狀的闡述，進(jìn)而指出其中存在的一些問題，然后結(jié)合企業(yè)實(shí)際，并就如何推進(jìn)檔案管理工作，提出了全新的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：發(fā)電企業(yè)；檔案管理；信息管理；制度規(guī)范

檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)開展各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)工作的基礎(chǔ)。近年來，隨著電力項(xiàng)目建設(shè)的深入發(fā)展，檔案管理工作的重要性日益突出。加強(qiáng)檔案管理不僅是提高企業(yè)工作效率、提升服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，在實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)、節(jié)能降耗、環(huán)保工程、技術(shù)改造等方面也發(fā)揮了積極的作用，對(duì)便民惠眾，推動(dòng)社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。因此，如何有效加強(qiáng)和推進(jìn)發(fā)電企業(yè)的檔案管理工作，使之更好地促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)，已經(jīng)成為當(dāng)前國(guó)有企業(yè)發(fā)展改革的重要議題之一。

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)發(fā)電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀大致呈現(xiàn)出以下幾個(gè)方面特點(diǎn)：

第一，室藏檔案材料豐富，種類繁多。部分老發(fā)電企業(yè)在二、三十年的發(fā)展歷程中，已經(jīng)積累形成了大量而珍貴的檔案材料。收納的檔案材料近14000卷/50000件。檔案載體主要包括紙質(zhì)文件、音像圖片文件、實(shí)物等多種形式。

第二，設(shè)有專門的檔案室和檔案庫(kù)房，但庫(kù)區(qū)較分散。設(shè)置有專門的檔案室，配備了專職的檔案人員。為滿足檔案管理的空間需求，配置相應(yīng)的檔案存放庫(kù)房，用于存放文書、科技、會(huì)計(jì)以及企業(yè)信息檔案。但是有些企業(yè)的檔案庫(kù)房位置較為分散，且?guī)旆繖n案資源分布不夠均勻，為檔案的管理工作帶來了難度。

第三，已經(jīng)開始走上“信息化建設(shè)”道路，并且取得了一定的效果?，F(xiàn)階段大部分發(fā)電企業(yè)都安裝使用了專門的檔案管理操作系統(tǒng)，而且文書檔案基本實(shí)現(xiàn)了全文檢索功能，科技檔案則全部已實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄電子化。全體職工都可以在各自的辦公場(chǎng)所通過EIP企業(yè)信息門戶網(wǎng)站首頁(yè)的檔案管理系統(tǒng)模塊，查閱科技檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案的案卷級(jí)和文件級(jí)條目，文書檔案經(jīng)過辦理相應(yīng)的申請(qǐng)手續(xù)，也可以直接在系統(tǒng)中查看原文，完成檔案的檢索利用。

2 企業(yè)檔案管理的問題

首先，檔案管理難度大。隨著國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的不斷向前推進(jìn)，檔案的利用率也在逐漸提高，無(wú)論是個(gè)人還是單位層面對(duì)檔案的使用需求都明顯增多。對(duì)于庫(kù)房設(shè)置分散，且距離較遠(yuǎn)的企業(yè)而言，會(huì)給實(shí)際調(diào)檔、借檔、查檔（直接找出檔案資料、非電子檢索）工作上帶來一定的困難。另外，在機(jī)組檢修、搶修和技術(shù)改造項(xiàng)目同時(shí)實(shí)施的情況下，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)借閱、突發(fā)性借閱、緊急性調(diào)檔等情況，而在此過程中，為避免發(fā)生記錄跟蹤不到位、檔案間歇習(xí)性下落不明等情況，增加了檔案工作人員的工作量和工作難度，為檔案管理工作帶來了很大的阻礙。

其次，職工檔案意識(shí)淡薄。大部分職工對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，存在貪圖便利的思想，認(rèn)為到檔案室查閱檔案程序繁瑣，留在自己手上隨時(shí)可用。設(shè)備類文件材料“截留”情況尤其明顯。因此，盡管大部分的發(fā)電企業(yè)都把是否移交竣工材料納入立項(xiàng)項(xiàng)目竣工的必備條件，但是往往在項(xiàng)目結(jié)算時(shí)，仍然需要檔案人員向立項(xiàng)部門采取“催、要、討”的手段進(jìn)行文件材料的收集，有時(shí)即便向檔案室移交了相關(guān)的文件材料，也是“留一手”，把紙質(zhì)文件交了，電子版文件留下。因此，在思想上對(duì)檔案的重要性存在嚴(yán)重的缺位。

再次，在信息化高速發(fā)展的今天，雖然大部分企業(yè)已經(jīng)開始著手檔案的信息化管理，但是其力度和操作方法上仍存在缺陷，導(dǎo)致其效果具有一定的局限性。目前，大多數(shù)發(fā)電企業(yè)已步入檔案管理信息化的軌道，然而由于文件材料以紙質(zhì)形式進(jìn)行收集、保管和利用的占比較高，與完全實(shí)現(xiàn)信息化管理還有相當(dāng)長(zhǎng)的一段距離；其次大部分員工受制于傳統(tǒng)檔案查閱習(xí)慣的影響，信息化意識(shí)較為薄弱，在一定程度上制約了檔案信息化的向前發(fā)展。

3 企業(yè)檔案管理的對(duì)策

3.1 夯實(shí)檔案規(guī)范化基礎(chǔ)管理

企業(yè)的檔案管理工作在收集、整理環(huán)節(jié)，要依據(jù)不同的業(yè)務(wù)范圍和性質(zhì)，采取不同的檔案收集方法。檔案管理人員應(yīng)采取主動(dòng)出擊的方法與項(xiàng)目參建單位、設(shè)備采購(gòu)部門等溝通聯(lián)系，積極參加項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收和設(shè)備驗(yàn)收，確保各類檔案材料的齊全性、完整性。比如：某一項(xiàng)技術(shù)改造項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，檔案人員就要深入現(xiàn)場(chǎng)、及時(shí)跟蹤，按照設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備采購(gòu)、調(diào)試、驗(yàn)收等要求，做好全面的收集工作，保證不丟失、不遺留。對(duì)已經(jīng)收集上來的檔案材料，按照本企業(yè)或國(guó)家規(guī)定的分類方案和保管期限表，及時(shí)進(jìn)行整理、組卷、歸檔工作，確保案卷題名簡(jiǎn)明扼要、分類清楚、裝訂結(jié)實(shí)、整齊美觀。

3.2 健全檔案管理的服務(wù)體系

進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)上服務(wù)功能。雖然目前發(fā)電企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)開發(fā)并實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上的檢索、查詢、利用功能，但是就其全面性和利用率還存在著一定的不足。檔案人員應(yīng)加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通交流，多宣傳檔案管理工作的重要性，爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，增加檔案管理系統(tǒng)客戶端與服務(wù)器之間的模塊和接口，完善檔案管理網(wǎng)上的各項(xiàng)功能，比如在線申請(qǐng)借閱功能，在線查閱檔案材料（在無(wú)密級(jí)限制的情況下）等，從而實(shí)現(xiàn)檔案體系功能的進(jìn)一步開發(fā)。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

首先，推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必要條件。2014年?yáng)|莞市檔案會(huì)議明確表示以“增量電子化”為基本要求，爭(zhēng)取檔案的電子文件歸檔。目前，部分老發(fā)電企業(yè)的檔案材料仍以紙質(zhì)形式進(jìn)行保管和利用，雖然也已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化存儲(chǔ)的管理模式，但是規(guī)模相對(duì)較小，進(jìn)展較為緩慢，削弱了檔案的利用效率，因此，應(yīng)結(jié)合企業(yè)當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況和未來的發(fā)展需要，把重要的、珍貴的與利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，擴(kuò)大數(shù)字檔案信息資源總量，并在保障企業(yè)信息安全的情況下，對(duì)其進(jìn)行合理的網(wǎng)絡(luò)備份和硬件備份。

其次，推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理模式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)越來越呈現(xiàn)出數(shù)字化的趨勢(shì)，且在生產(chǎn)銷售、以及企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中都形成了大量的數(shù)字信息。這些伴隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而形成的電子文檔，也屬于企業(yè)檔案的重要組成部分。企業(yè)需要通過了解數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)，加大電子文件的收集、歸檔、保管與利用的力度，努力掌握科學(xué)的管理使用方法，制定符合企業(yè)發(fā)展與需求實(shí)際的管理制度，促進(jìn)電子檔案更加規(guī)范化、信息化地運(yùn)用。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的檔案是非常重要的信息資源，而要想充分實(shí)現(xiàn)對(duì)其的完整開發(fā)和充分利用，就必須從檔案收集環(huán)節(jié)開始，建立完備系統(tǒng)的檔案管理規(guī)范，從收集歸檔、整理借閱等方面做到信息化、服務(wù)化、規(guī)范化，唯有這樣才能促成企業(yè)檔案管理走向科學(xué)、有序的道路，對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展提供有力支撐。

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